Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì? Giải đáp toàn bộ về WMS

WMS (Warehouse Management System) là phần mềm hệ thống quản lý kho hàng, giúp các công ty theo dõi và kiểm soát hoạt động hàng ngày của kho trong suốt giai đoạn nhập/xuất hàng hóa và vật liệu từ cơ sở phân phối. 

WMS là một thành phần quan trọng đóng góp vào hiệu quả vận hành và quản lý chuỗi cung ứng, cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về toàn bộ hàng tồn kho của doanh nghiệp, bao gồm cả sản phẩm trong kho hoặc đang vận chuyển. Ngoài mục đích quản lý hàng tồn kho, WMS còn cung cấp thêm nhiều công cụ hỗ trợ quy trình chọn lọc và đóng gói, phân bổ tài nguyên, phân tích số liệu… 

Tại sao WMS quan trọng với ngành sản xuất? 

Hiện nay, các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, tổ chức logistics và đối tác vận chuyển đang đối mặt với rất nhiều áp lực để giữ cho quy trình xử lý đơn hàng đa kênh được ổn định, nhanh chóng, hiệu quả. 

Tính riêng trong năm 2019, Statista báo cáo doanh số bán lẻ online tại Mỹ đạt 343,15 tỷ USD, dự kiến sẽ chạm mốc gần 476,5 tỷ USD trong ăm 2024. Dù tiềm năng doanh số bán hàng trực tuyến đang leo dốc, nhưng nguồn lực nhân công phù hợp lại có chiều hướng giảm, trong khi kỳ vọng của khách hàng về tốc độ và chất lượng quy trình vẫn ngày một tăng cao. Những khó khăn này cho thấy nhu cầu về quản lý kho và tối ưu quy trình hậu cần là thực sự cấp thiết, cần một giải pháp đột phá tổng thể. 

Đó là khi vai trò của WMS được thể hiện, giúp đơn giản hóa mọi khía cạnh vận hành và quản lý kho – từ quy trình nhận hàng, sắp xếp, chọn, đóng gói và vận chuyển, đến theo dõi và bổ sung hàng tồn kho. 

Tất cả những tác vụ trên đều được kiểm soát và điều hành trên cùng một giao diện, có khả năng kết nối tương thích với nhiều công cụ khác như quét mã vạch, dán nhãn RFID, robot tự động hoặc thiết bị đeo thực tế ảo (AR). Ngoài ra , WMS cũng có thể tích hợp tính năng đồng bộ với các giải pháp phần mềm doanh nghiệp khác, phổ biến nhất là ERP. 

3 loại hình hệ thống quản lý kho hàng WMS phổ biến  

WMS nội bộ (On-Premise WMS) 

Hệ thống on-premise WMS được xây dựng và triển khai ngay trên cơ sở phần cứng nội bộ của từng doanh nghiệp. 

Ưu điểm của WMS nội bộ là khả năng toàn quyền tinh chỉnh và thiết kế tính năng đa dạng, đặc biệt là các hạng mục liên quan đến lưu trữ và bảo mật dữ liệu kinh doanh nhạy cảm. Tuy nhiên, nhược điểm là chi phí khá tốn kém, đi kèm với kế hoạch chặt chẽ về bảo trì và cập nhật hệ thống thường xuyên. Ngoài ra, việc tích hợp WMS nội bộ với các nền tảng công nghệ khác cũng có thể trở thành một vấn đề tốn nhiều công tính toán và suy nghĩ. 

WMS điện toán đám mây (Cloud WMS) 

Hệ thống WMS đám mây thường là phần mềm được xây dựng và cung cấp bởi một doanh nghiệp dịch vụ công nghệ bên ngoài. Nhờ vậy, chi phí cài đặt và thiết lập sẽ ở mức phải chăng, chưa kể những lợi ích về chăm sóc khách hàng từ công ty phần mềm chủ quản, có thể hỗ trợ điều chỉnh, cập nhật tính năng hoặc nhân rộng quy mô theo từng chu kỳ và giai đoạn cần thiết. 

Trên hết, vấn đề bảo mật cũng được giải quyết trọn vẹn hơn, do nhà cung cấp phần mềm thường rất coi trọng khía cạnh an ninh thông tin và phát triển các giải pháp phòng ngừa rủi ro diện rộng. Cuối cùng, khả năng tích hợp tương thích với những phần mềm khác cũng được đảm bảo, phù hợp với đặc trưng của từng ngành. 

WMS liên kết tích hợp (Integrated WMS) 

Một số phần mềm WMS đặc biệt có thể được thiết kế như một module nhỏ lẻ, liên kết trực tiếp với một nền tảng lớn hơn như ERP, hoặc hệ thống quản lý chuỗi cung ứng. 

Lợi thế từ WMS tích hợp là độ hoàn thiện, được lên kế hoạch kỹ lưỡng để kết hợp nhuần nhuyễn các hạng mục tính năng của nhiều phần mềm khác nhau, không tạo cảm giác dồn ép, khó thao tác cho người dùng. Từ đó, thông tin và dữ liệu sẽ được truyền tải rõ ràng, rành mạch, nhanh chóng, trong khi vẫn thể hiện được tầm nhìn quản lý tổng thể.  

Tính năng chính của WMS 

Kiểm soát quy trình nhập/xuất hàng 

Mọi tác vụ liên quan đến quy trình nhập/xuất sản phẩm trực thuộc phạm vi kho hàng đều có thể được thống kê và kiểm soát hiệu quả nhờ WMS. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể chủ động nhập liệu các hoạt động mắt xích cần thiết vào hệ thống, từ đó kiểm tra tính hợp lệ của quy trình có được đảm bảo đúng hay không. 

Kết hợp với công nghệ quét RFID và hệ thống ghi nhận thông tin hóa đơn, các sản phẩm lưu hành trong kho sẽ được xác nhận một cách tự động, chuẩn hóa khi đối chiếu với hóa đơn mua hàng.  

Quản lý hàng tồn kho 

Tất cả sản phẩm và vật liệu lưu kho có thể được liệt kê lên hệ thống WMS, cho phép truy cập và theo dõi thời gian thực từ mọi nơi, mọi thiết bị được cấp quyền. Không chỉ thống kê sản phẩm, những số liệu về chu kỳ sản xuất liên quan, thông tin dự báo phân tích nhu cầu thị trường so với tiềm năng lợi nhuận cũng được đồng bộ để hiển thị trong giao diện WMS.  

Với những tính năng trên, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đánh giá tình hình, đưa ra quyết định xuất nhập hàng trong kho một cách hợp lý. Khi đã trở thành thông lệ trong quy trình vận hành, việc theo dõi và quản lý kho thông qua WMS sẽ tăng cường tốc độ sản xuất, trong khi vẫn duy trì độ chính xác thông tin cao. 

Quản lý đóng gói và hoàn thiện đơn hàng 

Ngoài việc lưu trữ hàng hóa, kho hàng thường là nơi diễn ra các hoạt động đóng gói và hoàn thiện đơn trước khi vận chuyển tới khách. Một bước tưởng chừng nhỏ như vậy nhưng thực ra lại chứa rất nhiều hoạt động khác, may thay lại được tự động quản lý và thao tác qua WMS. 

Rất nhiều loại thông tin và công nghệ có thể được trích xuất và đồng bộ trong hệ thống WMS, như dữ liệu định danh sản phẩm, nhân diện tính hiệu radio, pick-to-light, pick-to-voice, tích hợp thuật toán tự động hóa…

Quản lý vận chuyển 

Nghe tưởng chừng không quá liên quan, nhưng các phần mềm WMS ngày nay thường được tích hợp chung với hệ thống theo dõi quy trình hậu cần và vận chuyển hàng hóa. Trong đó, các tác vụ như tạo hóa đơn, kiểm tra đóng gói, thông báo cho đối tác, đối chiếu địa điểm xe hàng và thời gian đến đích… đều được thực thi tự động. Nếu vận hành chỉn chu, doanh nghiệp sẽ tạo dựng và duy trì được danh tiếng bền vững nhờ khả năng đảm bảo đơn hàng đúng hẹn. 

Quản lý nhân công  

Số liệu thống kê về chi phí và năng suất nhân công (thời gian phản hồi, chuyên môn…) có thể được tận dụng vào quản lý kho hàng, giúp phân bổ nguồn lực đúng lúc đúng chỗ để giải quyết vấn đề cần kíp. 

Chẳng hạn, hệ thống có thể hỗ trợ sắp xếp xen kẽ các đầu việc dựa trên yếu tố ưu tiên hoặc khoảng cách, giúp giảm thiểu tổng thời gian lãng phí của nhân viên như di chuyển giữa các nơi làm việc. Thiết lập và cân đối lịch làm việc cho từng đội nhóm cũng hoàn toàn khả thị chỉ dựa vào tính năng có sẵn trên WMS (hoặc kết hợp với một module hệ thống khác). 

Thống kê và phân tích kho hàng 

Dữ liệu thời gian thực được thu thập tự động thông qua WMS thay cho phương pháp thủ công, loại bỏ lỗi nhập liệu và tăng tốc độ xử lý quy trình. Những thông tin này sẽ phục vụ phân tích và rút ra kết luận về các chỉ số quan trọng, chẳng hạn như thời điểm giao hàng đúng hạn, số lượng chính xác lưu kho, chi phí phân phối, tỷ lệ hoàn thành đơn hàng, thời gian chu kỳ sản xuất… 

Sau cùng, WMS còn có thể hỗ trợ trích xuất thành báo cáo trực quan, dễ dàng chia sẻ với các cấp quản lý hoặc đối tác liên quan. 

Triển khai tích hợp WMS cần bao nhiêu thời gian? 

Quá trình thiết lập và tích hợp thành công WMS còn phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của kho hàng. Mặt khác, nếu tính chất kho hàng không bị ảnh hưởng bởi quá nhiều đặc thù riêng, doanh nghiệp có thể nhanh chóng cài đặt và sử dụng WMS chỉ trong vài giờ. 

Đối với các phần mềm WMS tùy chỉnh cao cấp, thời gian triển khai sẽ lâu hơn kha khá, có thể kéo dài từ vài ngày cho tới vài tháng. Việc hoàn thiện hệ thống WMS tùy chỉnh luôn yêu cầu kiểm kê quy trình sẵn có, thông qua kỹ thuật viên từ nhà cung cấp dịch vụ tới đánh giá cơ sở và tính chất doanh nghiệp.  

Sau khi mọi khâu chuẩn bị đã xong xuôi, nhân sự điều hành trong doanh nghiệp sẽ trải qua một khóa đào tạo để làm quen với phần mềm, trước khi tiếp tục chuyển giao kiến thức cho các đồng nghiệp khác. Bước tích hợp thêm công nghệ hoặc giải pháp khác vào cùng giao diện hệ thống sẽ được dời lại cuối cùng. 

Lợi ích của hệ thống quản lý kho hàng WMS 

Nâng cao hiệu quả hoạt động 

Hệ thống WMS tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình kho hàng, từ nhận hàng đến giao hàng – để nâng cao hiệu quả vận hành và khả năng xử lý khối lượng việc lớn hơn. Các lỗi sai trong việc chọn, vận chuyển hàng hóa được giảm thiểu tối đa, loại bỏ đầu việc trùng lặp và không cần thiết. 

Kết hợp với ERP, phần mềm WMS cũng tổng hợp chia sẻ dữ liệu để cung cấp một góc nhìn toàn diện trên khuôn khổ toàn doanh nghiệp, không bó buộc trong phạm vi quản lý kho hàng.

Tối ưu chi phí & nguồn lực  

Nếu có hàng tồn kho sắp đến hạn hoặc dễ hư hỏng, WMS có thể xác định mặt hàng cần ưu tiên để chọn đóng gói trước, hoặc sắp xếp cho các đợt đẩy mạnh kích cầu doanh số trước khi quá hạn. Thậm chí, cách sắp xếp không gian kho hàng, từ phân chia khu vực chứa hàng tới khoảng cách đường đi cũng có thể trở thành một tính năng trong WMS. Chẳng hạn, một số phiên bản hệ thống sẽ cung cấp hình ảnh mô phỏng nâng cao để tạo bố cục, giúp chọn ra vị trí hợp lý để tiết kiệm không gian, thời gian và ngân sách.

Giám sát hàng tồn kho thời gian thực 

Thông qua công nghệ quét mã vạch, định danh RFID hoặc các phương pháp và cảm biến đa dạng khác, hệ thống WMS cung cấp một bản thông tin chi tiết theo thời gian thực về tình trạng hàng tồn kho. Mọi dữ liệu về hoạt động vận hành trong kho đều được ghi nhận và báo cáo, giúp cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc và dự báo thị trường chính xác hơn. 

Kiểm soát nhân sự 

WMS có thể hỗ trợ kiểm soát các đầu việc liên quan tới dự đoán và tạo lịch trình, phân công nhiệm vụ phù hợp cho nhân viên dựa trên trình độ kỹ năng, khoảng cách và các yếu tố khác. Qua đó, tinh thần chung cũng được nâng cao bằng việc tạo ra một môi trường lao động khoa học, có tổ chức và an toàn hơn, nơi nhân viên cảm thấy công sức được coi trọng và thời gian được tận dụng một cách hợp lý. 

Cải thiện quan hệ với đối tác và khách hàng 

Hiệu quả hoàn thiện đơn và giao hàng nhanh, ít sai sót nhờ WMS sẽ đem đến trải nghiệm hài lòng cho khách hàng, tăng mức độ trung thành và gắn bó với thương hiệu. Đối với các đối tác và nhà cung cấp, thời gian chờ ít hơn tại các điểm tập kết hàng cũng giúp cải thiện ấn tượng và mối quan hệ hợp tác lâu dài. 

Tương lai công nghệ thông minh tích hợp cho WMS 

Kho hàng tự động hóa 

Công nghệ tự động hóa đang tạo nên ảnh hưởng sâu rộng tới hoạt động trực thuộc kho hàng và trung tâm điều phối hàng hóa. Các quy trình có thể hưởng lợi bao gồm thu thập dữ liệu, mã vạch, quét, chọn lọc sản phẩm, đóng gói, vận chuyển và theo dõi hàng tồn kho – cho phép tăng mức độ hiệu quả, dễ dàng mở rộng quy mô theo nhu cầu, tối thiểu lỗi thủ công khi nhập liệu. 

Công nghệ điều khiển bằng giọng nói 

Điều hành kho hàng bằng giọng nói cho phép hoàn thành nhiệm vụ mà không cần sử dụng các hành động tương tác bằng tay. Trong đó, tác vụ chọn lọc hàng hóa khi được điều khiển bằng giọng nói sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, đồng bộ với việc hệ thống tự thực thi nhập liệu thông tin theo thời gian và địa điểm liên quan. 

Tương thích với thiết bị di động 

Phần mềm WMS nếu được thiết kế trở thành phiên bản có thể cài đặt và hoạt động trơn tru trên nền tảng thiết bị di động sẽ đem lại thêm nhiều lợi ích to lớn, tối ưu tốc độ thao tác và tần suất nắm bắt thông tin.  

AI và IoT 

Trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet of Things (IoT) vẫn luôn là bài toán đầy hứa hẹn cho ngành công nghiệp sản xuất, giúp doanh nghiệp phản ứng linh hoạt với thay đổi nhanh chóng của thị trường dù không cần chuẩn bị trước quá kỹ lưỡng. 

Dữ liệu IoT nhập liệu cho WMS có thể được ghi nhận từ nhiều góc độ, từ thiết bị xử lý vật liệu (băng chuyền, thiết bị cầm tay, máy quét RFID…). Hệ thống AI xử lý khối lượng dữ liệu có sẵn, phân tích chuyển đổi thành thông tin xu hướng, mô hình dự đoán và kết luận chiến lược với tốc độ cực nhanh, vượt xa khả năng của con người. 

Ứng dụng robot 

Ngày nay, nhiều loại robot được sử dụng trong các trung tâm phân phối và kho hàng, có tác dụng cải tiến hiệu quả công việc thủ công và tự động hóa các tác vụ nhỏ lẻ hoặc nguy hiểm, triệt tiêu yếu tố gây lãng phí thời gian và ảnh hưởng tính mạng/sức khỏe con người. 

Nếu tích hợp thêm trí tuệ nhân tạo và các cảm biến đa dạng, robot còn sở hữu khả năng tự thực thi quyết định dựa trên điều kiện và dữ liệu đầu vào của môi trường xung quanh như xử lý thị giác, xúc giác và nhận biết nhiệt độ. Những thông tin này hoàn toàn có thể được liên kết với hệ thống WMS để tiếp tục điều hướng và rút ra kết luận. 

Ứng dụng VR và AR 

Công nghệ thực tế tăng cường (AR) sẽ cung cấp môi trường tương tác kết hợp giữa không gian thực tế và giao diện điều khiển ảo, hiển thị thông tin trực quan, từ đó hỗ trợ sắp xếp và tổ chức không gian, lập bản đồ di chuyển hàng trong kho, tìm kiếm vị trí sản phẩm liên quan theo danh mục ảo. Công nghệ thực tế ảo (VR) cũng gần giống AR, mô phỏng môi trường tương tác ảo 100%, thường phù hợp cho công tác hướng dẫn và đào tạo.