Quy tắc 4M là gì trong sản xuất? Cách áp dụng & cải tiến 4M hiệu quả

Quy tắc 4M trong sản xuất được tạo ra bởi Kaoru Ishikawa (triết gia người Nhật Bản) nhằm xác định các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh, giúp doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân và giải pháp để nâng cao chất lượng và năng suất lao động. Quy tắc 4M bao gồm 4 yếu tố chính: Man (nhân lực), Machine (thiết bị), Material (nguyên liệu), và Method (phương pháp). 

4M cũng có thể được coi như một phương pháp giải quyết sự cố và quản lý rủi ro sản xuất. Doanh nghiệp có thể áp dụng 4M để phát hiện và ngăn ngừa các tình huống tác động tiêu cực cho quy trình sản xuất hoặc gây tình trạng cản trở & ngưng trệ không mong muốn.

Vai trò & tiềm năng của phương pháp 4M 

Nhân tố cốt lõi làm nên hiệu quả của phương pháp 4M chính là khả năng tùy chỉnh, mở rộng và thích ứng. 

Cụ thể, mỗi doanh nghiệp và tổ chức đều kèm theo những thách thức và tính chất phức tạp riêng trong công tác quản lý và vận hành. Tuy nhiên, 4M cho phép điều chỉnh linh hoạt để áp dụng phù hợp cho gần như mọi bối cảnh và tình huống. 

Thậm chí, 4M truyền thống (Man – Machine – Material – Method) còn có thể mở rộng sang bao gồm các yếu tố khác như Management (quản lý), Maintenance (bảo trì), Measurement (đo lường), bổ sung thêm các chức năng và vai trò chuyên sâu hơn cho quá trình phân tích.  

Mặt khác, phương pháp 4M chỉ cung cấp nền tảng vững chắc để xác định và khắc phục các vấn đề, vẫn cần kết hợp thêm hành động quyết đoán để liên tục cải tiến và học tập từ doanh nghiệp. 

Yếu tố 1: Man (nhân lực) 

Nguồn nhân lực được xem là mảnh ghép quan trọng nhất của quy tắc 4M trong sản xuất, tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cuối cùng. Yếu tố này bao gồm tất cả các nhân sự làm việc trong doanh nghiệp, từ quản lý đến nhân viên. Sau tất cả, dù công nghệ có hiện đại và tiên tiến đến đâu, con người hiện vẫn là yếu tố điều khiển chúng, đóng vai trò thiết yếu hàng đầu. 

Để áp dụng chuẩn phương pháp 4M về yếu tố con người và nhân lực, doanh nghiệp cần xử lý các bài toán:  

• Xác định rõ mục tiêu sản xuất và tiêu chí tuyển dụng 
• Chọn lọc nhân sự có năng lực cao và ý thức trách nhiệm 
• Xây dựng quy trình đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới 
• Xây dựng quy trình đánh giá hiệu suất và thưởng phạt hợp lý 
• Xây dựng chính sách giữ chân và thu hút nhân viên gắn bó lâu dài 

Một số biện pháp để doanh nghiệp cải thiện tình hình khi gặp bất lợi cản trở về nhân sự:  

• Tổ chức các buổi chia sẻ hoặc đào tạo nội bộ giúp nâng cao trình độ và kỹ năng cho nhân viên 
• Nắm bắt năng lực và điểm mạnh/yếu để phân công vị trí làm việc phù hợp 

Yếu tố 2: Machine (thiết bị) 

Thiết bị máy móc là thành phần ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và hiệu quả công việc. Không cập nhật công nghệ hiện đại vào quy trình sản xuất, doanh nghiệp sẽ không thể tạo ra sản phẩm chất lượng đáp ứng nhu cầu người dùng. 

Vì vậy, không khó hiểu khi doanh nghiệp luôn phải nâng cao chất lượng máy móc, đặc biệt đối với những đơn vị sử dụng dây chuyền sản xuất tự động hóa. Bên cạnh đó, công tác bảo trì, bảo dưỡng thiết bị cũng cần được chú trọng để tránh tình trạng hư hỏng, gián đoạn quy trình sản xuất.  

Để hạn chế tình trạng máy móc hư hỏng, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ càng cho các điều kiện sau: 

• Thành lập quy trình kiểm định thiết bị  
• Tổ chức sắp xếp và sử dụng máy móc đúng phân khu chức năng 
• Lên kế hoạch bảo trì định kỳ 
• Phân công nhân sự phụ trách máy móc 

Ngoài ra, không thể bỏ qua những phương pháp cải thiện yếu tố thiết bị trong 4M:   

• Giám sát thực thi kế hoạch bảo trì, giúp tăng tuổi thọ máy móc và hạn chế gián đoạn sản xuất 
• Tích hợp công nghệ phần mềm tự động giúp quản lý máy móc trong sản xuất, thậm chí dự đoán hư hỏng 
• Cập nhật hoặc thay thế máy móc lỗi thời để nâng cao năng suất, cải thiện chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng với giá thành tối ưu 

Yếu tố 3: Material (nguyên liệu) 

Nguyên liệu là những vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất. Để không làm gián đoạn quy trình, nguồn cung nguyên liệu cần được đảm bảo kiểm soát đầy đủ, không thiếu hụt hay thừa thãi gây ra sự cố cản trở mạch sản xuất. Ngoài ra, việc cung cấp nguyên liệu diễn ra suôn sẻ cũng giúp doanh nghiệp giảm chi phí phát sinh đầu vào, thúc đẩy doanh thu tổng thể, tiết kiệm tài nguyên, bảo vệ môi trường, tăng tính chuyên nghiệp và cạnh tranh của sản phẩm. 

Vì nguyên liệu là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, đồng thời chiếm khoảng 50% chi phí sản xuất nên doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ về cả số lượng và chất lượng. 

Để kiểm soát yếu tố này, doanh nghiệp cần xác định hoặc giải quyết các vấn đề như: 

• Loại hình nguyên liệu sản xuất cần thiết 
• Số lượng nguyên liệu tương ứng 
• Cách xử lý nguyên liệu đúng cách 
• Cách xử lý tồn kho sản phẩm 
• Phân loại nguyên liệu trong kho 

Một số cách để cải thiện tình trạng quản lý nguyên liệu: 

• Xây dựng quy trình kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào 
• Tìm kiếm hoặc tạo ra nguyên liệu mới thay thế nguyên liệu cũ để tránh rơi vào tình trạng hết nguyên liệu 
• Tìm hiểu lịch sử và uy tín của đối tác cung ứng trước khi lựa chọn hợp tác 

Yếu tố 4: Method (phương pháp) 

“Method” là đại diện chung cho việc quản lý và áp dụng các phương thức mới về công nghệ, tài nguyên và năng lực sản xuất của doanh nghiệp để phát huy tối đa hiệu suất và doanh thu. Nhân tố này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ từ cả nhân viên để tích hợp đồng bộ và nâng cao nhận thức chung. 

Các vấn đề cốt lõi cần chú trọng khi thực thi phương pháp mới trong sản xuất: 

• Rủi ro hoặc tỷ lệ sự cố xảy ra khi áp dụng phương pháp 
• Mức độ an toàn và hiệu quả khi kết hợp với quy trình hiện có 
• Thiết lập kế hoạch theo dõi và đối chiếu cùng các hoạt động cần thiết để tích hợp phương pháp 
• Phân công nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng cho từng bộ phận liên quan 

Nếu thực thi chuẩn chỉnh, doanh nghiệp có thể tận dụng 100% hiệu quả từ quy tắc 4M trong quản lý chất lượng, giám sát quy trình toàn cảnh, nắm rõ tiến độ giao thoa giữa cả hoạt động máy móc và con người.  

Sau cùng, các phòng ban lãnh đạo sản xuất cũng nên tính đến phương án sử dụng một hệ thống quản lý tổng thể (như ERP hoặc MES) để nhanh chóng nắm bắt thông tin. Từ đó, những quyết định và chiến lược theo sau cũng được đưa ra chuẩn xác và nhanh chóng hơn.