Production Scheduling – Điều độ sản xuất là gì? Cách tối ưu & thực thi điều độ sản xuất  

Điều độ sản xuất (production scheduling) là công việc lập kế hoạch và sắp xếp tất cả các hoạt động phục vụ sản xuất theo một khung lịch trình hoặc giai đoạn nhất định, nhằm xác định nguồn lực tiêu thụ cho từng giai đoạn sản xuất tương ứng. 

Quy trình điều độ sản xuất sẽ bao gồm sắp xếp và tổ chức các tác vụ như: Chuẩn bị nguyên vật liệu đầu vào, đầu tư, nhân lực, hậu cần, v.v. cho một khoảng thời gian cụ thể theo trình tự. Dựa trên những số liệu ước tính này, doanh nghiệp có thể yên tâm thực hiện theo kế hoạch mà không lo thiếu nguồn lực sản xuất. 

Phân biệt lập kế hoạch sản xuất (production planning) vs. điều độ sản xuất (production scheduling) 

Nhìn chung, công việc lập kế hoạch sản xuất và điều độ sản xuất đều liên quan tới khả năng đảm bảo sản xuất hàng hóa hiệu quả và đúng thời hạn. Tuy có mối liên hệ chặt chẽ và đôi khi chồng chéo vai trò, nhưng 2 khái niệm này vẫn phục vụ mục đích riêng biệt và bao gồm các hoạt động khác nhau. Vì vậy, hiểu rõ sự khác biệt giữa hai quy trình này là rất quan trọng để tối ưu hóa hoạt động sản xuất. 

Loại hình	Lập kế hoạch sản xuất (production planning)	Điều độ sản xuất (production scheduling)
Định nghĩa	Tổ chức chiến lược và tối ưu hóa tất cả các yếu tố cần thiết để sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ.	Phân công các nhiệm vụ và nguồn lực cụ thể vào từng khoảng thời gian và giai đoạn trực thuộc quá trình sản xuất.
Phạm vi & quy mô	Liên quan đến quyết định dài hạn và tập trung vào chuẩn bị cho nhu cầu sản xuất trong tương lai.	Tập trung vào thực hiện kế hoạch sản xuất ngắn hạn và đảm bảo vận hành trơn tru hàng ngày.
Hoạt động chính	– Dự báo nhu cầu: Ước tính nhu cầu khách hàng trong tương lai để điều chỉnh công suất sản xuất phù hợp với nhu cầu thị trường. – Phân bổ nguồn lực: Xác định nguyên liệu thô, nhân công và thiết bị cần thiết cho sản xuất. – Lập kế hoạch công suất: Đảm bảo công suất sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu dự kiến mà không gây chậm trễ hoặc tắc nghẽn. – Quản lý hàng tồn kho: Quản lý mức độ tồn kho để đảm bảo nguyên vật liệu sẵn có khi cần thiết đồng thời ngăn tình trạng tồn kho quá mức. – Kiểm soát chất lượng: Thực hiện các biện pháp duy trì tiêu chuẩn chất lượng cao trong suốt quá trình sản xuất.	– Phân công nhiệm vụ: Bố trí nhiệm vụ cụ thể cho công nhân và máy móc. – Tạo lập thời gian biểu: Phát triển lịch trình chi tiết nêu rõ thời gian và địa điểm diễn ra các hoạt động sản xuất. – Lập kế hoạch dự phòng: Chuẩn bị kế hoạch dự phòng để đối phó với tình huống chậm trễ và gián đoạn bất ngờ. – Điều phối: Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động sản xuất được đồng bộ để tránh tắc nghẽn và thời gian chết. – Theo dõi tiến độ: Giám sát tiến trình nhiệm vụ sản xuất và thực hiện điều chỉnh theo thời gian thực khi cần thiết.

Như vậy, chúng ta có thể rút ra 4 kết luận tổng quan nhất về sự khác nhau giữa việc lập kế hoạch sản xuất và điều độ sản xuất: 

• Ưu tiên: Kế hoạch sản xuất mang tính chiến lược và dài hạn, tập trung vào chuẩn bị cho nhu cầu sản xuất trong tương lai. Điều độ sản xuất mang tính chiến thuật và ngắn hạn, tập trung vào việc thực hiện các nhiệm vụ sản xuất hàng ngày. 
• Phạm vi: Kế hoạch sản xuất bao gồm toàn bộ quá trình sản xuất, bao gồm dự báo, phân bổ nguồn lực và lập kế hoạch công suất. Điều độ sản xuất liên quan đến việc phân công cụ thể các nhiệm vụ và nguồn lực vào từng khoảng thời gian. 
• Tính linh hoạt: Kế hoạch sản xuất yêu cầu sự linh hoạt để thích ứng với những thay đổi về nhu cầu và điều kiện thị trường. Điều độ sản xuất yêu cầu sự linh hoạt để xử lý những chậm trễ và gián đoạn bất ngờ.
• Mục tiêu: Kế hoạch sản xuất phác thảo nên cách quản lý sản xuất trong dài hạn. Điều độ sản xuất thể hiện lịch trình chi tiết chỉ rõ thời gian và trình tự của các nhiệm vụ sản xuất. 

Tầm quan trọng & lợi ích của điều độ sản xuất 

Điều độ sản xuất hỗ trợ rất tốt trong việc lập kế hoạch cho nhu cầu, tiêu chí cung ứng và điều chỉnh theo thay đổi của khách hàng, ngoài ra còn dự đoán xu hướng khối lượng công việc để sẵn sàng ứng phó với mọi tình huống không diễn ra theo kế hoạch. Lợi ích cụ thể của điều độ sản xuất như sau: 

• Cung cấp một bản kê khai dự tính toàn bộ hàng tồn kho, để doanh nghiệp luôn biết tình trạng đang sở hữu tài nguyên gì và cần bổ sung mặt hàng nào. 
• Giúp bộ phận nhân sự biết trước số lượng nhân viên cần thiết tại bất kỳ thời điểm nào. 
• Cho phép nhanh chóng đối phó với rủi ro và ngăn chặn các vấn đề gây ngừng trệ sản xuất. 
• Ngăn ngừa tình trạng hết hàng nhờ nắm rõ thông tin về số lượng nguyên liệu thô, thời gian phục vụ sản xuất và nhu cầu dự kiếnh 
• Tối ưu hóa quy trình sản xuất bằng cách phối hợp các nhiệm vụ và tài nguyên hiệu quả. 

6 bước tạo lập và thực thi quy trình điều độ sản xuất 

1. Lên kế hoạch 

Diễn giải nhu cầu cần thiết để phục vụ sản xuất: Cần bao nhiêu nguyên liệu thô, khi nào cần nhập nguyên liệu. Từ đây, doanh nghiệp có thể chọn 1 trong 2 cách thức lập kế hoạch: tĩnh (static) và động (dynamic). 

Lập kế hoạch tĩnh giả định rằng không có gì thay đổi, trong khi lập kế hoạch động giả định mọi thứ đều có thể biến động. Sau cùng, cả hai đều liên quan đến việc thu thập thông tin về tài nguyên, thời gian biểu và khả năng sản xuất của đội nhóm. 

Nếu cần thiết, hãy lập một lịch trình sản xuất tổng thể (MPS) hoàn chỉnh để liên kết nhu cầu với mục tiêu doanh số và năng lực sản xuất của công ty, đảm bảo giao hàng đúng thời hạn. 

2. Điều phối công việc 

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ xác định lộ trình xử lý cho ra thành phẩm, tính từ thời điểm thu nhận và xử lý nguyên liệu thô tới khi sản phẩm được tạo ra hoàn thiện. Trong đó, các phương án giúp tối ưu hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất cho quy trình sản xuất cũng cần được tổng hợp để thống nhất. 

3. Lập trình tự sản xuất 

Tới đây, doanh nghiệp sẽ chính thức xác định ngày giờ tương ứng với trình tự thực thi một dự án sản xuất. Có nhiều loại lịch trình để lựa chọn, bao gồm: 

• Lịch trình tổng quan: Phân tích chi tiết về nguồn lực lao động, quy trình, tài nguyên… 
• Lịch trình sản xuất: Quy mô nhỏ hơn lịch trình tổng quan, chủ yếu tập trung vào quá trình điều phối xử lý nguyên liệu thành sản phẩm. 
• Lịch trình vận hành bán lẻ: Phát triển chiến lược áp dụng để phân phối sản phẩm cho các kênh bán lẻ hoặc thương mại điện tử. 

4. Phân công 

Sau khi xác định lịch trình cần thiết, công việc tương ứng sẽ được chỉ định và phân công cho nhân sự và bộ phận phụ trách phù hợp, đảm bảo mặt hàng và sản phẩm luôn ở đúng vị trí ghi nhận theo kế hoạch. 

5. Thực thi 

Khi mọi thông tin tạo lập ở các bước trên đã được tổng hợp, doanh nghiệp sẽ chính thức tiến hành thực thi quy trình điều độ sản xuất, đồng thời xác nhận tính hiệu quả và khả thi so với ước tính. 

6. Thích nghi & duy trì 

Khi lịch trình dự kiến đã dần đi vào quỹ đạo thực tế, mọi tác vụ cần được tham gia trao đổi tích cực hai chiều giữa nhân công và cấc cấp quản lý. Khi đó, doanh nghiệp sẽ nhận thức được những khía cạnh cần cải thiện (nếu có), thực hiện biện pháp khắc phục để thích nghi và liên tục cải tiến phát triển. 

Phương pháp tối ưu quy trình điều độ sản xuất 

Lập lịch sản xuất theo nhu cầu 

Điều chỉnh lịch trình sản xuất phù hợp với nhu cầu của khách hàng (dựa trên số liệu nghiên cứu chính xác) giúp xác định khối lượng sản xuất cần thiết và tái thiết kế luồng công việc tương ứng. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tránh rủi ro sản xuất thừa hoặc thiếu hàng. 

Tối giản quy trình chuyển đổi hoặc thiết lập 

Giai đoạn chuyển đổi giữa các  giai đoạn hoặc kế hoạch sản xuất sẽ tiêu tốn thời gian làm quen, chỉnh sửa và thiết lập hệ thống. Nếu quy trình này được thiết kế tinh gọn hơn, hiệu quả sản xuất sẽ được cải thiện tích cực, cho phép thực thi kế hoạch nhanh và linh hoạt. 

Giám sát theo thời gian thực 

Hệ thống ghi nhận dữ liệu thời gian thực kết hợp với theo dõi tiến độ từ các công cụ điều khiển sản xuất sẽ đác định được điểm nghẽn nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ ra quyết định đúng đắn, chủ động.  

Phân bổ nguồn lực hợp lý 

Đảm bảo tối ưu nguồn lực bằng cách phân công nhiệm vụ cho nhân sự dựa trên trình độ kỹ năng và hiệu quả. Ngoài ra, cũng nên kiểm tra khả năng và công suất của thiết bị máy móc khi phân bổ nguồn lực, giúp giảm thiểu rủi ro sự cố gián đoạn hoạt động máy, cải thiện năng suất tổng thể. 

Ưu tiên đầu việc quan trọng 

Xác định các tác vụ hoặc quy trình quan trọng có ảnh hưởng đáng kể đến dự án để tập trung ưu tiên, bố trí nguồn lực đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn, tránh viễn cảnh vượt quá thời hạn sản xuất và hoàn thành đơn hàng. 

Khắc phục & cải tiến liên tục 

Điều tra bất kỳ dấu hiệu rủi ro nào có thể tác động xấu đến lịch sản xuất, như hạn chế về công suất, lịch trình bảo trì thiết bị hoặc thời gian giao hàng của đối tác cung ứng. Thúc đẩy tinh thần chủ động cải tiến bằng cách thường xuyên phân tích chỉ số hiệu suất và đề xuất phương án.   

Áp dụng công nghệ 

Sử dụng phần mềm hỗ trợ lên kế hoạch và điều độ sản xuất (hoặc hệ thống điều hành sản xuất MES) với nhiều tính năng nâng cao, tự động hóa quy trình tổ chức và sắp xếp nguồn lực.