KPI là gì ? 5 tiêu chí xây dựng KPI chuẩn cho doanh nghiệp

KPI, viết tắt cho “Key Performance Indicator”, là chỉ số đo lường hiệu quả công việc của một bộ phận hoặc toàn bộ tổ chức vận hành tổng thể của công ty. Từ tài chính, nhân sự, đến Marketing và kinh doanh, KPI sẽ đại diện cho mục tiêu cần đạt để doanh nghiệp tiếp tục phát triển và hoàn thiện mọi chức năng hoạt động. 

Phân loại chỉ số KPI 

Chỉ số KPI có thể chia thành nhiều loại khác nhau, phục vụ mục đích đo lường cụ thể phù hợp với từng chức năng hoạt động của tổ chức. 

KPI chiến lược 

Đây là chỉ số KPI quan trọng nhất, phản ánh toàn bộ tình hình kinh doanh của tập thể, thường được quản lý bởi vị trí lãnh đạo cấp cao để đánh giá hiệu quả chung của doanh nghiệp. 

Ví dụ: Đo lường tỷ suất hoàn vốn (ROI), doanh thu, thị phần… 

KPI tập trung 

Không giống như KPI chiến lược dành cho những mục tiêu lớn và dài hạn, KPI tập trung sẽ giúp kiểm soát và theo dõi sát sao hiệu quả của từng phân mảng công việc hoặc quy trình để nhanh chóng đưa ra điều chỉnh kịp thời sau một giai đoạn nhất định. 

Ví dụ: Doanh số bán hàng theo từng khu vực, chi phí vận chuyển trung bình hàng tháng. 

KPI chuyên môn 

Thay vì nhìn vào bức tranh tổng thể của doanh nghiệp như KPI chiến lược, KPI chuyên môn sẽ hướng tới khả năng và hiệu quả làm việc của từng đơn vị và bộ phận đặc thù, phổ biến là tài chính, kỹ thuật, kinh doanh. 

Ví dụ: Thời gian sửa chữa trung bình, thời gian hoạt động trung bình, lợi nhuận gộp, lợi nhuận trên tổng tài sản… 

5 tiêu chí xây dựng KPI cho doanh nghiệp 

Xác định mục tiêu chiến lược 

Mọi KPI nên có mối liên hệ trực tiếp với mục tiêu kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp, đảm bảo rằng các bộ phận trong công ty đều có chung một định hướng phát triển. Chẳng hạn, nếu mục tiêu doanh nghiệp là tăng trưởng doanh thu 10% trong năm, KPI liên quan có thể là doanh thu trung bình từ mỗi khách hàng, hoặc tỷ lệ tăng trưởng doanh thu hàng tháng. 

Áp dụng nguyên tắc SMART 

SMART viết tắt cho Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Liên quan) và Time-bound (Thời hạn). Tuân thủ nguyên tắc SMART để áp dụng vào việc xây dựng KPI sẽ đảm bảo chỉ tiêu được thiết lập một cách rõ ràng và hiệu quả. 

Trong đó, những ưu tiên cốt lõi khi xây dựng KPI là thiết lập chỉ số cụ thể để đánh giá hiệu quả, bao gồm cả các số liệu định lượng (doanh số, lợi nhuận) và định tính (mức độ hài lòng của khách hàng). 

Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu chung chung là “Tăng doanh số”, KPI cần trở nên cụ thể hơn như “Tăng doanh số bán hàng sản phẩm A lên 20% trong quý 3”. 

Ngoài ra, giới hạn KPI cũng nên hợp lý và phù hợp với góc độ chuyên môn của từng bộ phận. Nếu KPI quá cao, nhân viên sẽ cảm thấy nản chí và không có động lực làm việc. Ngược lại, nếu KPI quá thấp, nhân viên sẽ không có động lực để cố gắng hơn. 

Đảm bảo tính công khai 

Mọi nhân viên trong công ty cần được thông báo về KPI chiến lược của cả doanh nghiệp. Ngoài ra, mỗi cá nhân cũng phải hiểu rõ vai trò đóng góp của mình trong quá trình phấn đấu đạt chỉ tiêu KPI (kèm theo chính sách lợi ích), từ đó sẽ có động lực làm việc và gia tăng năng suất. 

Linh hoạt điều chỉnh 

Doanh nghiệp luôn thay đổi và phát triển, vì vậy KPI cũng cần được điều chỉnh cho phù hợp. Các số liệu chỉ tiêu nên được thường xuyên đánh giá và điều chỉnh để đảm bảo chúng vẫn còn phù hợp với tình hình chung hiện tại, hoặc trong tương lai gần. 

Tránh phức tạp hóa 

Việc xây dựng KPI quá chi tiết và cầu kỳ, bao hàm nhiều chi tiết nhỏ lẻ sẽ khiến việc theo dõi và phân tích trở nên phức tạp không cần thiết. Thay vào đó, hãy tập trung vào các chỉ số mục tiêu đơn giản, dễ hiểu, và quan trọng nhất, có thể trực tiếp phản ánh lộ trình phát triển cho hoạt động doanh nghiệp. 

Lợi ích của KPI 

Khuyến khích mục đích hành động và tiến độ chung 

Việc thiết lập KPI sẽ giúp doanh nghiệp – bao hàm từ cấp lãnh đạo tới nhân viên – nhìn nhận được rõ mục tiêu trước mắt, từ đó xây dựng hệ thống và quy trình phù hợp để công việc trở nên hiệu quả theo đúng lộ trình. 

Quyết định chiến lược và giải pháp đúng đắn 

Nhờ số liệu đối chiếu giữa KPI và hoạt động thực tế, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xác định các vấn đề tổ chức đang gặp phải và tìm ra giải pháp hiệu quả hơn. Việc tiếp cận vấn đề và nghiên cứu dựa trên căn cứ số liệu sẽ đem lại hiệu quả diễn giải thông tin chi tiết hơn, đảm bảo công việc tiếp tục đi theo định hướng được đặt ra. 

Nâng cao trách nhiệm 

KPI giúp đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên một cách khách quan, giảm tình trạng phân biệt đối xử theo cảm quan cá nhân, khuyến khích năng suất làm việc và môi trường công bằng, không thiên vị.