CMMS là gì? Giải đáp tất cả về hệ thống quản lý bảo trì thiết bị CMMS

CMMS (Computerized Maintenance Management System) là phần mềm hệ thống quản lý bảo trì thiết bị bằng máy tính, giúp thu thập dữ liệu điều khiển và kiểm soát hoạt động bảo trì, đồng thời vận hành các quy trình chăm sóc và bảo dưỡng máy móc. Hệ thống CMMS có thể đóng vai trò là trung tâm xử lý mọi dữ liệu đồng bộ liên quan đến cơ sở hạ tầng và hoạt động bảo trì theo thời gian thực. 

Về tổng quan, CMMS giúp tối ưu hóa việc sử dụng và duy trì mức độ sẵn sàng của thiết bị vật lý như phương tiện, máy móc, hệ thống liên lạc, cơ sở hạ tầng của nhà máy và các tài sản vật tư khác. Hệ thống này cũng tích hợp các tính năng như giám sát tình trạng thiết bị (condition monitoring), quản lý kiểm tra (inspection management), danh sách kiểm tra (checklist), theo dõi KPI, và ghi chép chính xác mọi hoạt động bảo trì – yếu tố rất quan trọng trong các ngành công nghiệp có tính chất quản lý nghiêm ngặt.

Lịch sử ra đời hệ thống CMMS 

Các doanh nghiệp lớn bắt đầu sử dụng phiên bản sơ khai đầu tiên tương đồng với chức năng của CMMS vào những năm 1960. Khi đó, kỹ thuật viên sử dụng thẻ đục lỗ (punch cards) và máy tính mainframe của IBM để ghi lại dữ liệu và theo dõi nhiệm vụ bảo trì.  

Tới thập niên 1970, thẻ đục lỗ được thay thế bằng danh sách kiểm tra (checklists), được kỹ thuật viên nhập dữ liệu vào hệ thống CMMS vào cuối ca làm việc. Từ thập niên 1980 tới 1990, CMMS trở nên phổ biến hơn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt nhờ công nghệ máy tính đã dần trở nên nhỏ gọn, hợp túi tiền, phân phối rộng rãi và kết nối tốt hơn.  

Vào những năm 1990, phần mềm CMMS lúc này đã có thể chia sẻ thông tin qua mạng cục bộ (LAN). Những năm 2000 chứng kiến sự xuất hiện của kết nối web, mở rộng khả năng của CMMS sang nhiều thiết bị di động, ứng dụng và các địa điểm vận hành.  

Thế hệ CMMS mới nhất hiện nay thường hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, với tính linh hoạt và di động cao. Phiên bản hệ thống này cung cấp nhiều chức năng hơn, triển khai nhanh hơn, bảo trì dễ dàng hơn và đảm bảo an ninh dữ liệu tốt hơn. 

5 tính năng thiết yếu của phần mềm CMMS 

Quản lý lệnh công việc 

Quản lý lệnh công việc được xem là chức năng chính của CMMS giúp tự động hóa và tinh gọn quy trình tạo, phân công và theo dõi các nhiệm vụ bảo trì, bao gồm các thông tin sau: 

• Số lệnh công việc (work order number). 
• Mô tả và mức độ ưu tiên. 
• Loại lệnh (sửa chữa, thay thế, định kỳ). 
• Mã nguyên nhân và biện pháp xử lý. 
• Nhân sự và vật liệu được phân bổ. 

Chức năng quản lý lệnh công việc cũng cung cấp khả năng: 

• Tự động tạo lệnh công việc. 
• Dự trữ vật liệu và thiết bị. 
• Lên lịch và phân công nhân viên, đội nhóm và ca làm việc. 
• Theo dõi tình trạng lệnh và thời gian ngừng hoạt động. 
• Ghi nhận chi phí dự kiến và chi phí thực tế. 
• Đính kèm tài liệu, video sửa chữa và hướng dẫn an toàn. 

Bảo trì phòng ngừa (preventive maintenance) 

Tính năng bảo trì phòng ngừa giúp thu thập và phân tích dữ liệu lịch sử và thời gian thực, dự đoán thời điểm cần bảo trì trước khi thiết bị gặp sự cố hoặc hỏng hóc. Cụ thể: 

• Tự động khởi tạo lệnh bảo trì dựa trên thời gian, mức độ sử dụng hoặc sự kiện kích hoạt. 
• Tổ chức và liên kết các tài sản trên nhiều lệnh công việc. 
• Sắp xếp thứ tự và lên lịch các lệnh bảo trì phòng ngừa. 

Quản lý nguyên vật liệu và tồn kho 

Tính năng quản lý vật liệu và tồn kho cho phép theo dõi tình trạng, vị trí và khả dụng của phụ tùng, đảm bảo vật liệu sẵn có khi cần thiết, chi tiết bao gồm: 

• Kiểm kê, phân phối và thu hồi thiết bị và vật liệu bảo trì, sửa chữa (MRO) tại các kho, trung tâm phân phối và cơ sở. 
• Quản lý nhà cung cấp, theo dõi chi phí tồn kho và tự động hóa quy trình đặt hàng bổ sung. 

Kê khai tài sản vật tư 

CMMS cung cấp cơ sở dữ liệu tập trung cho tất cả tài sản, giúp dễ dàng quản lý và theo dõi trên toàn doanh nghiệp. Một số dữ liệu về thông tin tài sản có thể xác định bằng: 

• Nhà sản xuất, model, số sê-ri, và phân loại thiết bị. 
• Chi phí và mã liên quan. 
• Vị trí và tình trạng của tài sản. 
• Hiệu suất và thống kê thời gian ngừng hoạt động. 
• Tài liệu, video, hình ảnh liên quan như hướng dẫn sửa chữa, quy trình an toàn và bảo hành. 
• Công cụ đo đạc, cảm biến và thiết bị IoT (Internet of Things) nếu có. 

Báo cáo, phân tích và kiểm toán 

• Giúp theo dõi KPI bằng biểu đồ dữ liệu và báo cáo chi tiết, đảm bảo thông tin luôn được cập nhật. 
• Tạo báo cáo theo nhiều danh mục bảo trì như tính sẵn sàng của tài sản, mức sử dụng vật liệu, chi phí lao động và vật tư, đánh giá nhà cung cấp, v.v. 
• Phân tích dữ liệu để hiểu rõ tính sẵn sàng của tài sản, xu hướng hiệu suất, và tối ưu hóa tồn kho MRO, hỗ trợ ra quyết định kinh doanh. 
• Thu thập và tổ chức thông tin phục vụ cho các cuộc kiểm toán (audit). 

Ngoài ra, khả năng tích hợp tính năng CMMS vào các hệ thống quan trọng khác như phần mềm ERP giúp đội bảo trì kết nối thông tin công việc với các lệnh đề xuất nhập hàng hoặc quản lý tồn kho trong tổ chức. Việc đảm bảo CMMS tương tác mượt mà với tính năng hệ thống khác trong doanh nghiệp cũng là ưu tiên hàng đầu của ngành sản xuất hiện nay. 

Vai trò & lĩnh vực chuyên môn cao dành cho CMMS  

Ngoài các doanh nghiệp sản xuất phổ biến, mọi loại hình trang thiết bị hoặc cơ sở hạ tầng đều có thể hưởng lợi từ CMMS. Đối với một số lĩnh vực đặc thù có chuyên môn cao, việc quản lý và duy trì tình trạng hoạt động ổn định của máy móc là nhiệm vụ cực kỳ quan trọng. 

Công nghiệp nặng 

Các ngành công nghiệp nặng thường phụ thuộc vào máy móc hoặc thiết bị có kích thước lớn và chức năng phức tạp để hoạt động, như khai thác khoáng sản, xây dựng, sản xuất, năng lượng và hàng không. 

Những ngành này đầu tư nhiều nguồn lực vào chiến lược bảo trì nhằm tối ưu hóa năng suất tài sản và doanh thu. CMMS hỗ trợ đo lường và cải thiện liên tục các hoạt động bảo trì, giúp tăng cường hiệu suất máy móc và năng suất tổng thể, trở thành khoản đầu tư xứng đáng. 

Quản lý cơ sở vật chất 

Bảo trì cơ sở vật chất là một phần không thể thiếu trong công tác quản lý tòa nhà, đảm bảo tất cả hệ thống vận hành ổn định và tạo sự thoải mái cho người sử dụng. Điều này bao gồm bảo trì cơ sở hạ tầng, hệ thống điện, ống nước, chiếu sáng, HVAC (sưởi, thông gió và điều hòa không khí) và các thiết bị khác. 

Những loại hình cơ sở thường triển khai CMMS tích hợp trong tòa nhà bao gồm: Khách sạn, sòng bạc, nhà thờ, trung tâm thể dục, thương mại, bảo tàng, công viên nước… 

Quản lý phương tiện  

Như tên gọi, quản lý bảo trì phương tiện tập trung vào việc duy trì tình trạng tốt nhất cho các phương tiện mà tổ chức sử dụng. 

Điểm khác biệt của quản lý phương tiện là việc chú trọng vào các chức năng theo dõi tài sản và dự trù nhiên liệu. Các công ty vận tải, dịch vụ cho thuê xe, cơ quan chính phủ, trang trại, và dịch vụ giao hàng lớn đều ứng dụng CMMS trong hoạt động của mình. 

Chăm sóc hiện trường  

Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực chăm sóc hiện trường chịu trách nhiệm quản lý các tài sản trực thuộc diện tích cơ sở rộng lớn. Một số ví dụ điển hình bao gồm: 

• Cơ sở hạ tầng viễn thông (trạm phát sóng di động) 
• Cơ sở hạ tầng lưới phát điện 
• Máy móc hệ thống HVAC cho khu dân cư và thương mại 
• Duy trì cảnh quan và chăm sóc sân bãi 

Công nghệ CMMS giúp các chuyên viên bảo trì hiện trường quản lý hoạt động trên phạm vi rộng, đảm bảo tất cả tài sản được chăm sóc đúng cách trong phạm vi trách nhiệm của họ. 

Tác dụng & lợi ích khi áp dụng hệ thống CMMS 

Tăng hiệu quả phân phối công việc 

• Tìm đúng người với kỹ năng phù hợp và thời gian sẵn có để hoàn thành lệnh công việc.
• Cân bằng ưu tiên không chỉ dựa trên từng lệnh công việc riêng lẻ mà còn dựa trên mức độ quan trọng của tài sản. 
• Điều hướng và tăng tốc xử lý lệnh công việc dựa trên điều kiện hiện tại, ưu tiên thay đổi. 

Tiết kiệm thời gian bảo trì 

• Đơn giản hóa hướng dẫn bằng các tệp liên kết tùy chọn như video, hình ảnh, tài liệu tuyền tải giữa nhiều thiết bị nhanh chóng. 
• Tăng tốc nhập liệu với mẫu lệnh công việc được tối ưu hóa. 
• Tạo, chỉnh sửa và đóng lệnh công việc trực tiếp từ thiết bị di động để cập nhật theo thời gian thực. 

Tối ưu hóa giao tiếp 

• Nhận thông báo tự động về lệnh công việc qua bảng điều khiển, chuông báo trên di động hoặc email. 
• Áp dụng điều hướng thông minh và thông báo theo điều kiện linh hoạt. Ví dụ: Mọi lệnh công việc liên quan đến thiết bị sẽ tự động được giao cho nhân sự chuyên môn phụ trách. 

Tiết kiệm chi phí  

• Kéo dài tuổi thọ tài sản để tránh các chi phí đầu tư lớn. 
• Nâng cao chất lượng sản xuất, giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi hoặc phải làm lại nhờ bảo trì tốt. 
• Tiêu thụ ít linh kiện và năng lượng hơn, giảm thiểu lãng phí. 

Cải thiện giao tiếp và tính minh bạch 

• Sử dụng bảng điều khiển để hiển thị công việc còn tồn đọng, tình trạng KPI, các linh kiện gần hết trong kho… 
• Ứng dụng di động cho phép mở, đóng, giao và quản lý lệnh công việc ngay tại hiện trường với cập nhật theo thời gian thực, giúp tối ưu hóa giao tiếp và giảm thời gian phản hồi. 

Nâng cao chuẩn hóa quy trình làm việc và quản lý nhân sự 

Cho phép tùy chọn quy trình và cấu hình thông qua nhiều tính năng quản lỳ trạng thái tùy chỉnh, phê duyệt và thông báo. 

Cải thiện khả năng báo cáo 

• Nhận báo cáo và biểu đồ được chuẩn bị sẵn với khả năng tùy chỉnh qua công cụ thiết kế báo cáo. 
• Thiết lập KPI tùy chỉnh để theo dõi hiệu suất. 
• Sử dụng công cụ phân tích dữ liệu và tạo báo cáo theo nhu cầu. 
• Tích hợp phân tích, dự báo và bảo trì dự đoán trên cùng một nền tảng. 

Nâng cao tiêu chuẩn an toàn lao động 

• Theo dõi tài liệu liên quan đến an toàn, bao gồm quy trình khóa/mã hóa, phân tích an toàn công việc, quy trình an toàn tiêu chuẩn. 
• Thiết lập người phụ trách kiểm tra, thời hạn triển khai cho mọi chương trình tối ưu an toàn cơ sở. 
• Liên kết chương trình an toàn với lệnh công việc (bảo trì phòng ngừa hoặc bảo trì khắc phục) hoặc sử dụng như một thư viện dữ liệu tiêu chuẩn chung. 

Tăng cường tự động hóa quy trình

CMMS có thể hỗ trợ thiết lập các chuỗi lệnh thực thi công việc tự động, gồm đặt hàng linh kiện, bổ sung kho vật liệu bảo trì sửa chữa, lập lịch ca làm việc, tổng hợp thông tin cho kiểm toán và các công việc hành chính khác, từ đó giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao năng suất.