Backorder là gì? 5 cách giảm tỷ lệ backorder trong sản xuất

Backorder hiểu ngắn gọn là đơn hàng dự trữ hoặc đơn hàng tạm thời, trong đó sản phẩm liên quan chưa thể được giao tới khách ngay lập tức, do không đủ số lượng đáp ứng sẵn trong kho. Nói cách khác, sản phẩm này đang tạm thời bị thiếu hoặc hết hàng, nhưng sẽ lập tức được giao cho khách ngay khi có hàng trở lại. 

Khi đơn hàng được liệt vào dạng backorder, khách hàng vẫn có thể xác nhận đã mua sản phẩm, nhưng phải chờ thêm một thời gian trước khi chính thức nhận hàng. Nếu đơn hàng backorder chứa nhiều sản phẩm khác nhau, doanh nghiệp có thể chia nhỏ đơn, tiến hành giao mặt hàng có sẵn trước, rồi sắp xếp hoàn thành vận chuyển các sản phẩm còn lại.

Nhìn chung, backorder có thể coi như một hình thức đặt hàng trước, nhận hàng sau. Ngoài ra, số lượng đơn backorder và thời gian chờ hoàn thiện chúng cũng là yếu tố quan trọng để cân nhắc và phân tích hiệu quả quản lý hàng tồn kho của công ty. 

Trong nhiều trường hợp, việc tồn tại lượng đơn hàng backorder ở mức vừa phải và yêu cầu ít thời gian xử lý có nghĩa doanh nghiệp đang vận hành ổn. Mặt khác, nếu đơn backorder dần chất đống gây quá tải nguồn lực và thời gian, đó sẽ là vấn đề nan giải, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả và danh tiếng thương hiệu.  

Hoàn cảnh sinh ra backorder  

Viễn cảnh lý tưởng nhất cho mọi doanh nghiệp là hàng dự trữ trong kho luôn đủ và sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách. Tuy nhiên, nhiều lý do phức tạp không nằm trong tầm kiểm soát có thể khiến số lượng tồn kho của một mã sản phẩm bị hết. 

Tại thời điểm đó, doanh nghiệp sẽ cần thời gian tái nhập hàng lưu kho thông qua đối tác cung ứng hoặc từ chính dây chuyền sản xuất. Dù vậy, khi quy trình nhập kho chưa hoàn thành, mặt hàng này vẫn có thể vẫn hiển thị tình trạng “còn hàng” trên website hoặc các kênh thông tin giới thiệu sản phẩm khác. 

Từ đó, việc khách hàng đặt mua khi hàng chưa kịp về kho là điều hoàn toàn dễ xảy ra. Những đơn hàng mang tính chất như vậy sẽ trở thành backorder.  

Phân biệt Backorder và Out-of-order (hết hàng) 

Mặc dù khái niệm backorder khá giống với tình trạng hết hàng (out of order), nhưng trên thực tế, 2 khái niệm này hoàn toàn khác nhau và được phân chia rõ rệt. 

• Out of order: Sản phẩm thuộc đơn hàng không có sẵn trong kho (có thể kéo dài vĩnh viễn hoặc không đủ điều kiện xác định thời điểm bổ sung) để tiếp tục kinh doanh hoặc vận chuyển tới người mua. 
• Backorder: Sản phẩm thuộc đơn hàng tạm thời không có sẵn trong kho, nhưng dự tính được ngày có hàng trở lại trong tương lai gần, và chắc chắn sẽ được giao cho người mua. 

Nguyên nhân gây ra backorder 

Nhu cầu mua hàng biến động bất thường 

Khi nhu cầu đối với một mặt hàng hoặc lưu lượng tìm kiếm kênh bán hàng (như website) tăng cao bất thường, tình trạng backorder rất dễ xảy ra. Ví dụ phổ biến nhất là thói quen mua sản phẩm theo xu hướng hoặc mùa thịnh hành, hay sản phẩm gây ấn tượng trên các kênh truyền thông (truyền hình, mạng xã hội…). 

Mức dự trữ tồn kho thấp 

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ dự trữ sẵn một số lượng nhất định các sản phẩm hoàn thiện trong kho, chờ phục vụ đơn hàng từ khách hoặc đối phó với trường hợp đột xuất. Dù vậy, nếu đội ngũ quản lý không tính toán chính xác mức độ tồn kho hợp lý, số lượng dự trữ đó vẫn là không đủ để đáp ứng nhu cầu mua hàng tăng vọt. 

Vấn đề sản xuất cung ứng 

Có rất nhiều trường hợp bắt nguồn từ đối tác sản xuất hoặc cung ứng gây ra tình trạng thiếu hàng dẫn tới backorder: Bất ngờ hết nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thiện sản phẩm, phải nghỉ/đóng cửa trong thời gian dài (dịp lễ Tết), sự cố hư hỏng hệ thống, hoặc vấn đề phát sinh trong khâu vận chuyển…

Sai sót thủ công 

Backorder có thể là kết quả của một lỗi sai thủ công trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Chẳng hạn, nhân viên đếm sai số lượng tồn kho của một mã SKU, khiến bộ phận kinh doanh hiểu lầm khi truyền đạt thông tin với khách. Hoặc khi sản phẩm đã hết hàng nhưng website chưa kịp cập nhật trạng thái, khiến người mua lỡ hoàn thành xác nhận đơn hàng mà không hề hay biết. 

Hàng tồn kho lỗi hoặc hư hỏng 

Rất nhiều viễn cảnh có thể xảy ra gây ảnh hưởng tới cả số lượng và chất lượng hàng tồn kho sẵn có, khiến chúng không thể được giao cho khách hàng như dự tính. Hàng bị mất mát không rõ lý do, hư hỏng do va đập khi sắp xếp kho, hết hạn hoặc hao mòn tự nhiên. 

Ưu điểm & lợi ích của backorder 

Tiết kiệm không gian tồn kho 

Các sản phẩm tồn kho truyền thống sẽ trải qua một loạt quy trình thống kê, nhập kho, lưu kho trong nhiều ngày, chờ có đơn hàng mới có thể phân phối vận chuyển. Mặt khác, khi tình trạng backorder xuất hiện (giả sử ở mức độ trong tầm kiểm soát), các sản phẩm khi nhập kho sẽ ngay lập tức được chuyển tiếp sang công đoạn đóng gói để sẵn sàng giao cho khách. 

Như vậy, thời gian, không gian và nguồn lực tiêu tốn cho công đoạn quản lý lưu kho sản phẩm đó sẽ được triệt tiêu hoàn toàn.  

Giảm chi phí quản lý kho hàng 

Khi đơn hàng đều được xử lý theo hình thức backorder, số lượng hàng cần lưu kho cũng ít hơn thông thường. Điều này giúp giảm đáng kể chi phí vận hành và quản lý kho hàng, ít nhất cho tới khi lô hàng phục vụ backorder được giao tới. 

Kích thích nhu cầu mua hàng 

Khi khách hàng nhận thấy một sản phẩm chỉ cho phép đặt hàng trước mà không có sẵn, họ có thể bị thuyết phục bởi quan điểm rằng đó là mặt hàng hấp dẫn và hiếm hơn bình thường. Tâm lý này ít nhiều giúp lan truyền độ phủ sóng cho hình ảnh sản phẩm, sau cùng góp phần tăng doanh số bán hàng. 

Thúc đẩy dòng tiền lưu chuyển 

Đối với các đơn hàng backorder, khách hàng thường sẽ đặt cọc hoặc thậm chí trả trước toàn bộ giá trị đơn hàng. Nguồn lợi nhuận có mặt ngay lập tức này sẽ trở nên hữu ích cho việc tái đầu tư sản xuất nhanh chóng, phân bổ hoạt động vận hành kinh doanh.  

Khó khăn & bất lợi phát sinh từ backorder 

Dù sở hữu vài mặt tích cực, nhưng backorder vẫn khiến nhiều doanh nghiệp e ngại hơn là mừng rỡ vì một số vấn đề bất lợi có thể vượt ngoài tầm kiểm soát. 

Thâm hụt doanh số 

Như đã đề cập, việc xác nhận sản phẩm chỉ cho phép đặt hàng trước (theo dạng backorder) có thể giúp khách hàng cảm thấy bị thu hút hơn. Tuy nhiên, nếu là doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử hoặc các mặt hàng đặc thù nhỏ lẻ, người mua có thể nhanh chóng tìm đến những đối thủ khác để đặt hàng. 

Bỏ lỡ khách hàng 

Nếu người mua liên tục gặp tình trạng chỉ cho phép đặt hàng trước và chờ một thời gian để nhận, họ có thể dễ nản chí và thất vọng. Hậu quả nhẹ là khách hàng từ bỏ ý định mua, nặng là chuyển sang thương hiệu khác còn hàng để nhanh chóng nhận được sản phẩm. Về lâu dài, họ hoàn toàn có thể quên đi doanh nghiệp của bạn, trở nên trung thành với đối thủ.

Nếu tỷ lệ khách hàng cùng có chung suy nghĩ như vậy, mọi nỗ lực, tiền bạc và thời gian đầu tư cho quá trình thu hút khách ban đầu sẽ gần như đổ sông đổ bể. 

Gián đoạn hoặc lãng phí nguồn lực 

Khi xảy ra tình trạng backorder, doanh nghiệp thường sẽ tạm ngưng một phần tài nguyên và nguồn lực để dồn vào tập trung xử lý đơn hàng backorder trước. Chẳng hạn, công ty cần thiết lập phương pháp (hệ thống tự động hoặc nhân sự thủ công) để thông báo cho khách về thời hạn dự kiến giao hàng, trả thêm tiền để tăng tốc độ cung ứng/sản xuất từ đối tác… Xét cho cùng, mọi quyết định này đều yêu cầu tiêu tốn thêm tài nguyên hoặc nguồn lực của doanh nghiệp. 

5 biện pháp giúp giảm thiểu tỷ lệ backorder 

Thiết lập mức tồn kho an toàn 

Một hệ thống tổng hợp dữ liệu quản lý tồn kho theo thời gian thực là yếu tố cực kỳ cần thiết trong việc ngăn ngừa rủi ro xảy ra backorder. Nhờ đó, mọi nhân sự đều có thể theo dõi và cập nhật số lượng sản phẩm đang sẵn hàng tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào.  

Ngoài ra, nhờ dữ liệu chính xác từ hệ thống mà doanh nghiệp có thể chủ động tính toán và thiết lập một mức tồn kho an toàn làm điều kiện tối thiểu cho từng mã sản phẩm. Kết quả này vừa giúp phục vụ hoàn thành các đơn hàng truyền thống, vừa chừa lại khoảng trống vừa đủ để xử lý một số lượng đơn backorder trong tầm kiểm soát. 

Tính toán chu kỳ tái nhập kho 

Thời điểm tái nhập kho cho nguyên vật liệu phục vụ sản xuất hoặc sản phẩm để đạt số lượng an toàn cũng đóng vai trò quan trọng để tránh thiếu hàng gây ra backorder. Các phần mềm hiện đại ngày nay còn tích hợp luôn chức năng tự động cảnh báo và đề xuất nhập kho. 

Sau cùng, doanh nghiệp cũng cần chú ý tới cả các chương trình khuyến mãi, sự kiện hoặc ngày lễ lớn liên quan đến mặt hàng kinh doanh, từ đó dự trù nhu cầu mua hàng của khách và điều chỉnh tần suất cũng như số lượng nhập kho tương ứng.   

Kết nối nhiều đối tác cung ứng  

Đa dạng hóa danh sách các đối tác cung ứng nguyên vật liệu và sản phẩm sẽ hạn chế đáng kể tình trạng nghẽn quy trình, giúp hiệu quả duy trì tồn kho ổn định và suôn sẻ hơn. Một nhà cung ứng gặp vấn đề sẽ không phải vấn đê quá lớn nếu chúng ta luôn có một đối tác khác sẵn sàng đáp ứng nhu cầu. 

Ví dụ điển hình về backorder 

Khi Apple phát hành sản phẩm điện thoại iPhone mới, chúng thường được đón nhận với nhu cầu khổng lồ trên toàn thế giới. Rất nhiều người muốn được sở hữu công nghệ mới nhất của hãng, hoặc thỏa mãn ý định nâng cấp điện thoại cũ của mình.

Nhận biết được điều đó, Apple đã chủ động cho phép người mua đặt hàng trước dù chưa thực sự sản xuất đủ hàng để lưu kho sẵn. Tuy nhiên, hãng hoàn toàn kiểm soát được thời hạn giao hàng cho người dùng với thông báo rõ ràng về thời gian và hình thức địa điểm giao. 

Trên hết, với vị thế và tính chất sản phẩm độc tôn của Apple, kể cả việc thời hạn giao hàng bị đẩy muộn hơn cũng không gây ra hậu quả lớn đối với mức độ gắn bó của người dùng. Do đó, việc tận dụng đơn hàng backorder sẽ giúp Apple gây được sức hút lớn mạnh hơn trên thị trường và trong tâm lý khách hàng.