Lead time là gì? 5 loại hình lead time & lợi ích trong sản xuất

(*) Lưu ý: Dựa trên tính chất ngữ cảnh đặc thù, khái niệm “lead time” sẽ được giữ nguyên gốc tiếng Anh thay vì lược dịch sang tiếng Việt. 

Lead time là tổng thời gian cần thiết để hoàn thành một quy trình công việc. Trong lĩnh vực sản xuất, lead time đại diện cho toàn bộ khoảng thời gian mà một sản phẩm trải qua đầy đủ mọi công đoạn, tính từ thời điểm đơn hàng được xác nhận cho tới khi vận chuyển thành công tới tay khách hàng.  

Trong đó, lead time sẽ bao hàm tất cả các giai đoạn tiêu chuẩn của quy trình vận hành sản xuất, cộng thêm mọi thời gian chậm trễ phát sinh bởi nhiều yếu tố phức tạp khác (như sự cố máy móc, vấn đề chuỗi cung ứng…). 

Phân biệt 5 loại lead time   

Lead time sản xuất (production/manufacturing lead time) 

Loại hình lead time sản xuất được nhắc đến khá phổ biến, thể hiện thời gian cần thiết để một sản phẩm hoàn thiện được ra lò sau khi trải quan toàn bộ quy trình sản xuất. 

Những công việc cấu thành nên thời gian lead time sản xuất thường bao gồm: 

• Lên kế hoạch 
• Tìm kiếm nguyên liệu 
• Sản xuất 
• Kiểm soát chất lượng 
• Lắp ráp 
• Giao hàng 

Để tối ưu lead time sản xuất, doanh nghiệp phải học cách cân bằng năng lực sản xuất, quản lý tồn kho và phối hợp vận hành trơn tru để không phát sinh những vấn đề gây thất thoát thời gian.   

Lead time giao hàng (delivery lead time) 

Lead time giao hàng thể hiện thời gian dành cho công đoạn phân phối và vận chuyển sản phẩm tới tay khách hàng. 

Các giai đoạn trực thuộc lead time thường bao gồm: 

• Đóng hàng 
• Lên lịch vận chuyển 
• Giao hàng 
• Thông quan (nếu có) 
• Trì hoãn thời hạn (do sự cố) 

Lead time giao hàng đang dần trở thành ưu tiên hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, chẳng hạn như Amazon gần đây đã công bố một loạt cải tiến trong quy trình vận chuyển để khách hàng nhận sản phẩm ngày một nhanh hơn trước. 

Mục tiêu chính trong việc quản lý và tối ưu lead time giao hàng là đảm bảo thời điểm nhận hàng phải đúng kỳ vọng của khách. Điều này yêu cầu sự liên kết chặt chẽ giữa khâu lên kế hoạch, tổ chức hậu cần và khả năng xử lý vấn đề phát sinh nhanh chóng. 

Lead time đặt hàng (order lead time)  

Lead time đặt hàng là thời gian tính từ thời điểm khách xác nhận đơn hàng tới khi sản phẩm chính thức được vận chuyển tới tay khách.  

Các công việc liên kết với lead time ặt hàng bao gồm: 

• Xác nhận đơn hàng 
• Sản xuất 
• Quản lý hàng tồn kho
• Hoàn thành đơn hàng
• Lập kế hoạch hậu cần
• Vận chuyển 
• Xử lý vấn đề chuỗi cung ứng (nếu có) 

Lead time nguyên vật liệu (material lead time) 

Lead time nguyên vật liệu là thời gian để tìm kiếm nguồn cung ứng, mua vật liệu/linh kiện càn thiết và giao tới cơ sở nhà máy để quy trình sản xuất được bắt đầu. Nói cách khác, loại lead time này ghi nhận khoảng thời gian tính từ khi khởi tạp đơn hàng nhập nguyên vật liệu tới khi các vật liệu đó có mặt sẵn sàng để sử dụng. 

Lead time nguyên vật liệu thường bao gồm các hoạt động như: 

• Đặt hàng với nhà cung cấp 
• Xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu 
• Vận chuyển vật liệu đến địa điểm sản xuất 
• Kiểm tra hoặc chuẩn bị vật liệu để sử dụng 

Việc kiểm soát lead time nguyên vật liệu không tốt sẽ dẫn đến sự chậm trễ cho toàn bộ quy trình, bởi đây là cơ sở gốc rễ cho mọi công đoạn sản xuất theo sau.   

Lead time tích lũy (cumulative lead time) 

Lead time tích lũy là loại hình lead time tổng thể nhất, bao gồm tổng thời gian để hoàn thành mọi giai đoạn từ khi xuất hiện đơn hàng cho tới khi hoàn thiện sản phẩm và vận chuyển thành công cho khách.

Vì vậy, có thể coi lead time tích lũy là tập hợp tổng thể từ nhiều loại lead time khác, gồm cả lead time sản xuất, đặt hàng, nguyên vật liệu…, phản ánh số liệu toàn diện thời gian dẫn nhập tích lũy có cái nhìn toàn diện về toàn bộ quá trình đầu đến cuối. Nó bao gồm tất cả các bước liên kết với nhau trong việc chuyển đổi nguyên liệu thô thành sản phẩm cuối cùng sẵn sàng để giao hàng. 

Công thức tính lead time 

Không có công thức cố định nào áp dụng được để tính lead time trong mọi trường hợp. Thay vào đó, tùy từng bối cảnh mà lead time sẽ được xác định theo cách khác nhau. 

Thông thường, lead time tích lũy tổng thể sẽ được tính theo công thức đại trà như sau: 

Lead time = Ngày giao hàng – Ngày đặt hàng 

Nếu cần tính lead time cho từng công đoạn đặc thù, doanh nghiệp cần xác định các trường số liệu liên quan để tiến hành tính toán chính xác. Chẳng hạn, khi theo dõi lead time nguyên vật liệu, các khoảng thời gian bị trì hoãn hoặc chậm trễ trong công tác cung ứng cần được ghi nhận cụ thể.  

Lợi ích khi tối ưu và giảm lead time trong sản xuất 

Cải thiện trải nghiệm khách hàng 

Rút ngắn lead time đồng nghĩa với việc khách hàng được phục vụ nhanh, thậm chí vượt kỳ vọng của họ. Tâm lý chung của khách thường rất kỵ việc chờ đợi hoặc trì hoãn lịch nhận hàng. Do đó, lead time thấp sẽ vừa tăng trải nghiệm tích cực, vừa tăng mức độ gắn bó lâu dài với thương hiệu. 

Hạn chế sản phẩm tồn kho hỏng hoặc lỗi thời 

Lead time càng ngắn, đơn hàng càng được xử lý nhanh và sản phẩm càng sớm đến tay khách hàng sẽ luôn giữ được chất lượng mới và ổn định, không bị ảnh hưởng nhiều bởi hao mòn tự nhiên hoặc sự cố tác động ngoài ý muốn khi lưu kho quá lâu.  

Tiết kiệm chi phí 

Việc tối ưu lead time cũng có nghĩa doanh nghiệp đang thực sự quan tâm đến độ hoàn thiện của quy trình nội bộ tổng thể. Khi đó, nguồn lực sẽ được phân bố khoa học, tránh lãng phí cho những đầu việc không cần thiết, tập trung đúng tiềm lực nhân sự và ngân sách vào hoạt động chuyên môn hóa. 

Tăng cường khả năng cạnh tranh 

Duy trì thành tích lead time ngắn và nhanh chóng hoàn thiện đơn hàng là dấu hiệu tích cực trong mắt khách hàng cũng như đối tác khi so sánh với đối thủ khác trên thị trường. Nhờ đó, số lượng đơn hàng tiếp nhận sẽ nhiều hơn, đặc biệt hiệu quả với những mặt hàng có nhu cầu cao và cấp thiết. 

Tối ưu nguồn vốn và dòng tiền 

Khi hàng hóa được sản xuất và cho ra thành phẩm nhanh chóng, doanh nghiệp sẽ sớm chuyển đổi thành nguồn thu từ khách hàng, tiếp tục sử dụng lợi nhuận để tái đầu tư làm vốn kinh doanh và phát triển. Mặt khác, nếu lead time quá dài, tức mất quá nhiều thời gian để sản phẩm chính thức xuất xưởng đê bán ra, nguồn tiền sử dụng ban đầu cho lô hàng sẽ bị “kẹt”, không thuận lợi để mở rộng hoạt động hoặc phát triển chiến lược.