ERP là gì? Cách chọn phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp

ERP (Enterprise Resource Planning – hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) là nền tảng phần mềm quản lý tích hợp nhiều chức năng quan trọng của doanh nghiệp. Đây là giải pháp được tin dùng bởi rất nhiều công ty, nhờ khả năng hỗ trợ vận hành nguồn lực của mọi quy trình và đồng bộ tất cả dữ liệu đó trên một hệ thống duy nhất. 

Không chỉ lên kế hoạch, ERP còn có thể được tích hợp vào các vai trò như quản lý tồn kho nguyên vật liệu, kinh doanh, marketing, tài chính, nhân sự… Nói cách khác, ERP như một chất kết dính chặt chẽ, liên kết chức năng của gần như toàn bộ các hệ thống máy tính khác trong doanh nghiệp. 

Nếu thiếu ERP, mỗi phòng ban sẽ phải hoạt động dựa trên các công cụ chuyên biệt được thiết kế riêng. Ngược lại, khi tích hợp ERP, các bộ phận vẫn có thể làm việc trên giao diện nền tảng riêng, lại vừa truy cập được dữ liệu đồng bộ từ nhiều phòng ban khác – tất cả chỉ trên cùng một ứng dụng.

Lịch sử hình thành và phát triển nên ERP  

ERP đã trải qua lịch sử phát triển và cải tiến nhiều lần, khởi đầu từ loại hình phần mềm truyền thống sử dụng máy chủ vật lý và hệ thống nhập liệu thủ công, tới nền tảng lưu trữ đám mây cho phép truy cập từ xa qua Internet. 

Khoảng thập niên 60, các phần mềm máy tính hỗ trợ quản lý doanh nghiệp dần ra đời, chiếm lợi thế áp đảo so với cách sử dụng giấy tờ thủ công trong quá khứ. Tuy nhiên, nhược điểm phát sinh là chi phí cao, tính năng còn ít, và tốc độ xử lý chưa nhanh. Dù vậy, đây vẫn là tiền đề sinh ra giải pháp hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP). 

Tới giữa thập niên 80, ngành công nghiệp sản xuất trở nên bùng nổ, mức độ cạnh tranh thị trường ngày một cao dẫn tới bản nâng cấp của MRP ra đời, mang tên “MRP II”. Phiên bản mới này đã cho thấy những cải tiến tích cực, áp dụng đa dạng mục tiêu doanh nghiệp như tài chính, thương mại, kho hàng, lịch trình tiến độ sản xuất. 

Cuối thập niên 90, ERP chính thức được giới thiệu, nâng khả năng tích hợp công nghệ lên một tầm cao mới cho doanh nghiệp, tương thích với nhiều ngành nghề. 

Dần dần, sự phát triển của hạ tầng Internet và công nghệ thông tin vào thế kỷ 21 đã đánh dấu bước chuyển mình cho hệ sinh thái ERP, mở đường cho nền tảng ERP đám mây và nhiều tính năng mới mẻ khác. 

Nguyên lý hoạt động của ERP 

Thông thường, hệ thống ERP sẽ do một công ty dịch vụ phần mềm tạo ra, duy trì và nâng cấp. Sau đó, khách hàng sẽ đăng ký sử dụng nền tảng, chọn ra các ứng dụng trực thuộc ERP mà họ muốn áp dụng vào hệ thống quản lý doanh nghiệp. Sau khi thống nhất, các ứng dụng liên quan sẽ được tải lên máy chủ của khách hàng, tiến tới vích hợp quy trình và dữ liệu sẵn có lên nền tảng. 

Khi tất cả các phòng ban được kết nối vào hệ thống, dữ liệu sẽ được đồng bộ ngay lập tức lên máy chủ, sẵn sàng phục vụ mọi nhân viên được cấp quyền truy cập. 

Không chỉ là văn bản đơn thuần, các thông tin và số liệu lưu trữ còn có thể được chuyển đổi sang định dạng biểu đồ hoặc nhiều hình thức minh họa trực quan khác, giúp doanh nghiệp đánh giá rõ mức hiệu quả của hoạt động kinh doanh. 

Phân loại các hệ thống ERP khác nhau  

On-Premise ERP (ERP nội bộ) 

Khái niệm “on premise” dùng để miêu tả cách thức vận hành thiết bị hoặc phần mềm tại chỗ, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ mua giấy phép ứng dụng và cài đặt hệ thống ERP trực tiếp vào máy chủ nội bộ của công ty, không chạy trên máy chủ cho thuê từ công ty phần mềm chủ quản. 

Khi đó, doanh nghiệp sẽ có toàn quyền kiểm soát dữ liệu, quyền truy cập, thậm chí tùy chỉnh và tích hợp tính năng sâu rộng hơn vào hệ thống hiện có.

Tuy nhiên, loại ERP này thường đòi hỏi nguồn lực công nghệ thông tin chuyên dụng, trình độ cao để nắm rõ phương thức bảo trì, cập nhật và bảo mật. 

Cloud ERP (ERP đám mây) 

Hệ thống ERP đám mây được lưu trữ trên các máy chủ từ xa và truy cập thông qua internet. 

Loại hình ứng dụng ERP đám mây cung cấp khả năng mở rộng tốt hơn, cho phép doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh tài nguyên và tính năng khi cần mà không phát sinh chi phí lớn về đầu tư phần cứng.

Bản quyền sử dụng ERP đám mây thường được thực hiện qua dạng đăng ký trả phí định kỳ, và việc cập nhật/bảo trì được quản lý bởi công ty cung cấp phần mềm ERP (không phải doanh nghiệp khách hàng). 

Industry-specific ERP (ERP chuyên dụng theo ngành) 

Hệ thống ERP chuyên dụng theo ngành được thiết kế để đáp ứng những nhu cầu độc nhất hoặc hiếm thấy của một lĩnh vực đặc thù. 

Giải pháp hoàn chỉnh thường gồm nhiều tính năng được tinh chỉnh riêng, tương thích với bài toán phức tạp do ngành đặt ra. Chẳng hạn, ứng dụng ERP dành cho một doanh nghiệp sản xuất mặt hàng vật lý, phụ thuộc nhiều vào chuỗi cung ứng và phân phối hàng hóa sẽ khác hoàn toàn với ERP cho dịch vụ tư vấn tài chính. 

Open-source ERP (ERP mã nguồn mở) 

Phần mềm mã nguồn mở đồng nghĩa với việc người dùng có quyền truy cập vào mã nguồn. Do vậy, một hệ thống ERP mã nguồn mở sẽ cho phép doanh nghiệp được tự ý tùy chỉnh, sửa đổi, hoặc phân phối lại quy mô tích hợp ERP để đáp ứng mục tiêu một cách hiệu quả hơn. 

Tương tự như ERP nội bộ tại chỗ, việc triển khai và duy trì hệ thống ERP mã nguồn mở sẽ đòi hỏi nhiều chuyên môn kỹ thuật và nguồn lực hơn so với các giải pháp ERP thương mại. 

Small Business ERP (ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ) 

Đúng như tên gọi, đây là giải pháp ERP được thiết kế đặc biệt cho nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMB). 

Phương án này thường được chỉnh sửa để cùng lúc cân bằng 3 yếu tố: 

• Chuyên dụng cho ngách thị trường riêng 
• Cung cấp đủ chức năng cốt lõi về quản lý tài nguyên 
• Chi phí phải chăng hơn 

Vì quy mô ứng dụng được thu hẹp hơn nên ERP cho doanh nghiệp nhỏ sẽ đỡ gây tốn chi phí, thời gian và công sức để hoàn thiện cài đặt và tích hợp hệ thống (so với ERP cấp doanh nghiệp thương mại lớn). 

Tiered ERP (ERP phân tầng) 

Hệ thống ERP phân tầng sẽ cung cấp số lượng tính năng và khả năng tùy biến mở rộng khác nhau, tùy theo nhu cầu hoặc quy mô của doanh nghiệp. 

Ưu điểm của ERP phân tầng là việc cho phép các công ty chọn phương án phù hợp nhất với mong muốn và ngân sách hiện tại. Trong trường hợp muốn nâng cấp hoặc điều chỉnh, họ chỉ cần đề xuất lại với công ty chủ quản phát hành ứng dụng ERP – chẳng hạn: Bổ sung các module mới, hoặc tái thiết kế lại giao diện/tính năng nhất định. 

6 module ERP phổ biến trong doanh nghiệp 

Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management) 

Thông qua hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể quản lý mọi đơn bán hàng từ thời điểm đặt đơn đến khi giao hàng, theo dõi được mọi gián đoạn hoặc rủi ro mà không ảnh hưởng đến lòng tin của khách hàng. 

Quản lý kho hàng (Inventory Management) 

Chức năng này theo dõi tất cả thông tin về lượng hàng tồn kho và dự trữ thực tế của doanh nghiệp, giúp tự động hóa các giao dịch kho hàng, theo dõi và dự báo bán hàng chính xác, nhanh chóng tạo đơn đặt hàng mua mới.

Quản lý tài chính (Financial Management) 

Module ERP này sẽ thu thập số liệu, quản lý doanh thu và theo dõi cách vận hành ngân sách, từ đó tổng hợp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp. 

Quản lý sản xuất (Production Management) 

Đây là một trong những tính năng trực thuộc hệ thống ERP được chú ý nhiều nhất. Module quản lý sản xuất sẽ lập kế hoạch và kiểm soát mọi khía cạnh của quy trình sản xuất, từ lưu trữ danh sách lô hàng đến phân tích hiệu quả dây chuyền. Khi kết hợp cùng tính năng hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP), doanh nghiệp đạt hiệu quả tối ưu về kế hoạch phân bổ tài nguyên cung-cầu. 

Báo cáo và phân tích (Reporting & Analytics) 

Các công cụ phân tích mạnh mẽ trong ERP cho phép giám sát chỉ số đo lường hiệu suất chính (KPI), xác định tiềm năng phát triển, hỗ trợ ra quyết định nhanh hơn dựa trên dữ liệu vận hành doanh nghiệp. 

Kiểm soát chất lượng (Quality Control) 

ERP có thể giúp tự động hóa tác vụ kiểm tra sản phẩm, phát hiện lỗi sai lệch so với tiêu chuẩn nội bộ được ban hành, giúp đảm bảo chất lượng luôn đáp ứng nhu cầu khách hàng, duy trì doanh thu và danh tiếng thương hiệu.  

Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp 

Tăng năng suất & độ chính xác 

Việc tích hợp và tự động hóa các quy trình kinh doanh loại bỏ sự trùng lặp, từ đó cải tiến năng suất. Ngoài ra, các phòng ban được liên kết quy trình sẽ giúp luồng công việc được đồng bộ hóa, đạt kết quả nhanh và chính xác hơn khi tra cứu hoặc truy xuất thông tin. 

Cải thiện khả năng báo cáo dữ liệu 

Nhiều doanh nghiệp và lĩnh vực phụ thuộc nhiều vào thu thập dữ liệu để nghiên cứu và phát triển hoạt động kinh doanh, và họ chắc chắn ưu tiên thực hiện điều đó trên một nền tảng đồng bộ như ERP. 

Khi đã vào quỹ đạo, việc báo cáo dữ liệu sẽ được tối ưu toàn diện và xuyên suốt, tổng hợp kết quả chính xác và đầy đủ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, cân đối ngân sách, dự báo và truyền đạt thông tin hiệu quả cho các cấp lãnh đạo hoặc cổ đông. 

Tăng hiệu quả kinh doanh 

ERP cho phép nhanh chóng truy cập thông tin cần thiết để phục vụ khách hàng, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh. Điều này góp phần cải thiện trải nghiệm và sự hài lòng của cả khách hàng và nhân viên, tăng tốc độ phản hồi và tỷ lệ truyền đạt thông tin chính xác, hiệu quả, đồng thời giảm chi phí phát sinh không cần thiết. 

Thúc đẩy hợp tác nội bộ 

Nhờ khả năng đồng bộ dữ liệu và luồng công việc qua ERP, các phòng ban khác nhau sẽ có nhiều cơ hội hợp tác và chia sẻ kiến thức. 

Việc đơn giản hóa quy trình liên kết đa bộ phận trong doanh nghiệp cũng giúp cải thiện năng suất và sự hài lòng của nhân viên. Họ sẽ nhận thức rõ hơn tính chất nhiệm vụ của từng nhân sự, cũng như cách mỗi bộ phận đóng góp vào sứ mệnh và tầm nhìn của công ty. Hơn nữa, các tác vụ thủ công nhỏ lẻ cũng được loại bỏ, cho phép phân bổ thời gian và nguồn lực vào công việc quan trọng và có giá trị hơn. 

Nhược điểm của hệ thống ERP 

Sự thật là ERP không phải công cụ thần kỳ để khắc phục 100% mọi vấn đề trong doanh nghiệp. Thậm chí, với một số ngành đặc thù, ERP chưa chắc đã là lựa chọn công nghệ tương thích cho cơ cấu tổ chức và quản lý của doanh nghiệp. 

Trong nhiều trường hợp, lý do khiến ERP không được tận dụng hiệu quả còn đến từ việc công ty khó làm quen với công nghệ mới, hoặc loại bỏ quy trình/phương pháp cũ. Do vậy, để đảm bảo viễn cảnh tiêu cực này không xảy ra, các doanh nghiệp cần đánh giá kỹ rủi ro và khả năng chuyển đổi tích hợp công nghệ mới vào quy trình sẵn có của mình. 

Đọc thêm: 6 lý do chuyển đổi số thường thất bại ở quy mô doanh nghiệp 

9 yếu tố giúp lựa chọn ERP phù hợp cho doanh nghiệp 

Khả năng phát triển mở rộng 

Đảm bảo hệ thống ERP có thể được nhân rộng quy mô một cách tương thích với xu hướng phát triển của doanh nghiệp. Hệ thống cần đáp ứng được dữ liệu kinh doanh và khách hàng ngày một gia tăng mà không gây ra gián đoạn đáng kể hoặc các vấn đề gây cản trở hiệu suất. 

Khả năng tùy chỉnh 

Đánh giá khả năng cho phép tùy chỉnh của hệ thống ERP để phần nào kiểm soát được cơ cấu tính năng phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Chẳng hạn, việc tự chỉnh sửa giao diện quản lý luồng công việc, trường dữ liệu, biểu mẫu và báo cáo từ hệ thống sẽ trở nên tiện lợi hơn trong việc hỗ trợ đội ngũ nhân sự thích nghi với công nghệ mới.

Khả năng tích hợp 

Xem xét mức độ tương thích của hệ thống ERP khi tích hợp cùng các ứng dụng/phần mềm vốn đang sử dụng trong doanh nghiệp. Ví dụ: CRM, nền tảng thương mại điện tử, hệ thống tính lương và các công cụ phân tích kinh doanh khác.  

Giao diện trực quan 

Một giao diện trực quan, dễ làm quen và thân thiện với người dùng sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức trong giai đoạn mới cài đặt và đưa ERP vào sử dụng. Thái độ nhiệt tình và tinh thần hợp tác của nhân viên là cực kỳ quan trọng đối với quyết định cập nhật công nghệ mới vào quy trình. 

Khả năng truy cập di động 

Nếu khả thi, hãy ưu tiên ứng dụng ERP cho phép truy cập sử dụng trên thiết bị di động. Có thể giao diện sử dụng di động sẽ không bao hàm hết toàn bộ tình năng, nhưng các tác vụ quan trọng về phân quyền, tra cứu thông tin để đưa ra quyết định vẫn được thực hiện trơn tru, linh hoạt mà không cần đem theo máy tính. 

Mức độ bảo mật 

Chỉ tính năng chuyên môn tốt thôi chưa đủ, ERP phải đáp ứng được các nhu cầu về bảo mật dữ liệu, bởi thông tin kinh doanh là cực kỳ nhạy cảm đối với mọi tổ chức. Hãy tập trung vào hệ thống ERP sở hữu chứng chỉ uy tín về biện pháp bảo mật mạnh mẽ, khả năng mã hóa, kiểm soát quyền truy cập, nhật ký kiểm tra. 

Khả năng phân tích dữ liệu 

Không đơn thuần là thu thập và xử lý, hiệu quả phân tích dữ liệu của một hệ thống ERP còn liên quan tới công cụ hỗ trợ báo cáo, giao diện dashboard, và các tính năng nâng cao như cập nhật thời gian thực. Tất cả cần được tính toán để phù hợp với chuyên môn và quy trình hiện có, giảm sự cố gây trì hoãn công việc. 

Khả năng hỗ trợ & bảo trì 

Dịch vụ chăm sóc khách hàng từ công ty cung cấp giải pháp ERP cũng là yếu tố không nên bỏ qua. Không phải doanh nghiệp nào cũng đủ nguồn lực và trình độ để tự xử lý trục trặc kỹ thuật hoặc các lỗi phần mềm phát sinh bất ngờ. 

Tổng chi phí theo chu kỳ sở hữu 

Đừng hiểu lầm rằng chỉ cần bỏ ra một khoản tiền đầu tư ban đầu để sở hữu, cài đặt và tích hợp hệ thống là xong. Toàn bộ chi phí vận hành hệ thống ERP trong suốt vòng đời sử dụng còn gồm phí bảo trì, phí đào tạo nhân sự, và các loại chi phí tiềm ẩn khác như nâng cấp module, mở rộng quy mô tích hợp… 

Xu hướng tương lai dành cho ERP 

Nhờ ảnh hưởng của làn sóng chuyển đổi số, các ứng dụng ERP ngày nay đang dần trở nên tân tiến hơn bao giờ hết. Sự ra mắt của trí tuệ nhân tạo, machine learning, công nghệ quy trình tự động hóa, IoT càng khiến tác động này trở nên rõ rệt. 

Dựa trên nhiều dữ liệu tổng hợp, sau đây là 3 xu hướng được đánh giá khả quan nhất cho tương lại phát triển ERP. 

Ưu tiên vận hành trên nền tảng đám mây 

Ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận ra ưu điểm của hệ thống ERP điện toán đám mây, đặc biệt là khả năng truy cập mọi lúc mọi nơi, tiết kiệm chi phí cho vận hành phần cứng và bảo trì kỹ thuật. 

Theo báo cáo từ Panorama Research vào năm 2020, có tới hơn 63% số doanh nghiệp được hỏi đã chọn phương án ERP đám mây thay vì lắp đặt và vận hành trên hệ thống nội bộ. 

Chú trọng tính linh hoạt và chuyên sâu 

Thay vì tiếp tục tạo ra thêm chức năng đa dạng cho ngành hàng/bộ phận, xu hướng tiếp theo sẽ tập trung vào chiều sâu chuyên môn và tính linh hoạt của từng module ERP. 

Đây là phương án nhận được nhiều sự hưởng ứng hơn cả, vừa giúp tối ưu hiệu quả tính năng, vừa giảm thiểu số lượng vấn đề phát sinh khi tích hợp hoặc thiết kế quy trình đa phòng ban. 

Tăng cường cá nhân hóa người dùng 

Không chỉ khách hàng mà chính nhân sự của doanh nghiệp cũng có sở thích, thói quen và hành vi riêng khi xử lý công việc. Một hệ thống ERP có khả năng tùy biến giao diện, bảng điều khiển, cửa sổ tương tác, trình tra cứu tích hợp AI… là viễn cảnh hoàn toàn khả thi.