Downtime trong sản xuất là gì? 4 biện pháp giảm downtime hiệu quả

Downtime là “thời gian chết” trong sản xuất, hay có thể hiểu là thời gian tạm dừng hoặc ngưng trệ. Đây là tình trạng hệ thống sản xuất không có khả năng tiếp tục hoạt động, làm gián đoạn toàn bộ quy trình. 

Trong phạm vi nhà máy công nghiệp, downtime có thể xảy ra ở mọi giai đoạn thuộc quy trình sản xuất, từ khâu xử lý nguyên liệu tới hoàn thiện thành phẩm. Trạng thái downtime bắt nguồn không chỉ từ yếu tố hư hỏng hoặc sự cố, mà còn cả trường hợp chủ động ngừng quy trình do bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa linh kiện, tuyển dụng nhân sự… 

Trong môi trường sản xuất cường độ cao, thời gian là một tài nguyên cần cân nhắc kỹ lưỡng, thậm chí đáng giá hơn cả tiền bạc. Bất kỳ tình huống gây gián đoạn nào trong quá trình sản xuất đều có thể dẫn đến tổn thất đáng kể. Do vậy, khả năng quản lý và kiểm soát thời gian ngưng trệ đóng vai trò cực kỳ lớn trong việc tối ưu hóa hiệu suất tổng thể cho doanh nghiệp.

Phân loại 2 hình thức downtime 

Downtime dự trù theo kế hoạch (planned downtime) 

Thời lượng downtime theo kế hoạch thường được xác định và tính toán từ trước, chủ yếu dành cho mục đích bảo trì bảo dưỡng, chuyển đổi sản phẩm, nâng cấp hệ thống. 

Downtime phát sinh ngoài kế hoạch (unplanned downtime)

Downtime ngoài kế hoạch là thời gian gián đoạn bất ngờ, không thể dự đoán trước. 

Một số nguyên nhân hàng đầu gây ra downtime ngoài kế hoạch bao gồm: 

• Lỗi máy móc: Thiết bị quá cũ, hư hỏng, không được bảo trì và kiểm tra thường xuyên để phát hiện vấn đề, buộc phải triển khai nguồn lực để sửa chữa khắc phục. 
• Thiếu nguyên vật liệu: Không đủ tài nguyên sản xuất để tiếp tục quy trình, khiến hệ thống và dây chuyền bị gián đoạn, phải chờ cung cấp đủ nguyên vật liệu trước khi tiếp tục. 
• Các yếu tố khách quan: Những nguyên nhân như cắt điện, thiên tai, gián đoạn chuỗi cung ứng, lỗ hổng an ninh mạng… cũng có thể dẫn đến thời gian chết không có kế hoạch. 
• Giao tiếp thiếu hiệu quả: Việc truyền đạt thông tin bị khuyết thiếu về thay đổi lịch trình, cập nhật trạng thái thiết bị hoặc các quy trình an toàn mới có thể gây ra nhầm lẫn về thời gian và kế hoạch sản xuất.  

Vì sao downtime dự trù theo kế hoạch lại có lợi?  

Mặc dù loại downtime nào cũng đồng nghĩa với việc quy trình sản xuất bị tạm dừng và không liên tục tạo ra giá trị, tuy nhiên, hình thức downtime theo kế hoạch (planned downtime) thường đi kèm với những lợi ích nhất định, vì những khoảng thời gian dừng này được tính toán và lên kế hoạch từ trước, hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát. 

Kéo dài tuổi thọ máy móc 

Thời gian dừng hoạt động dành cho mục đích bảo dưỡng máy móc thường xuyên và đúng cách sẽ giúp các linh kiện và phụ tùng vận hành ổn định và hiệu quả hơn trong thời gian dài. Từ đó, doanh nghiệp sẽ giảm được thêm chi phí thay thế và sửa chữa, bảo vệ tiềm năng doanh số sản xuất.  

Duy trì hiệu quả sản xuất 

Thời gian dừng máy có mục đích thường sẽ dành cho các hoạt động kiểm tra, thống kê hiệu suất để phát hiện dấu hiệu rủi ro, đồng thời rút ra phương án gia cố chất lượng, đảm bảo máy móc luôn ở trạng thái tốt nhất để duy trì năng suất và chất lượng sản phẩm ổn định.  

Ngăn ngừa thời gian chết phát sinh  

Việc lên kế hoạch diễn ra downtime giúp doanh nghiệp luôn ở thế chủ động, tính toán trước các phương án dự phòng để phân phối nguồn lực và nhân công trong thời gian dừng máy. Nhờ vậy, hoạt động tổ chức tổng thể vẫn đem lại giá trị theo cách khác, không khiến hao hụt kinh phí một cách vô ích. 

Hậu quả của downtime phát sinh ngoài kế hoạch 

Khác với downtime dự trù theo kế hoạch, bất kỳ khoảng thời gian downtime phát sinh không trong dự tính đều đem đến những thiệt hại và rủi ro nhất định cho hiệu quả vận hành doanh nghiệp. 

Ảnh hưởng kỳ vọng của khách hàng 

Việc ngừng hoạt động sản xuất không đơn thuần gây ra chậm trễ trong giao hàng, mà còn là đòn giáng mạnh vào trải nghiệm khách hàng. Khi đơn hàng bị trì hoãn chưa nói đến rủi ro chất lượng sản phẩm không đảm bảo, khách hàng sẽ mất niềm tin vào khả năng đáp ứng của doanh nghiệp, gây khó khăn trong việc duy trì lượng khách hàng cũ cũng như thu hút khách hàng mới, ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh thương hiệu trên thị trường. 

Tổn thất doanh số 

Mỗi phút ngừng hoạt động đồng nghĩa doanh nghiệp đang bỏ lỡ cơ hội kinh doanh quý giá. Đơn hàng bị hủy, hợp đồng bị trì hoãn sẽ trực tiếp tác động đến doanh thu và lợi nhuận. Bên cạnh đó, chi phí phát sinh từ việc sửa chữa, bảo trì thiết bị, cũng như các loại phí gián tiếp khác như lương nhân viên, quản lý sẽ làm tăng gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp. 

Rủi ro về an toàn sức khỏe 

Ngừng hoạt động đột ngột thường đi kèm với các hoạt động sửa chữa, bảo trì gấp rút. Trong điều kiện làm việc căng thẳng và thiếu an toàn, nguy cơ xảy ra tai nạn lao động là rất cao. Các sự cố như điện giật, bỏng, chấn thương có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho người lao động, ảnh hưởng đến sức khỏe và tinh thần của họ. 

Ngoài ra, tai nạn lao động cũng có thể gây thiệt hại về tài sản, làm gián đoạn quá trình sản xuất và ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp. 

Giảm hiệu quả hoạt động 

Việc phải khởi động lại dây chuyền sản xuất sau khi khắc phục sự cố sẽ tiêu tốn nhiều thời gian và công sức, làm giảm năng suất lao động. Bên cạnh đó, ngừng hoạt động đột ngột cũng làm gián đoạn quy trình làm việc của các bộ phận khác trong doanh nghiệp, gây ra hỗn loạn và khó khăn trong việc phối hợp. 

4 biện pháp giảm downtime phát sinh ngoài ý muốn  

Hướng dẫn bài bản 

Chương trình hướng dẫn và đào tạo nội bộ không chỉ cung cấp cho nhân viên kiến thức và kỹ năng cần thiết để vận hành máy móc, thiết bị một cách an toàn, mà còn giúp họ nắm vững các quy trình làm việc chuẩn. Việc thiết lập văn hóa học hỏi và phát triển liên tục cũng khuyến khích nhân viên chủ động tìm ra các giải pháp để cải thiện quy trình làm việc. 

Cải tiến quy trình 

Kiểm tra quy trình sản xuất thường xuyên là hoạt động thiết yếu để phát hiện và khắc phục các nguy cơ tiềm ẩn. Áp dụng các công cụ và phương pháp phân tích quy trình khoa học như sơ đồ dòng chảy (Flowchart) hay phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis) sẽ giúp ta có cái nhìn sâu hơn về hệ thống sản xuất và đưa ra những quyết định cải tiến đúng đắn, giảm thời gian dừng ngoài ý muốn. 

Đồng bộ lịch bảo trì 

Bằng cách đồng bộ hóa lịch trình bảo trì giữa các thiết bị khác nhau, doanh nghiệp có thể giảm số lượng thiết bị phải dừng hoạt động cùng lúc. Ngoài ra, việc áp dụng các công nghệ tiên tiến như bảo trì dự đoán (predictive maintenance) giúp chúng ta xác định chính xác thời điểm cần bảo trì thiết bị, tránh được những sự cố bất ngờ và kéo dài thời gian ngừng hoạt động. 

Tự động hóa kế hoạch bảo trì 

Công tác quản lý kế hoạch bảo trì nếu được tích hợp vào hệ thống phần mềm tự động như CMMS sẽ hỗ trợ rất nhiều về cả thời gian, chi phí và công sức. Không chỉ thống kê dữ liệu lâu dài và nhanh chóng, hệ thống còn có thể giúp chủ động thực thi các lệnh điều khiển và phân phối quyền hạn cho nhân sự liên quan, thông báo trạng thái và nhắc nhở lịch kiểm tra bảo trì kịp thời. 

Nâng cao tinh thần nhân viên 

Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, chia sẻ kinh nghiệm và tham gia vào quá trình cải tiến sẽ vừa khai thác được những sáng kiến độc đáo, vừa tạo ra môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người đều cảm thấy mình được tôn trọng và có đóng góp. 

Cách tính toán chi phí tổn thất vì downtime

Thiệt hại về giá trị sản xuất từ một lần downtime có thể tính ra chi phí tương đương theo 2 cách: 

• Tính theo tiềm năng doanh thu hao hụt 
• Tính theo thời gian bị lãng phí 

Công thức tính theo doanh thu hao hụt: Chi phí ngừng hoạt động = Lương trung bình giờ x (Thời gian downtime / Tổng thời gian lý thuyết) x Số lượng nhân viên bị ảnh hưởng 

Công thức tính theo thời gian lãng phí: Chi phí ngừng hoạt động = (Thời gian downtime / Tổng thời gian lý thuyết) x 100 

Tùy thuộc vào các biến số riêng lẻ, kết quả chi phí có thể dao động từ thấp tới cao. Lưu ý rằng các chi phí này chưa bao gồm những hạng mục bên ngoài không thể tính toán khác, bao gồm phí kiện tụng (do tai nạn lao động), phí sửa chữa cơ sở vật chất, thay thế thiết bị…