Bill of Materials – BOM là gì? 5 mẹo tối ưu hiệu quả sản xuất từ BOM
BOM (Bill of Materials – hóa đơn nguyên vật liệu) là bản thống kể đầy đủ các loại hình và số lượng tương ứng về nguyên liệu thô, bộ phận lắp ráp, linh kiện… để sản xuất sản phẩm. Nói cách khác, BOM là danh sách hoàn chỉnh thể hiện tất cả các thành phần thiết yếu giúp một sản phẩm được tạo ra thành công.
Ví dụ, nếu một doanh nghiệp sản xuất xe đạp muốn xuất xưởng 1000 chiếc xe, hóa đơn nguyên vật liệu BOM phải kê khai tất cả các bộ phận riêng lẻ cần thiết để tạo nên chiếc xe đạp hoàn chỉnh. Danh sách này sẽ bao gồm yên xe, khung xe, phanh, tay lái, bánh xe, lốp, xích, bàn đạp, bộ truyền động, cũng như số lượng của mỗi thành phần và chi phí tương ứng.
BOM cũng kèm theo thông tin về hướng dẫn thu mua và sử dụng nguyên vật liệu. Trong một số ngành công nghiệp sản xuất đặc thù, BOM có thể đóng vai trò như công thức sản xuất hoặc danh sách thành phần lắp ráp.
Cấu trúc của hóa đơn nguyên vật liệu BOM
Mọi thành phần thông tin cấu thành BOM phải thật rõ ràng và chi tiết, trình bày theo phân cấp hợp lý và dễ hiểu để nhân sự phụ trách có thể nhanh chóng theo dõi và thực thi dự án sản xuất một cách khoa học nhất.
Tùy từng dự án hoặc đơn hàng mà BOM sẽ được tinh chỉnh khác nhau, nhưng cấu trúc chính sẽ gần như cố định, bao gồm những thành phần thông tin cốt lõi như:
- Mã nguyên liệu: Số hiệu gán với từng thành phần bộ phận để dễ theo dõi tình trạng kho hàng.
- Tên nguyên liệu: Thông tin này ngoài mục đích gọi tên thì còn phục vụ check soát đối chiếu với mã nguyên liệu. Chẳng hạn, nếu nhân sự phụ trách nhận thấy mã nguyên liệu khớp với bộ phận “khung xe”, nhưng tên nguyên liệu lại là “khung xích”, họ sẽ phát hiện để báo cáo kịp thời.
- Đơn vị thống kê: Thể hiện số lượng nguyên liệu cần thiết theo từng hạng mục.
- Thành phẩm: Tên gọi chính thức của sản phẩm hoàn thiện sau khi lắp ráp và sản xuất (VD: “xe đạp”).
Vai trò & mục đích của BOM
Sắp xếp quản lý nguyên liệu
BOM giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các thành phần cần có để tạo nên sản phẩm. Định dạng danh sách phân cấp sẽ cung cấp một góc nhìn tổng quan và logic về cách tận dụng và sắp xếp nguyên liệu sao cho hợp lý.
Cân đối ngân sách
Ngoài thông tin định danh, BOM còn kèm theo thông tin về chi phí của mỗi hạng mục nguyên liệu. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể tham khảo giá, ước tính tổng chi phí sản xuất và lập kế hoạch dự trù ngân sách. Điều này giúp xác định mức giá bán hợp lý cho thành phẩm cuối cùng, đảm bảo lợi nhuận cho các hoạt động vận hành và duy trì sản xuất.
Lập kế hoạch sản xuất
Danh sách kê khai chi tiết giúp doanh nghiệp ước tính chính xác về loại hình và số lượng nguyên vật liệu sản xuất, từ đó quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả hơn. Thông tin này cũng hỗ trợ xem xét năng lực sản xuất, thời hạn giao hàng và khả năng tạo lập lịch trình sản xuất.
Quản lý hàng tồn kho
Một bản thống kê BOM chi tiết sẽ khiến mọi thứ trở nên dễ dàng hơn trong việc kiểm tra số lượng nguyên liệu trong kho sẵn sàng được sử dụng vào quy trình, giảm rủi ro gián đoạn sản xuất do thiếu nguồn cung.
Kiểm soát tiêu chuẩn chất lượng
Việc đáp ứng chất lượng đầu ra và tuân thủ quy định chung của ngành (nếu có) sẽ trở nên khá phức tạp nếu số lượng nguyên liệu tham gia sản xuất lên tới hàng nghìn hạng mục. Tuy nhiên, BOM sẽ là cánh tay phải hỗ trợ đắc lực cho tác vụ này, cho phép doanh nghiệp đảm bảo chất lượng ngay từ giai đoạn nhập kho đầu vào trước khi tiến hành sản xuất.
Thống nhất tư liệu
BOM có thể hoạt động như một tài liệu tham khảo trung gian cho toàn bộ nhân sự tham gia vào quá trình sản xuất, cho dù là đối tác bên ngoài hay nhân viên nội bộ, cho phép mọi người giao tiếp rõ ràng và thống nhất, giảm thiểu khả năng hiểu lầm hoặc sai sót khi truyền đạt thông tin.
Phân biệt các loại hóa đơn nguyên vật liệu BOM
Thông thường, BOM được phân thành 3 loại chính:
Hóa đơn nguyên vật liệu sản xuất – Manufacturing BOM (MBOM)
MBOM là danh sách đầy đủ các bộ phận lắp ráp cần thiết cho quy trình sản xuất hoàn chỉnh. Ngoài ra, MBOM cũng cung cấp thông tin về các bộ phận cần xử lý thô trước khi lắp ráp, và giải thích mối tương quan giữa các thành phần khác nhau trong cùng quy trình.
Thông tin trong MBOM được chia sẻ với tất cả các hệ thống kinh doanh tích hợp liên quan đến việc đặt hàng và xây dựng sản phẩm, bao gồm hệ thống hoạch địch tài nguyên doanh nghiệp (ERP), hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP), và cả hệ thống điều hành sản xuất (MES).
Hóa đơn nguyên vật liệu kỹ thuật – Engineering BOM (EBOM)
EBOM xác định các bộ phận lắp ráp được thiết kế bởi bộ phận kỹ thuật, thể hiện cấu trúc thành phần chức năng và bản vẽ kỹ thuật về sản phẩm. Các kỹ sư thường sử dụng công cụ thiết kế trên máy tính hoặc ứng dụng tự động để tạo ra bản vẽ. Việc tồn tại nhiều phiên bản EBOM là điều dễ thấy đối với một sản phẩm, bởi thiết kế thường được trải qua nhiều lần thống nhất và sửa đổi.
Hóa đơn nguyên vật liệu kinh doanh – Sales BOM (SBOM)
SBOM được tạo ra dành cho một đơn hàng chuẩn bị được lắp ráp hoàn chỉnh, và sẵn sàng tung ra thị trường hoặc vận chuyển tới khách hàng sau đó.
Cấu tạo SBOM thường chia thành 2 danh sách gắn với thông tin đơn hàng: Các sản phẩm đã hoàn thiện & các thành phần cần thiết để phát triển nên sản phẩm đó. Sau cùng, những mẫu sản phẩm này được thống kê và quản lý như một mặt hàng thương mại thay vì hàng tồn kho.
Ưu điểm & nhược điểm của hóa đơn nguyên vật liệu BOM
Một bản thống kê BOM được thiết kế chi tiết sẽ đem lại nhiều tác dụng to lớn tới cả quy trình vận hành chuỗi cung ứng, quản lý hàng tồn kho và lập kế hoạch sản xuất. Nếu thông tin trong BOM không đảm bảo độ chính xác, doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn trong quản lý nguyên liệu, dẫn đến vượt chi phí hoặc chậm thời hạn sản xuất.
Ưu điểm:
- Tối ưu hóa quy trình sản xuất bằng cách cung cấp kế hoạch nguyên vật liệu chi tiết.
- Tạo điều kiện thuận lợi để quản lý kế hoạch nguyên vật liệu, đảm bảo tình trạng sẵn sàng cho điều kiện sản xuất.
- Nâng cao chất lượng quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, giảm lãng phí tài nguyên.
- Cải thiện khả năng giao tiếp đồng bộ giữa các bộ phận, từ kỹ thuật đến kinh doanh.
- Hỗ trợ duy trì cấu trúc sản phẩm nhất quán cho các mặt hàng có tính chất phức tạp.
- Cho phép ước tính chi phí và lập kế hoạch sản xuất chính xác hơn.
Nhược điểm:
- Phức tạp và khó quản lý nếu không có hệ thống phần mềm phù hợp.
- BOM thiếu chính xác có thể dẫn đến chậm trễ sản xuất và thiếu nguyên vật liệu.
- Yêu cầu cập nhật liên tục để phản ánh các thay đổi về quyết định của bộ phận kỹ thuật hoặc các vấn đề về chuỗi cung ứng.
- Rủi ro tắc nghẽn quy trình nếu BOM không được tích hợp tốt với hệ thống quản lý nguyên vật liệu.
Cách tạo lập hóa đơn nguyên vật liệu BOM
Tạo BOM tự động
Đây là cách hiệu quả và chính xác nhất để tạo lập hóa đơn nguyên vật liệu cho doanh nghiệp. Phần mềm BOM tối giản hóa việc xác định và phân cấp thông tin vật liệu, thành phần, số lượng cần thiết cho sản xuất, dữ liệu nguồn cung ứng và chi phí dự kiến.
Tạo BOM thủ công
Cách thức tạo BOM thủ công có thể được thực hiện trên giấy tờ hoặc phần mềm như Excel, chỉ có điều tất cả thông tin nhập liệu đều được đảm nhiệm bởi con người, không có tính chất tự động hóa hỗ trợ.
Dưới đây là một mẫu file Excel hóa đơn nguyên vật liệu BOM đã được tạo sẵn bởi DxFAC. Quý độc giả có thể tham khảo, tải về và áp dụng cho doanh nghiệp:
5 mẹo giúp tối ưu hiệu quả sản xuất từ BOM
Điều chỉnh BOM phù hợp với nhu cầu dự án
Trước khi tạo BOM, hãy xác định sẵn các chi tiết quan trọng cần liệt kê, hoặc tính chất đặc thù của dự án và đơn hàng (nếu có), từ đó tùy chỉnh định dạng phân cấp dữ liệu để truyền đạt nội dung một cách khoa học, rành mạch nhất.
Tổng hợp thông tin hữu ích
Một BOM hoàn chỉnh không chỉ cần thỏa mãn mức độ thông tin đầy đủ, mà còn được chọn lọc để thể hiện thông tin hiệu quả, hướng đên trọng tâm hữu ích, không thừa không thiếu cho hoạt động sản xuất.
Check kỹ nội dung BOM
BOM đúng thì không sao, nhưng chỉ cần sai một chi tiết nhỏ thôi cũng đủ tạo ra hậu quả lớn khó lường. Vì vậy, luôn kiểm tra lại thông tin trong BOM để đảm bảo mọi thứ đều chính xác trước khi chuyển tiếp cho các ban bộ liên quan.
Kiểm soát quyền truy cập
Bất kể BOM ở định dạng giấy tờ vật lý thủ công hay file số hóa, hãy giới hạn số người có quyền truy cập, đặc biệt là chỉnh sửa tài liệu. Điều này giúp hạn chế lỗi sai con người, hoặc dễ dàng truy xuất nguồn gốc lỗi sai nếu thật sự xảy ra sự cố.
Triển khai biện pháp tự động quản lý BOM
Cách hiệu quả nhất để tạo và quản lý BOM là thông qua phần mềm tự động – vừa tiết kiệm thời gian và nguyên liệu giấy tờ, vừa đảm bảo thông tin cập nhật nhanh và chính xác.