Phần mềm truy xuất nguồn gốc: Cơ chế kiểm soát Lô và Serial

5 điểm dữ liệu cần kiểm soát trong vòng đời Lot và Serial

1. Receiving: ghi nhận đúng lô nguyên liệu đầu vào

Khi nguyên liệu được nhập kho, hệ thống cần phân biệt ít nhất:

• mã vật tư;
• nhà cung cấp;
• supplier lot;
• internal lot nếu doanh nghiệp cấp lại mã;
• ngày nhận;
• hạn sử dụng nếu có;
• trạng thái QC.

Điểm dễ xảy ra lỗi là doanh nghiệp quản lý tồn kho theo SKU nhưng bỏ supplier lot.

Khi đó hệ thống biết còn 2.000 kg nguyên liệu A trong kho, nhưng không biết 2.000 kg đó thuộc lô nào của nhà cung cấp.

Traceability bị mất ngay từ điểm đầu tiên.

2. Production: ghi lại quan hệ consumption và output

Khi sản xuất bắt đầu, phần mềm phải biết lô nguyên liệu nào thực tế đã được sử dụng cho Work Order.

Ví dụ:

LOT-RM-101 + LOT-RM-102
→ WO-260812-05
→ LOT-FG-260812-A

Nếu LOT-RM-101 sau đó bị nhà cung cấp thông báo lỗi, hệ thống có thể truy xuôi để tìm LOT-FG-260812-A và các lô khác đã tiêu thụ cùng nguyên liệu.

Đây là Forward Traceability.

Ở chiều ngược lại, nếu khách hàng báo lỗi LOT-FG-260812-A, doanh nghiệp cần truy về LOT-RM-101 và LOT-RM-102.

Đây là Backward Traceability.

3. Quality Control: chất lượng phải gắn với đúng đối tượng

Một kết quả kiểm tra không nên chỉ lưu dưới dạng “QC ngày 12/8 đạt”.

Hệ thống cần biết kết quả đó áp dụng cho Lot hoặc Serial nào.

Một mô hình dữ liệu tốt có thể liên kết:

Lot → Inspection → Specification → Result → Status.

Khi kiểm tra không đạt, trạng thái Hold hoặc Reject phải được áp dụng vào chính đối tượng đó, thay vì phụ thuộc vào việc nhân viên nhớ không xuất hàng.

4. Warehouse: mọi chuyển động phải giữ nguyên identity

Sau sản xuất, lot và serial tiếp tục di chuyển qua staging, kho thành phẩm, repack, palletization và shipping.

Nếu WMS chỉ ghi nhận SKU và quantity, genealogy có thể bị đứt tại kho.

Ví dụ, pallet P-009 chứa:

LOT-A: 300 sản phẩm
LOT-B: 200 sản phẩm

Nếu pallet được tách thành hai pallet mới, hệ thống phải ghi quan hệ split và lượng tương ứng.

5. Shipping: liên kết thành phẩm với khách hàng

Bước cuối là liên kết Lot hoặc Serial với shipment và khách hàng.

Nếu thiếu quan hệ này, doanh nghiệp có thể xác định lô lỗi nhưng vẫn phải kiểm tra chứng từ thủ công để biết lô đó đã được giao cho ai.