Reorder Point là gì trong quản lý tồn kho? (giải thích + ví dụ)
Reorder Point (ROP) là điểm tái đặt hàng, đại diện cho mức dự trữ tồn kho tối thiểu của một sản phẩm/hàng hóa. Khi số lượng tồn kho của sản phẩm này đạt giới hạn trên, doanh nghiệp cần đặt mua thêm lô hàng mới tương ứng để tránh tình trạng hết hàng.
Nói cách khác, Reorder Point phản ánh ngưỡng an toàn về số lượng mặt hàng lưu kho và thời điểm cần tái nhập hàng, nhằm mục đích duy trì hoạt động sản xuất và tiếp nhận đơn đặt hàng mới.
Thông thường, doanh nghiệp có thể tính toán điểm tái đặt hàng bằng giấy bút thủ công hoặc sử dụng bảng tính Excel. Tuy nhiên, các phần mềm hệ thống quản lý kho hiện đại đã được tích hợp chức năng đa dạng để xác định và quản lý Reorder Point, thậm chí tự động thực thi hành động bổ sung hàng tồn kho.
Công thức tính Reorder Point
Reorder Point được tính riêng cho từng mặt hàng. Cách tính Reorder Point sẽ phụ thuộc vào 3 đại lượng – vốn đều là những biến số, dễ thay đổi theo điều kiện vận hành chuỗi cung ứng, bối cảnh thị trường, và đặc trưng của đối tác:
- Lead time
- Mức độ nhu cầu thị trường
- Lượng tồn kho dự phòng
Công thức tính điểm tái đặt hàng Reorder Point như sau:
Reorder Point = (lead time x mức độ nhu cầu thị trường) + lượng tồn kho dự phòng
Để hiểu chi tiết về cách tính trên, hãy cùng đi vào giải thích cho từng đại lượng, kèm theo ví dụ minh họa.
Lead time
Khái niệm lead time thường tính bằng ngày, biểu thị tổng thời gian để hoàn thành mọi công đoạn từ khi xác nhận đơn hàng cho tới khi vận chuyển thành công sản phẩm. Ở đây, lead time sẽ được tính cho sản phẩm/hàng hóa/nguyên liệu mà doanh nghiệp cần tái đặt hàng.
Thông thường, doanh nghiệp sẽ xác định lead time bằng phương pháp ghi nhận và theo dõi thủ công theo từng đơn đặt hàng. Trong một số trường hợp, giá trị lead time nên được cộng thêm một vài ngày “dự phòng” để dễ đối phó với những biến động khó lường trước.
ĐỌC THÊM: Lead time là gì? 5 loại hình lead time & lợi ích trong sản xuất
Mức độ nhu cầu thị trường
Mức độ nhu cầu (demand rate) hay sức mua trên thị trường có thể hiểu tương ứng với chính tốc độ sản xuất và phân phối hàng hóa của doanh nghiệp. Con số này thường được biểu thị qua mức tiêu thụ hàng hóa theo ngày, hoặc doanh số trung bình của mặt hàng theo ngày.
Giá trị nhu cầu thị trường hoặc tốc độ kinh doanh sản xuất cũng cần được tính toán chính xác nhất có thể, từ đó mới đảm bảo kết quả Reorder Point là con số đáng tin cậy, áp dụng chuẩn xác cho tình hình thực tế. Những phần mềm hệ thống quản lý sản xuất có thể đơn giản hóa tác vụ trên, nhờ khả năng tự động thu thập và báo cáo dữ liệu sản xuất/bán hàng.
Lượng tồn kho dự phòng
Lượng tồn kho dự phòng (safety stock) là một nhóm số lượng sản phẩm tồn kho riêng, được dự trữ để sử dụng cho các trường hợp khẩn cấp, nhằm đối phó với tình trạng thiếu hoặc hết hàng có thể xảy ra do sự thay đổi đột ngột của nguồn cung hoặc nhu cầu.
Không phải doanh nghiệp nào cũng chuẩn bị một lượng tồn kho dự phòng. Khi đó, công thức tính điểm tái đặt hàng Reorder Point sẽ không bao gồm yếu tố này.
Ví dụ tính toán Reorder Point
Giả sử một công ty cần sử dụng 100 đơn vị nguyên vật liệu mỗi ngày để sản xuất hàng hóa. Lead time trung bình để nhận nguyên liệu này là 3 ngày. Hiện tại, công ty cũng đang có sẵn 400 đơn vị nguyên liệu tồn kho dự phòng.
Điểm tái đặt hàng của công ty là:
Reorder Point = (100 x 3) + 400 = 700
Như vậy, khi tổng số lượng nguyên vật liệu tồn kho gần chạm ngưỡng 700, doanh nghiệp trên sẽ cần chú ý để tiếp tục nhập thêm hàng bổ sung, đảm bảo hoạt động sản xuất không chịu rủi ro gián đoạn.
Phân biệt Reorder Point và Economic Order Quantity (EOQ)
Đôi khi, điểm tái đặt hàng Reorder Point và số lượng đặt hàng kinh tế EOQ được sử dụng thay thế cho nhau. Tuy chúng có chung một số tầng ý nghĩa, nhưng hàm ý khái niệm bao quát và bối cảnh áp dụng lại hoàn toàn khác nhau.
- Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ): Đại diện cho kích thước đơn hàng tối ưu khi nhập mua thêm sản phẩm/nguyên liệu, nhằm giảm thiểu tổng chi phí vận hành tồn kho.
- Điểm tái đặt hàng (Reorder Point): Đóng vai trò làm mốc “báo động” thời điểm doanh nghiệp cần nhập thêm hàng.
Do đó, sự khác biệt chính giữa 2 khái niệm trên xuất phát từ mục đích sử dụng. Reorder Point tập trung xác định khi nào cần đặt mua thêm để tránh hết hàng và duy trì tiến độ sản xuất. Mặt khác, EOQ sẽ xác định số lượng cần đặt hàng đạt bao nhiêu đơn vị để tối ưu chi phí mà vẫn đáp ứng đủ nhu cầu từ khách.
Lợi ích nhờ áp dụng tính toán Reorder Point
Tiết kiệm chi phí
Reorder Point được xác định hợp lý và áp dụng vào quy trình sản xuất sẽ giúp giữ mức tồn kho ổn định và hạn chế rủi ro thiếu hàng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tận dụng số liệu để kiểm soát khả năng nhập hàng tồn kho quá mức cần thiết – gây bất lợi ở nhiều khía cạnh, đặc biệt là chi phí vận hành lưu kho.
Tối ưu thời gian
Khi tính toán hiệu quả điểm tái đặt hàng, quy trình quản lý và bổ sung hàng tồn kho có thể được tự động hóa. Từ đó, đội ngũ nhân công sẽ được giảm bớt áp lực từ những công việc theo dõi thủ công, tránh lãng phí thời gian cho tác vụ nhỏ lẻ, để dành tập trung vào nhiệm vụ có giá trị hơn.
Quản lý hàng hóa chuẩn xác
Việc nhập hàng sẽ không bao giờ trở nên hiệu quả nếu chỉ dựa vào quyết định ngẫu hứng, thiếu cơ sở vận hành theo số liệu thực tế. Khi điểm tái đặt hàng được tính toán kỹ, các yếu tố cấu thành nên công thức (gồm nhu cầu thị trường, tốc độ tiêu thụ nguyên liệu sản xuất) cũng trở nên chính xác hơn, có thể áp dụng cho các tình huống dự đoán khác.
Tăng cơ hội phát triển doanh số
Khi tiến độ sản xuất luôn được duy trì ổn định nhờ theo dõi điểm tái đặt hàng hiệu quả, danh tiếng thương hiệu trong mắt đối tác và khách hàng cũng gia tăng theo. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ trở nên đáng tin cậy hơn trên thị trường, sẵn sàng đảm nhận dự án quy mô lớn để phát triển quy mô doanh số.
Hạn chế & thách thức của Reorder Point
Phương pháp cứng nhắc
Công thức tính Reorder Point không mang tính chất dự báo tiên tiến hoặc bao hàm đủ những yếu tố linh hoạt khác của thị trường. Do vậy, doanh nghiệp cần liên tục cập nhật và kiểm tra lại kết quả tính Reorder Point, đánh giá tính áp dụng thực tế cho tình hình chuỗi cung ứng hoặc sức mua của khách hàng hiện tại.
Không phù hợp cho quy trình sản xuất phức tạp
Với những doanh nghiệp sở hữu nhiều phân đoạn sản xuất khác nhau, số liệu Reorder Point có thể không đủ hợp lý để áp dụng cho toàn thể bộ máy quy trình, nhất là dây chuyền sản xuất có cơ cấu phức tạp, cần xét tới nhiều yếu tố liên kết giữa các phòng ban và đối tác.
Khó áp dụng cho nhu cầu biến động
Reorder Point có thể trở thành một số liệu tin cậy để đánh giá lượng hàng tồn kho cho các mặt hàng có nhu cầu thị trường và lead time ổn định, chẳng hạn như sản xuất theo đơn đặt hàng (make-to-order) hoặc biến động nhu cầu dễ dự đoán theo mùa và giai đoạn cố định trong năm. Tuy nhiên, những hợp đồng thiết kế theo đơn đặt hàng (engineer-to-order) hoặc sản phẩm có tính chất biến động cao sẽ cần tìm một giải pháp tính toán khác.
5 phương pháp tối ưu hiệu quả khi áp dụng Reorder Point
Chọn lọc mã sản phẩm cần ưu tiên
Việc tính toán điểm tái đặt hàng cho tất cả mã sản phẩm (SKU) là cần thiết, nhưng lại tiêu tốn cực kỳ nhiều thời gian. Phương án hợp lý để bắt đầu là chọn ra những sản phẩm quan trọng nhất trong chiến lược kinh doanh của công ty để tính toán trước.
Ngoài ra, nhân sự phụ trách cần đánh giá tính chất nhu cầu thị trường có phù hợp để áp dụng Reorder Point hay không – cũng là một khía cạnh để lọc ra sản phẩm khả thi cần ưu tiên.
Cập nhật số liệu thường xuyên
Xu hướng thị trường và điều kiện từ các đối tác có thể thay đổi bất kỳ lúc nào, biến động vượt quá khả năng dự đoán chủ quan. Do đó, doanh nghiệp cần có chiến lược đánh giá điều chỉnh kết quả Reorder Point định kỳ.
Với những mặt hàng có lead time và nhu cầu thị trường phức tạp, Reorder Point không còn là công thức lý tưởng để áp dụng, cần được thay thế bằng cách thức khác.
Chuẩn bị phương án dự phòng hoặc thay thế
Kể cả khi Reorder Point được tính toán dựa trên những số liệu cực kỳ sát với thị trường, đôi khi thực tế có thể thay đổi bất ngờ do sự cố. Để loại trừ tình huống không kịp trở tay, các phòng ban quản lý kho nên tính dư thêm một vài đơn vị cho các đại lượng trong công thức Reorder Point, thừa còn hơn thiếu.
Sau cùng, vẫn cần nhấn mạnh rằng mô hình tính toán điểm tái đặt hàng cũng có hạn chế, không phải công thức tối ưu cho mọi trường hợp. Một số loại hình tính toán quản lý tồn kho khác như EOQ cũng là lựa chọn khả thi để thay thế Reorder Point.
Ứng dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho
Triển khai phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên dụng hoặc hệ thống MRP sẽ cung cấp nhiều chức năng hiện đại, gồm cả việc tự động kiểm soát và quản lý Reorder Point. Ngoài ra, nhiều loại hình dữ liệu khác cũng được thu thập, phục vụ phân tích nhiều biến số khác về điều kiện sản xuất tương ứng với nhu cầu thị trường.