OKR là gì? 4 bước xây dựng OKR hiệu quả (ví dụ từ Google)
OKR (Objectives & Key Results) là phương thức quản trị mục tiêu và kết quả then chốt nhằm đo lường và theo dõi tiến độ kết quả công việc. OKR có thể được áp dụng ở quy mô cá nhân, đội nhóm và tổ chức doanh nghiệp; xác định quy mô thời gian thực thi đa dạng (theo quý hoặc năm) tùy thuộc vào nhu cầu từng tổ chức.
Với xu hướng làm việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến, OKR đặc biệt hữu ích khi nuôi dưỡng môi trường công sở năng động, liên kết nhân viên với mục tiêu chung của công ty ngay cả khi nguồn nhân lực rải rác nhiều nơi.
Thành phần cấu tạo nên OKR
Đúng như cách gọi, OKR được tạo nên từ 2 thành phần: O (Objective – mục tiêu) và KR (Key Results – kết quả then chốt).
Mục tiêu (Objective)
Objective là những mục tiêu định tính và truyền cảm hứng, đi liền với quy mô thời hạn hoàn thành cụ thể như cuối năm, quý tiếp theo hoặc thậm chí tháng tiếp theo. Điểm mấu chốt của việc đặt mục tiêu là thúc đẩy cá nhân và doanh nghiệp đến giới hạn, từ đó tăng cao năng suất.
Kết quả then chốt (Key Results)
Kết quả then chốt là các số liệu định lượng, dùng đo lường tiến độ hoàn thành các mục tiêu, cũng đóng vai trò là cơ chế giải quyết trách nhiệm, đặc biệt đối với các mục tiêu dài hạn và dễ gặp rủi ro gián đoạn, chệch hướng.
Kết quả then chốt và mục tiêu phải luôn gắn liền chặt chẽ với nhau mới có thể tạo nên định hướng OKR chuẩn chỉnh, phù hợp cho hoạt động phát triển doanh nghiệp.
4 bước xây dựng OKR hiệu quả
Bước 1: Xác định mục tiêu chính (Objective)
Bắt đầu quy trình tạo dựng OKR bằng cách lựa chọn mục tiêu cốt lõi dành cho công việc. Loại hình mục tiêu nên được diễn giải súc tích, tốt nhất kèm theo ngôn ngữ truyền cảm hứng, giúp định hướng hành vi hướng tới kết quả tổng thể. Số lượng mục tiêu có thể là 1 hoặc nhiều hơn, tùy theo giới hạn quy mô và thời gian áp dụng OKR.
Trên hết, tránh đi sâu quá nhiều vào việc liệt kê hoạt động/nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu, vì đó là vai trò dành riêng cho phần Key Results.
Ví dụ mục tiêu: Trở thành thương hiệu Top 3 thị trường về giải pháp hệ thống theo dõi và quản lý quy trình sản xuất.
Bước 2: Xác định 3-5 kết quả then chốt (key results) cho mỗi mục tiêu
Những kết quả then chốt cần nói lên định lượng cụ thể, khái quát số liệu đo lường hiệu quả hoặc thời gian, đồng thời thể hiện mức độ liên quan về chuyên môn (dành cho cá nhân hoặc bộ phận nhất định) – tránh diễn giải chung chung, thiếu rành rọt.
Ví dụ:
- Kết quả then chốt 1: Tăng thị phần từ 15% lên 30% vào cuối năm.
- Kết quả then chốt 2: Phát hành 3 tính năng sản phẩm mới mỗi quý dựa trên phản hồi của người dùng.
- Kết quả then chốt 3: Tăng tỷ lệ chuyển đổi từ 5% lên 15% vào cuối quý 4.
Bước 3: Xem xét và tinh chỉnh OKR
Sau khi thiết lập xong khung sườn OKR, hãy xem xét và chỉnh sửa lần cuối để đảm bảo những mục tiêu đặt ra vừa đủ thách thức để nâng cao tinh thần phấn đấu, nhưng vẫn trong tầm kiểm soát mà không vượt quá sức.
Bước 4: Cập nhật OKR và theo dõi tiến độ
Khi đã bắt tay vào thực hiện công việc hướng tới OKR, một công cụ phần mềm hệ thống nhằm theo dõi số liệu là mảnh ghép cần thiết cuối cùng. Khi đó, tiến độ chuyên môn sẽ được giám sát chặt chẽ, đối chiếu với tình hình thị trường chung để sớm khắc phục khó khăn, hoặc cập nhật lại OKR nếu thực sự cần thiết.
Phân loại hình thức OKR khác nhau
OKR cam kết
OKR cam kết thường áp dụng cho doanh nghiệp, với mục tiêu cam kết chắc chắn sẽ đạt được – dù có thể đương đầu với những thách thức nhất định nhưng trên thực tế vẫn khả thi đối với nguồn tài nguyên và nhân lực của công ty.
OKR cá nhân
OKR cá nhân được thiết kế cho sự phát triển mục tiêu cá nhân, đôi khi không nhất thiết liên quan đến công việc mà có thể về đời sống thường ngày. Ví dụ: Dành nhiều thời gian cho gia đình hơn bằng cách về nhà trước 6 giờ tối và dùng bữa cùng mọi người,…
OKR chức năng
OKR chức năng được thiết lập riêng cho mục tiêu và nhu cầu của từng bộ phận và phòng ban chức năng cụ thể trong một tổ chức, phối hợp đóng góp vào mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.
Ưu điểm & lợi ích của OKR
- Xác định & giải quyết việc quan trọng nhất: Sử dụng OKR giúp các thành viên phụ trách liên quan biết được nhiệm vụ quan trọng nhất cần đạt, từ đó xác định các việc nên và không nên làm để hiện thực hóa mục tiêu đó, giúp giảm thiểu lãng phí thời gian và nguồn lực.
- Tối ưu hoá mức độ cam kết: Định hướng kết quả trực thuộc mô hình OKR giúp đo lường tiến độ thường xuyên và phát hiện các vấn đề sớm nhất có thể, nhằm hỗ trợ công việc diễn ra suôn sẻ nhất có thể theo kế hoạch.
- Khuyến khích phát triển năng lực: OKR kết hợp với tính chất phân công trách nhiệm và chỉ tiêu đánh giá minh bạch sẽ thúc đẩy động lực đóng góp và gia tăng tạo dựng giá trị từ nhân viên. Dân chủ hóa quyết định bằng cách đặt mục tiêu từ dưới lên và hai chiều, phương pháp OKR trao quyền cho nhân viên để tham gia toàn diện vào quy trình của doanh nghiệp.
Ví dụ thực tế: Cách Google thiết lập và phát huy OKR
Mục tiêu thúc đẩy động lực
Google biết cách sử dụng OKR để khuyến khích nhân viên phát triển bản thân ra khỏi vùng an toàn. Nếu OKR ở mức nhẹ nhàng và nhiều nhân viên đạt 100%, đó được đánh giá là mục tiêu chưa đủ lớn và thể hiện tham vọng. Do đó, tại Google, OKR thường được thiết lập với chỉ tiêu rất cao, trong đó hoàn thành 70% đã được coi là xuất sắc.
Chọn lọc giới hạn thời gian áp dụng
Google ưu tiên xây dựng OKR theo từng chu kỳ ngắn hạn từ 2-4 tháng, giúp kiểm soát và theo dõi kết quả chuyên sâu hơn, góp phần thực hiện từng bước vững chắc cho chiến lược lâu dài tổng thể.
Cơ cấu thông tin rõ ràng ở mọi cấp độ
Tất cả các vị trí và cấp độ nhân viên đều có mục tiêu phấn đấu riêng và công khai, làm rõ các vấn đề chiến lược của công ty cũng như giá trị tương xứng khi hoàn thành theo từng mức mục tiêu.
Hoàn thiện mục tiêu theo 2 chiều
Khi xây dựng OKR, Google không để các cấp quản lý quyết định toàn bộ mọi số liệu mục tiêu cần đạt cho nhân viên trực thuộc phòng ban. Ngược lại, họ cho phép công cuộc thống nhất mục tiêu được kết hợp hoàn thành từ cả 2 phía: Lãnh đạo đề xuất tầm nhìn để đồng bộ cùng các cấp chuyên môn bên dưới, trong khi mỗi phòng ban cũng có quyền tự phát triển khung mục tiêu. Việc này giúp tạo dựng lòng tin, sự đồng thuận và giảm thiểu các vấn đề xung đột quan điểm trong nội bộ tổ chức.