SKU là gì? Nguyên tắc định dạng SKU? Sự khác biệt giữa SKU & UPC

SKU (Stock Keeping Unit – mã sản phẩm lưu kho) là một đoạn mã ký tự có thể gồm cả số và chữ cái, được gán cho từng sản phẩm, giúp phân biệt và theo dõi tình trạng dự trữ tồn kho của nội bộ doanh nghiệp. Nếu một loại sản phẩm có nhiều phiên bản kích cỡ và màu sắc, mỗi phiên bản đó đều được gán mã SKU riêng biệt. 

Hầu hết các mã SKU đều có thể được quét bởi máy POS, và khi một đơn hàng được thanh toán thành công, hệ thống sẽ nhận diện để tự động loại trừ sản phẩm đó khỏi danh mục tồn kho. Từ đó, doanh nghiệp có thể giám sát và quản lý hiệu quả tình trạng kho hàng sẵn có để phục vụ hoạt động kinh doanh tiếp theo.

Bối cảnh áp dụng mã SKU  

Mã SKU được áp dụng trong rất nhiều bối cảnh, phổ biến nhất bao gồm: 

• Nhà kho 
• Cửa hàng bán lẻ 
• Catalog 
• Cửa hàng thương mại điện tử online 
• Cở sở hoàn thiện đơn hàng (fulfillment center) 

Quy luật thiết kế mã SKU cho sản phẩm 

Về lý thuyết, không có luật lệ nào bắt buộc SKU phải có định dạng nhất định ra sao, nên mỗi doanh nghiệp đều có thể tự tạo ra quy luật thiết kế mã SKU của riêng mình cho từng sản phẩm. 

Tuy nhiên, hầu hết đều tuân theo một vài nguyên tắc chung: 

• SKU cấu thành từ một đoạn ký tự, kết hợp cả số và chữ cái, có thể kèm theo dấu gạch ngắn “-”. 
• Các số và chữ cái thường ám mang ý nghĩa liên quan tới tính chất của sản phẩm (thiết kế, màu sắc, kích cỡ…). 

Ví dụ: ABC-12345-S-BL có thể là mã SKU liên hệ tới sản phẩm đến từ thương hiệu “ABC”, số hiệu “12345”, cỡ nhỏ “S” (Small), và màu xanh biển “BL” (Blue).

Nguyên tắc phổ biến về định dạng mã SKU 

• Mỗi SKU chỉ đại diện cho duy nhất một sản phẩm, phân biệt cụ thể cho từng phiên bản phát sinh về màu sắc, kích cỡ… 
• Không sử dụng ký tự đặc biệt hoặc dấu chấm câu, chỉ nên dùng chữ cái, số, đôi khi ngoại lệ là dấu gạch ngang ngắn.
• Độ dài SKU đạt tối đa 16 ký tự. Mặt khác, giới hạn từ 4-8 ký tự là hợp lý nhất cho mục đích tối giản hóa số liệu và quy trình liên quan. 
• Sắp xếp định dạng ký tự theo phân cấp hợp lý: Các ký tự đầu tiên nên thể hiện cấp phân loại tổng quan nhất (như tên thương hiệu, tên chiến dịch), rồi đi dần vào tiểu tiết (tính chất sản phẩm) ở các ký tự sau. 
• Tuân theo một định dạng chung cho toàn bộ SKU trong doanh nghiệp. 
• Cập nhật sửa đổi định dạng SKU nếu cần thiết (khi doanh nghiệp mở rộng ngành hàng hoặc quy mô sản phẩm).

2 phương pháp quản lý & phân tích SKU 

Quản lý SKU thủ công 

Nếu không sở hữu hệ thống phần mềm tự động thiết kế và quản lý SKU, doanh nghiệp cần thực hiện 3 bước sau để phục vụ quản lý SKU thủ công hiệu quả. 

a. Xác định tỷ lệ SKU  

• Liệt kê toàn bộ mã SKU hiện có lên bảng dữ liệu (phổ biến là Excel). 
• Liệt kê giá bán, chi phí sản xuất, và lợi nhuận gộp tương ứng với từng SKU. 
• Phân loại các mã SKU theo từng khoảng giới hạn lợi nhuận gộp (ví dụ: <$100, $100-$200,…), và đếm số lượng SKU tương ứng từng khoảng. 
• Tính tỷ lệ % số lượng SKU của từng khoảng lợi nhuận gộp so với tổng số lượng SKU nói chung. 

b. Xác định tỷ lệ doanh số 

• Vẫn dựa trên các khoảng lợi nhuận gộp đã thiết lập từ bước (a), thống kê tổng số lượng sản phẩm thuộc về từng khoảng đó mà đã được bán thành công. 
• Tính tỷ lệ % số lượng sản phẩm đã bán của từng khoảng lợi nhuận gộp so với tổng số lượng sản phẩm đã bán nói chung. 

c. Phân tích & tổng hợp 

• Đối chiếu dữ liệu 2 bước (a) và (b) của từng khoảng lợi nhuận gộp (có thể so sánh theo hình thức biểu đồ trực quan để tiện theo dõi). 
• Khoảng lợi nhuận gộp nào có tỷ lệ doanh số cao hơn nhiều tỷ lệ SKU sẽ là tập hợp của những sản phẩm có sức hút thị trường và tiềm năng lợi nhuận cao nhất. 
• Ngược lại, khoảng lợi nhuận gộp có tỷ lệ doanh số thấp hơn tỷ lệ SKU sẽ chứa những sản phẩm có sức bán kém, cần cân đối lại nguồn lực để tối ưu doanh thu. 

Quản lý SKU tự động 

Tất cả các quy trình thủ công trên có thể được thực hiện tự động nếu doanh nghiệp áp dụng phần mềm hệ thống quản lý SKU vào quy trình, kết hợp với hệ thống máy POS để tối ưu khả năng tự động hóa. 

Lợi ích trước mắt là giảm thiểu chi phí vận hành nhân lực thủ công, đồng thời tăng độ chính xác của dữ liệu, từ đó hỗ trợ cho các chiến dịch kích cầu doanh số, marketing trong tương lai.

Phân biệt SKU – UPC – Barcode 

Trong một số trường hợp, mã SKU và UPC (Universal Product Code – mã sản phẩm chung) có thể được dùng thay thế nhau và có vai trò tương tự nhau trong việc định danh sản phẩm. Tuy nhiên, ý nghĩa và ứng dụng cụ thể vẫn có đôi chút khác biệt. 

SKU	UPC
Có thể gồm cả số và chữ cái	Chỉ bao gồm số
Độ dài tùy ý, phổ biến từ 8-10 ký tự	12 ký tự cố định
Định dạng tùy ý mỗi doanh nghiệp	Định dạng đồng nhất, phát hành bởi GS1
Dữ liệu quét nhận diện nội bộ trong từng doanh nghiệp	Dữ liệu quét đồng bộ toàn cầu, chung cho mọi doanh nghiệp
Áp dụng cho cả sản phẩm vật lý và dịch vụ	Chỉ áp dụng cho sản phẩm vật lý

Còn lại, barcode (mã vạch) là định dạng trực quan đại diện cho mã UPC, được in kèm theo UPC trên mỗi sản phẩm, là cầu nối để máy quét nhận diện được mã UPC đó. Nếu thiếu barcode, hệ thống sẽ không đọc được mã UPC.

Lợi ích của SKU trong doanh nghiệp 

Tối ưu quy trình quản lý kho hàng 

SKU được đánh giá là phương án tích hợp lý tưởng nhất cho nhu cầu theo dõi và kiểm tra tình trạng tồn kho, bất kể quy mô kinh doanh lớn hay nhỏ. Kết hợp với hệ thống máy POS, doanh nghiệp sẽ đồng bộ được cả số liệu tồn kho và doanh số bán hàng theo SKU. 

Nhờ đó, các cấp lãnh đạo sẽ gần như luôn luôn nắm rõ thông tin về cách sắp xếp sản phẩm, đồng thời nhanh chóng đưa ra quyết định để tái đặt hàng nguyên vật liệu, phân bổ lượng hàng hợp lý theo chi nhánh, hoặc lên kế hoạch kích cầu tiêu dùng. 

Cải thiện trải nghiệm khách hàng 

Nghe có vẻ không quá liên quan, nhưng việc kiểm soát tình trạng kho hàng bằng SKU cũng giúp khách hàng được phục vụ tốt hơn. Các nhân viên kinh doanh có thể nhanh chóng tra cứu tình trạng tồn kho, trích xuất thông tin chính xác, thậm chí tư vấn thêm về các hình thức đặt hàng linh hoạt hoặc phiên bản sản phẩm liên quan khi khách thực sự có nhu cầu mua hàng.  

Dự đoán xu hướng bán hàng & tối ưu quy trình cung ứng 

Việc nghiên cứu số liệu nhập/xuất kho dựa trên SKU, sau đó đối chiếu với tính chất sở thích mua hàng của khách, doanh nghiệp có thể đi đến kết luận về xu hướng kinh doanh có lợi trong tương lai. Qua đó, những đơn đặt hàng cung ứng cũng có thể được tối ưu, tập trung hơn vào nguyên vật liệu để làm ra sản phẩm thuộc mã SKU bán chạy, xứng đáng nhận được sự quan tâm kích thích tâm lý tiêu dùng.