Overhead cost là gì? 7 biện pháp giảm chi phí chung cho sản xuất

Overhead cost là “chi phí chung”, đại diện cho toàn bộ những khoản chi tiêu phát sinh trong quá trình sản xuất nhưng không thể gán trực tiếp cho sản phẩm cụ thể nào. Đây là chi phí gián tiếp, bao gồm các khoản như tiền điện, nước, tiền thuê nhà xưởng, lương nhân viên bảo trì,… 

Chi phí chung thường khó phân bổ chính xác cho từng sản phẩm. Do vậy, doanh nghiệp cần sử dụng phương pháp khác nhau để tính toán giá thành mặt hàng, từ đó quyết định giá bán và tự đánh giá hiệu quả sản xuất.

Phân loại 3 kiểu overhead cost chính 

Chi phí chung cố định 

Chi phí chung cố định là những khoản chi phí không thay đổi theo mức độ sản xuất ngắn hạn, như tiền thuê nhà xưởng, lãi vay, bảo hiểm tài sản, thuế tài sản và các khoản phí pháp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh. 

Chi phí chung biến đổi 

Chi phí biến đổi sẽ không cố định, thường thay đổi trực tiếp tỷ lệ thuận với mức độ sản xuất – chẳng hạn như nguyên vật liệu gián tiếp, tiền điện, nước, khí đốt, chi phí vận chuyển, bảo trì và quảng cáo,… 

Chi phí chung bán cố định 

Chi phí bán cố định có đặc điểm trung gian kết hợp giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi. Một phần chi phí này không biến đổi theo sản lượng, trong khi phần còn lại thay đổi. Ví dụ: Chi phí điện nước, thuê nhà hoặc thuê máy móc thiết bị,… 

4 loại chi phí trực thuộc overhead cost 

Phí lao động gián tiếp 

Phí lao động gián tiếp là chi phí trả cho những nhân viên không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất. Lương của bảo vệ, lao công, nhân viên sửa chữa máy móc, quản lý nhà máy, giám sát và kiểm soát chất,… đều được xem là phí lao động gián tiếp. 

Phí vật liệu gián tiếp 

Đây là chi phí phát sinh cho các vật liệu được sử dụng trong sản xuất nhưng không được thuộc về sản phẩm cụ thể nào. Loại này thường chỉ liên quan đến vật liệu tiêu hao, chẳng hạn như chất bôi trơn máy móc, bóng đèn và các vật tư khác. 

Phí tiện ích 

Phí liên quan đến tiện ích khó tính toán hơn vì nó biến động theo số lượng vật liệu sản xuất. Ví dụ như khí đốt tự nhiên, điện và nước là overhead cost, nhưng không phải hằng số cố định mà thay đổi tuỳ theo số lượng sản phẩm được sản xuất. 

Phí tài chính 

Như tên gọi, phí tài chính liên quan đến các vấn đề tài chính không thể tránh khỏi như thuế tài sản, phí kiểm toán, bất kỳ loại bảo hiểm nào liên quan đến doanh nghiệp,… Loại phí này chủ yếu là hằng số không thay đổi nên thường được phân bổ cho toàn bộ hàng tồn kho sản phẩm. 

7 biện pháp giảm thiểu chi phí chung overhead cost 

Lập kế hoạch quản lý chi phí 

Hàng tháng, doanh nghiệp nên tiến hành ước tính chi tiết các khoản phí dựa trên dữ liệu thực tế như hóa đơn, bảng kê, và báo cáo tài chính trước đó. Bên cạnh đó, cần dự phòng khoản chi phí dự phòng để đối phó với những biến động không lường trước. 

Bảo trì định kỳ 

Bảo dưỡng thiết bị máy móc định kỳ là một trong những giải pháp hiệu quả để giảm thiểu chi phí sửa chữa và nâng cao hiệu suất hoạt động thiết bị. Các hoạt động bảo trì đơn giản như vệ sinh, bôi trơn, kiểm tra định kỳ giúp phát hiện và khắc phục sự cố ngay từ giai đoạn đầu, tránh hư hỏng nghiêm trọng và tốn kém. 

Tái sử dụng linh kiện 

Kiểm tra kho và tận dụng linh kiện cũ có thể tái sử dụng là giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả để tiết kiệm chi phí. Thay vì mua mới, doanh nghiệp có thể sử dụng lại các linh kiện còn tốt để sửa chữa các thiết bị hỏng hóc, từ đó giảm phí đầu vào. 

Xây dựng đội ngũ bảo trì chuyên nghiệp 

Việc có đội ngũ bảo trì chuyên nghiệp làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp giúp giảm thiểu chi phí thuê ngoài và thời gian dừng máy để sửa chữa. Đội ngũ này sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc bảo trì định kỳ, sửa chữa các sự cố phát sinh và đảm bảo thiết bị luôn hoạt động ổn định. 

Tạo dựng mối quan hệ với đối tác cung ứng 

Nhiều nhà cung cấp có ưu đãi đặc biệt hay điều kiện thanh toán linh hoạt cho khách hàng thân thiết. Doanh nghiệp nên tập trung hợp tác với một số đối tác chính để đảm bảo nguồn cung ổn định và đàm phán được điều kiện tốt nhất. Doanh nghiệp cũng có thể chia sẻ với nhà cung cấp về mục tiêu giảm chi phí để cùng tìm kiếm các giải pháp tối ưu, chẳng hạn như mua nguyên vật liệu với số lượng lớn. 

Hạn chế văn phòng phẩm 

Việc chuyển đổi sang hình thức làm việc không giấy tờ là giải pháp hiệu quả để giảm thiểu chi phí văn phòng phẩm. Thay vì in ấn các tài liệu, doanh nghiệp có thể sử dụng email để gửi thông báo, mời họp hoặc các tài liệu khác, không chỉ giúp tiết kiệm chi phí giấy in, mực in mà còn góp phần bảo vệ môi trường. 

Tận dụng không gian dư thừa 

Nếu có không gian  trống không sử dụng hết, ta có thể cho thuê những phòng trống hoặc một phần diện tích văn phòng cho các doanh nghiệp nhỏ cũng như các tổ chức khác. Bên cạnh đó, khuyến khích nhân viên làm việc từ xa cũng giúp giải phóng không gian làm việc và giảm chi phí thuê văn phòng. 

Cách tính overhead cost và tỷ lệ ảnh hưởng trong sản xuất  

Bước 1: Xác định mọi loại hình chi phí hiện có  

Chuẩn bị một danh sách liệt kê đầy đủ mọi chi phí được trả cho hoạt động sản xuất, bao gồm chi tiết các hạng mục như tiền thuê không gian, tiện ích, pháp lý…   

Bước 2: Phân biệt các loại chi phí 

Không phải mọi loại hình chi phí đều có thể coi là overhead cost. Chẳng hạn, những khoản tiền vận hành không gian cơ sở vật chất nhưng không liên quan trực tiếp tới hoạt động sản xuất (nâng cấp, tháo dỡ, sửa sang tường…) sẽ là chi phí trực tiếp, không phải gián tiếp.  

3. Tính tổng chi phí chung overhead cost 

Công thức tính overhead cost: 

Tổng chi phí chung sản xuất = Chi phí lao động gián tiếp + Chi phí vật liệu gián tiếp + Các chi phí chung cố định và biến đổi khác 

Tùy vào mục tiêu tính toán của doanh nghiệp mà tổng chi phí chung có thể được tính theo tháng hoặc cả năm. 

4. Tính tỷ lệ chi phí chung 

Tỷ lệ chi phí chung được tính bằng cách chia tổng overhead cost cho các đại lượng khác, như chi phí trực tiếp, doanh thu… để từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất của danh nghiệp.  

Thông thường, kết quả tỷ lệ chi phí chung càng thấp, doanh nghiệp càng cho thấy tình hình kinh doanh tích cực.