Chuyển đổi quy trình doanh nghiệp: Triển khai sao cho hiệu quả?

Khái niệm chuyển đổi số có phạm trù ý nghĩa khá rộng, thường được chia thành 5 loại hình khác nhau. Mỗi tổ chức có thể áp dụng một hoặc nhiều loại, tùy vào tiến độ, mục tiêu và giai đoạn phát triển. 

Tuy nhiên, hình thức thường được doanh nghiệp đánh giá quan trọng và dành ưu tiên cao nhất là chuyển đổi quy trình (Business Process Transformation). Quyết định này – nếu thực thi chuẩn chỉnh – sẽ đem đến những tác động cực kỳ đáng kể cho tầm nhìn phát triển công ty. 

Chuyển đổi quy trình là gì? 

Chuyển đổi quy trình trong doanh nghiệp là tái thiết kế hoặc tái cơ cấu quy trình hoạt động trên quy mô tổng thể, nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác điều phối và vận hành. 

Thông thường, các khía cạnh như quy trình phối hợp giữa các phòng ban, công cụ/công nghệ hỗ trợ sẽ được ưu tiên cải cách nhiều nhất, do tác động trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của công ty.

Ngoài tác dụng cải thiện quy trình sẵn có, quyết định này còn nhằm mở rộng mục tiêu kinh doanh, liên hệ mật thiết đến những cải tiến về chuyển đổi số. 

“Về cơ bản, khái niệm này có thể được hiểu theo công thức như sau: Mục tiêu kinh doanh mới + công nghệ mới + nhân lực sẵn sàng + văn hóa doanh nghiệp thay đổi = Chuyển đổi quy trình,” phát biểu bởi Daragh Mahon, Thành viên Hội đồng Quản trị Forbes. 

Lợi ích & nguyên nhân thúc đẩy doanh nghiệp chuyển đổi quy trình 

1. Tối ưu thời gian & chi phí 

Công nghệ số và tự động hóa là 2 ứng dụng phổ biến nhất khi thực hiện chuyển đổi quy trình thành công, giúp cải tiến công sức thực thi tác vụ hàng ngày của nhân viên. Từ đó, các công việc nhỏ lẻ và thủ công sẽ được triệt tiêu, nhường thời gian và nguồn lực cho những nhiệm vụ chiếm nhiều sức nặng hơn. 

2. Tăng cường hiệu quả & tinh thần làm việc 

Khi luồng công việc được tối ưu hiệu quả hơn nhờ loại bỏ nhiều tác vụ lẻ tẻ, nhân sự trong tổ chức sẽ cảm thấy dễ dàng hơn trong việc thực hiện đúng công việc chuyên môn. 

According to thống kê từ UiPath, gần 60% số nhân viên được hỏi tin rằng công nghệ tự động hóa và cải tiến quy trình sẽ giải quyết được vấn đề “burnout” khi làm việc, và 57% cho biết họ thích các cấp quản lý biết ứng dụng công nghệ tự động vào công việc hơn.

3. Nâng cao trải nghiệm khách hàng 

Ngày nay, việc tích hợp công nghệ vào quy trình làm việc cùng khách hàng đã trở thành tiêu chuẩn gần như bắt buộc phải có. Không chỉ giúp nhân sự công ty giảm khối lượng công việc thủ công, hệ thống xử lý tự động cũng khiến khách hàng cảm thấy nhiều thiện cảm hơn khi tương tác với doanh nghiệp. 

4. Cải cách tầm nhìn & vị thế dài hạn 

Một doanh nghiệp tạo dấu ấn thành công trên thị trường thôi chưa đủ, mà phải biết cách giữ vững vị thế, phát huy điểm mạnh và phát triển bền vững lâu dài. Nếu thiếu sự trợ giúp từ công nghệ số hóa, mục tiêu này gần như trở thành bất khả thi do thiếu thích nghi kịp thời với thay đổi của thị trường và thời đại. 

Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần chuyển đổi quy trình 

• Khi quy trình hiện tại không còn chứng minh được hiệu quả đối với nhu cầu vàm ục tiêu doanh nghiệp 
• Khi quy trình hiện tại xảy ra nhiều vướng mắc hoặc lỗi tác vụ 
• Khi công cụ/công nghệ hỗ trợ quy trình đã cập nhật cải tiến trước đó 

Khó khăn & thách thức trong chuyển đổi quy trình doanh nghiệp 

1. Thiếu nguồn lực ủng hộ 

Một quyết định lớn tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực như chuyển đổi quy trình mà không được ủng hộ 100% từ đội ngũ nhân sự – đặc biệt là bộ phận nắm quyền điều hành cấp cao – chắc chắn khó thành công. Họ cần hiểu rõ những điều kiện cần chuẩn bị cũng như đủ kiên nhẫn để quá trình này hoàn tất, trước khi thực sự thấy kết quả mới phát sinh từ hoạt động của tổ chức. 

2. Dịch chuyển cơ cấu quản lý  

Chưa cần biết ý tưởng về chuyển đổi quy trình đáng giá và hiệu quả đến đâu, trong doanh nghiệp sẽ luôn có những nhân sự ngại thay đổi, thích giữ thói quen và lề lối truyền thống hơn. Do vậy, các bộ phận cần xử lý mềm mỏng để giải quyết vấn đề tư tưởng, thuyết phục tập thể đồng tâm hợp sức.

3. Khả năng tích hợp công nghệ mới 

Lựa chọn công nghệ phù hợp để ứng dụng vào quy trình mới cũng là điều cần xem xét kỹ càng. Nếu không cân nhắc mức độ tương thích của nền tảng mới dành cho những công cụ sẵn có, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn lớn liên quan tới tắc nghẽn quy trình.

4. Đi lệch mục tiêu cốt lõi  

Việc hoàn thành chuyển đổi quy trình không đồng nghĩa với thành công nếu doanh nghiệp chỉ cập nhật số hóa cho một phân đoạn quy trình nhỏ lẻ, mà không tạo ra được tác động trực tiếp tới hiệu quả tổng thể. 

4 quy trình trong doanh nghiệp nên thực hiện chuyển đổi 

Quy trình xử lý giao dịch 

Vận hành giấy tờ hoặc thông tin giao dịch và hóa đơn là một trong những tác vụ quan trọng hàng đầu của mọi công ty. Khi thực hiện thủ công, tỷ lệ lỗi sai rất dễ xảy ra, nâng cao rủi ro thanh toán bị chậm trễ hoặc trục trặc khi làm việc với đối tác. 

Thông thường, quy trình này sẽ trải qua nhiều công đoạn kiểm tra trước khi chính thức được duyệt thông qua. Nếu doanh nghiệp có thể ứng dụng công nghệ số hóa tự động cho một hoặc nhiều công đoạn xét duyệt này, hiệu suất và độ chính xác sẽ tăng lên đáng kể. 

Quy trình tiếp nhận nhân sự & đối tác 

Ấn tượng đầu tiên của nhân sự, đối tác hoặc khách hàng mới khi tiếp xúc với doanh nghiệp cần được trau chuốt tỉ mỉ. 

Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào nhân lực thủ công, một hệ thống cổng thông tin điện tử sẽ là phương án hỗ trợ đắc lực trong hầu hết mọi trường hợp, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao trải nghiệm. 

Quy trình ký kết hợp đồng 

Hợp đồng để có hiệu lực sẽ phải qua rất nhiều khâu ký kết và xét duyệt, chưa kể tới các vấn đề bảo mật và lưu trữ thông tin. Hiện nay đã xuất hiện các phần mềm hỗ trợ quản lý hợp đồng, bao gồm khả năng tạo mẫu, chuyển tiếp tới nhân sự liên quan cần phê duyệt, sau đó lưu trữ vào kho dữ liệu nội bộ – tất cả đều tự động gần như 100%.

Quy trình thu chi & hậu cần 

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, công việc quản lý hậu cần, nhập xuất nguyên liệu hoặc hợp tác với nhà cung ứng đòi hỏi tính chất cẩn mật cao độ. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng nhân lực nhập liệu và thống kê thủ công, rủi ro sai sót là điều khó tránh khỏi. 

Tận dụng sức mạnh của công nghệ giúp tự động tạo biểu mẫu, tổng hợp thông tin trước khi xét duyệt điều khoản là biện pháp lý tưởng hơn cả. Ngoài tác dụng giảm thời gian và chi phí vận hành, chuyển đổi tích hợp số hóa cho quy trình thu chi còn giúp cấp quản lý chủ động truy cập và theo dõi thông tin mọi lúc mọi nơi. 

8 bước triển khai chuyển đổi quy trình hiệu quả & thành công 

1. Xác định phạm vi cần chuyển đổi 

Thực hiện một chiến dịch xem xét tổng thể các quy trình hiện tại của các ban bộ. Cân nhắc trao đổi trực tiếp với nhân viên để hiểu rõ các khúc mắc trong quá trình làm việc. Từ đó, tổng kết và chọn lọc ra quy trình cần ưu tiên cải tiến. 

2. Đặt ra mục tiêu ngắn hạn & dài hạn 

Mục tiêu và tính hiệu quả sau quá trình chuyển đổi là điều mà các cấp lãnh đạo cao nhất quan tâm. Hãy truyền tải rõ động cơ và nhiệm vụ cần thiết để chuyển đổi quy trình, từ đó xây dựng định hướng mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. 

3. Lưu trữ thông số hiệu suất hiện tại 

Trước khi bắt tay vào thay đổi bất kỳ điều gì, hãy luôn ghi lại dữ liệu về hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp hoặc bộ phận cần chuyển đổi. Đây sẽ là căn cữ để đo lường hiệu quả sau này.

4. Lên kế hoạch chuyển đổi 

Một bản thảo chiến lược hoạch định rõ các quy trình cần tác động, phòng ban cần tái cơ cấu… là yếu tố tiên quyết để tập thể hiểu rõ cần làm gì tiếp theo. Ngoài ra, hãy phân công nhân sự theo vai trò và trách nhiệm trong kế hoạch chuyển đổi quy trình, giúp theo dõi và kiểm soát tiến độ rõ ràng hơn.  

5. Tìm kiếm giải pháp phù hợp 

Nỗ lực cải tiến quy trình luôn cần tới giải pháp công nghệ hỗ trợ tương thích – tùy vào nhu cầu mà chọn các công cụ phần mềm tối ưu luồng công việc theo bộ phận, hoặc cả một hệ thống lớn phối hợp giữa nhiều phòng ban nếu cần thiết.  

6. Thử nghiệm & hoàn thiện quy trình mới 

Sau khi thử nghiệm tích hợp giải pháp, hãy cùng thảo luận với đội ngũ nhân sự liên quan về cách tối ưu quy trình mới. Tinh gọn và hiệu quả là 2 mục tiêu quan trọng nhất, vừa giúp tiết kiệm thời gian thích nghi, vừa tránh mâu thuẫn tính năng trên hệ thống mới.

Dành thêm thời gian theo dõi nếu thấy cần thiết, nhằm phát hiện và giải quyết mọi lỗi khả thi phát sinh trong quá trình tích hợp. 

7. Trao đổi, góp ý & hướng dẫn 

Đừng chỉ đổi mới mà không truyền thông nội bộ và hướng dẫn nhân sự cách làm quen với quy trình. Việc này có thể thực hiện bằng các tài liệu chuẩn hóa, hoặc hỗ trợ trực tiếp nếu cần, giúp phòng tránh lối suy nghĩ ngại thay đổi, không chịu tiếp thu công nghệ mới dẫn tới thất bại về hiệu quả chuyển đổi quy trình. 

8. Kiểm định tính hiệu quả  

Đối chiếu với dữ liệu hiệu suất gốc trước đó để đánh giá tỷ lệ thành công sau khi chuyển đổi quy trình. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định tiến độ tăng trưởng ROI hoặc các chỉ số khác như mức độ hài lòng dựa trên phản hồi của khách hàng.