ABC là gì trong doanh nghiệp sản xuất? Cách tính & áp dụng mô hình ABC 

ABC là một phương pháp quản lý hàng tồn kho, nhằm xác định giá trị của các mặt hàng sản phẩm lưu kho (SKU) dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp. 

Mức độ quan trọng của sản phẩm tồn kho được đánh giá dựa trên các yếu tố như: nhu cầu thị trường, chi phí, dữ liệu rủi ro… từ đó tổng hợp thành các hạng mục riêng. Điều này giúp lãnh đạo doanh nghiệp hiểu rõ cấp độ ưu tiên của từng phân loại sản phẩm/dịch vụ cho tầm nhìn thành công của tổ chức. 

Những sản phẩm lưu kho quan trọng top đầu sẽ được phân vào “Nhóm A” (Class A). Tương tự, Nhóm B (Class B) và Nhóm C (Class C) sẽ xếp lần lượt theo sau, dựa trên tiềm năng lợi nhuận. Đôi khi, một số doanh nghiệp thuộc ngành đặc thù có thể phân loại nhiều hơn A-B-C, nhưng quy tắc chung vẫn không thay đổi.

Sự tương quan giữa mô hình ABC và nguyên lý Pareto 

Nguyên lý Pareto cho rằng hầu hết kết quả đạt được sẽ đến từ 20% trong tổng số nỗ lực (hoặc nguyên nhân) được tạo ra. Mô hình ABC cũng chung nền tảng quan điểm như vậy: 80% giá trị thành công của doanh nghiệp sẽ chỉ đến từ khoảng 20% sản phẩm. Và mục đích của ABC là giúp doanh nghiệp xác định được 20% đó. 

Đây cũng là lý do tỷ lệ sản phẩm lưu kho đủ điều kiện lọt vào Nhóm A chỉ chiếm một phần nhỏ so với 2 nhóm B và C, vốn thường lấn át hơn đáng kể. 

Dĩ nhiên, nguyên lý Pareto không mang tính chất đúng tuyệt đối để áp dụng cho mọi trường hợp. Tuy nhiên, nhiều số liệu thống kê lại cho thấy thực tế cũng ủng hộ lý thuyết này, rằng các yếu tố cốt lõi và giá trị cao trong tổ chức sẽ chỉ thuộc vào ngưỡng tối đa 20% được nói tới. 

Công thức phân loại theo mô hình ABC 

Để xác định mức độ ưu tiên và phân loại vào từng Nhóm A-B-C, ta sẽ sử dụng công thức sau đối với mỗi mã sản phẩm lưu kho cần đánh giá: 

[Số lượng sản phẩm bán/năm] x [Giá sản phẩm] = [Tổng định mức giá trị sản phẩm] 

Kết quả công thức sẽ giúp chủ doanh nghiệp xác định sản phẩm nào đem lại lợi nhuận lớn, để từ đó tập trung nguồn lực phát triển đúng định hướng cho nhóm sản phẩm giá trị cao nhất. 

Quy trình áp dụng mô hình ABC hiệu quả cho doanh nghiệp 

1. Xác định mục tiêu tổng thể 

Chọn ra phương hướng mục tiêu ưu tiên nhất – giảm chi phí quy trình vận hành, hay kích cầu lợi nhuận nhờ tối ưu hoạt động vận hành lưu kho dành cho các sản phẩm giá trị cao. 

2. Thu thập dữ liệu 

Truy xuất các số liệu báo cáo về tình hình kinh doanh hàng năm cho mỗi sản phẩm, nên phân ra cụ thể theo tổng biên lợi nhuận, số lượng đơn đặt hàng và cả chi phí lưu kho. 

3. Tính toán vai trò giá trị của sản phẩm 

Xác định giá trị cho từng mã sản phẩm theo công thức ABC: 

[Số lượng sản phẩm bán/năm] x [Giá sản phẩm] = [Tổng định mức giá trị sản phẩm/năm] 

4. Xác định tác động doanh số của sản phẩm 

Tính mức độ ảnh hưởng doanh số của từng sản phẩm theo tỷ lệ %, với công thức: 

[Tổng định mức giá trị sản phẩm/năm] / [Số lượng sản phẩm bán/năm] x 100 = [Tỷ lệ tác động doanh số] (%) 

5. Xếp hạng sản phẩm & thực thi chiến lược 

Khi đã thu thập toàn bộ kết quả, hãy tiến hành phân loại sản phẩm vào các Nhóm A-B-C. Sau đó, doanh nghiệp sẽ thống nhất quyết định phương hướng hành động tiếp theo dựa trên danh sách xếp hạng. 

Chẳng hạn, một chiến lược phổ biến có thể bao gồm: tái thỏa thuận điều khoản hợp đồng với đối tác cung ứng, sửa đổi quy trình quản lý sản xuất dành riêng cho các sản phẩm Nhóm A… 

6. Đo lường hiệu quả 

Sau khi thực thi quyết định, hãy triển khai dần các phương pháp đo lường KPI, giúp doanh nghiệp nắm rõ tính hiệu quả sau khi áp dụng mô hình ABC, hoặc những vấn đề phát sinh nếu có.

Lợi ích khi phân tích sản phẩm theo mô hình ABC 

Tối ưu quản lý lưu kho 

Những sản phẩm thuộc Nhóm A thường tạo ra nhu cầu và sức hút lớn trên thị trường. Vì vậy, công ty có thể phân bố không gian kho hàng một cách hợp lý hơn, ưu tiên cho quy trình sản xuất Nhóm A. Ngược lại, nhu cầu lưu kho cho Nhóm B và C sẽ giảm ít hơn để cân bằng chi phí và nguồn lực.  

Cải thiện khả năng lập kế hoạch sản xuất 

Khi đã xác định được Nhóm A, việc thu thập và giám sát chặt chẽ dữ liệu sản xuất của các mã sản phẩm này sẽ giúp đưa ra quyết định chính xác hơn, đem lại tiềm năng lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. 

Định giá sản phẩm hợp lý 

Việc tăng giá bán một chút đối với các sản phẩm Nhóm A – vốn đang trở nên thịnh hành đối với nhu cầu thị trường – có thể là nước đi hợp lý và đáng cân nhắc để phát triển hoạt động kinh doanh. 

Cải thiện điều khoản cung ứng nguyên vật liệu 

Các sản phẩm thuộc Nhóm A là tiền đề giúp doanh nghiệp tối ưu lợi nhuận thêm nữa, nếu những điều khoản cung ứng nguyên vật liệu sản xuất được thỏa thuận lại theo hướng có lợi hơn. 

Chẳng hạn, công ty có thể tự tin đảm bảo thời hạn hợp tác đặt hàng cung ứng lâu dài, đổi lại là giá nguyên liệu thấp hơn, hoặc kèm theo dịch vụ hỗ trợ như giảm phí vận chuyển, giảm phí đặt cọc… 

Phân bổ tài nguyên hợp lý 

Khi thực hiện phân tích theo mô hình ABC một cách định kỳ, doanh nghiệp có thể nhận thấy sự dịch chuyển giá trị ở một số mã sản phẩm. Nếu một sản phẩm thuộc Nhóm B đủ điều kiện xếp loại lên Nhóm A, công ty sẽ nhanh chóng nắm thông tin để cân đối nguồn lực (con người và vật tư) thích hợp hơn cho các hoạt động kinh doanh tiếp theo. 

Nâng cấp dịch vụ khách hàng 

Với các sản phẩm ưu tiên cao, việc sửa đổi chính sách chăm sóc khách hàng cũng là phương án khả thi, giúp duy trì vòng đời gắn bó để thúc đẩy lợi nhuận lâu dài.  

Hạn chế của mô hình phân tích ABC 

Tiếc thay, công thức ABC vẫn chưa đủ hoàn hảo để có thể áp dụng trong mọi hoàn cảnh hay phương án quản lý kho hàng. Đôi khi, thị trường có thể bị ảnh hưởng bởi một số đặc thù nhất định mà ABC không có khả năng hỗ trợ giải quyết. 

Thiếu cân đối nguồn lực 

Trong nhiều trường hợp, sau mỗi lần đánh giá ABC định kỳ, tỷ lệ thay đổi phân loại nhóm ưu tiên có thể lên tới 50% trên tổng số lượng mã sản phẩm. Sự dịch chuyển lớn này có thể không được cập nhật kịp thời, khiến quy trình cung ứng cho những sản phẩm “mới nổi” bị nghẽn, gây ảnh hưởng trải nghiệm khách hàng. 

Không bao hàm yếu tố nhất thời của thị trường 

Những sản phẩm phụ thuộc vào tính chất thị trường nhất thời (theo mùa, trào lưu mới…) sẽ không thể áp dụng vào mô hình ABC. 

Chẳng hạn, một loại sản phẩm mới xuất hiện sẽ luôn bị công thức ABC định giá ở mức lợi nhuận thấp, bởi trước đó chưa từng tồn tại lịch sử sản xuất, nên không có thông tin về thành tích kinh doanh. 

Dữ liệu chưa đủ tổng quát 

Dù kết quả đánh giá theo mô hình ABC có thể bước đầu phân loại mức độ quan trọng của nhóm sản phẩm, bấy nhiêu đó vẫn chưa đủ để cấu thành thay đổi trong hoạt động kinh doanh. Thay vào đó, doanh nghiệp vẫn cần kết hợp thêm các dữ liệu từ những phương pháp thống kê khác, trước khi chính thức đưa ra quyết định tiếp theo. 

Kết quả đánh giá một chiều 

Theo ABC, các sản phẩm được đánh giá dựa trên lịch sử doanh thu và tần suất bán hàng thành công. Tuy nhiên, điều này chưa chắc đúng trong một số trường hợp ngoại lệ. 

Ví dụ, một mặt hàng X có sức hút thấp trên thị trường, nhưng lại đóng vai trò là cầu nối dẫn khách hàng tới những phụ kiện lắp đặt liên quan với tần suất mua lớn và thường xuyên. Nếu X không tồn tại, nhu cầu mùa các sản phẩm phụ kiện kia cũng không còn. Do đó, việc đánh giá mặt hàng X có giá trị thấp là điều không hoàn toàn chính xác. 

Rủi ro thất thoát hàng hóa 

Những sản phẩm thuộc nhóm B và C không hẳn là vô giá trị. Dù vậy, nếu thiếu phương án quản lý hiệu quả, chúng sẽ dễ bị thờ ơ, không được chú ý thường xuyên trong kho, dẫn đến rủi ro hao mòn chất lượng tự nhiên theo thời gian, hoặc tệ hơn là mất trộm.

Tiêu tốn nhiều nguồn lực 

Những công ty kinh doanh nhiều loại hình sản phẩm sẽ gặp trở ngại nhiều hơn trong việc phân tích và thực thi quản lý kho hàng theo ABC, thường phải tốn thêm chi phí và nguồn lực dành riêng cho tác vụ này. 

Không phù hợp cho tất cả 

Sẽ thế nào nếu một doanh nghiệp có thành tích bán hàng gần tương đương nhau giữa các mã sản phẩm, không đủ chênh lệch để phân biệt rõ ràng theo cấp độ ưu tiên A-B-C? Trường hợp này thường xảy ra đối với mặt hàng nhu yếu phẩm hàng ngày, bởi sản phẩm nào cũng có sức bán ổn định, rất khó phân loại tầm ảnh hưởng. 

Checklist đánh giá tính khả thi & hiệu quả của mô hình ABC 

Việc tiến hành phân loại sản phẩm theo ABC cũng chẳng có ý nghĩa gì nếu nó không đem đến hiệu quả tốt hơn cho hoạt động kinh doanh. Để đảm bảo chắc chắn việc phân tích theo mô hình ABC có thể được thực hiện trơn tru, đồng thời thật sự đem lại lợi ích cho quy trình quản lý lưu kho, hãy tự đối chiếu và hoàn thành bảng checklist sau: 

Hạng mục	Câu hỏi	Có	Không
Thu thập dữ liệu	Doanh nghiệp có thể truy xuất và thu thập số liệu cụ thể về nhu cầu thị trường và giá bán của từng sản phẩm?
Quy trình quản lý	Cơ cấu hệ thống vận hành và quy trình hoạt động tổng thể của doanh nghiệp có sẵn sàng để tiến hành thực thi quyết định đưa ra từ lết quả phân tích ABC?
Dự trù thực tế	Doanh nghiệp đã hình dung được các ưu điểm có thể đạt được sau khi phân tích ABC? Ưu điểm có đủ lấn át nhược điểm?
Thời điểm thực thi	Doanh nghiệp đã xác định được khoảng thời điểm phù hợp để tiến hành phân tích và áp dụng mô hình ABC?
Thiết lập mục tiêu	Doanh nghiệp đã lập ra được chỉ tiêu cần đạt (KPI) để đo lường và đối chiếu hiệu quả?

Nếu phần lớn câu trả lời là “Không”, doanh nghiệp của bạn sẽ cần thêm thời gian để chuẩn bị tốt hơn trước khi đưa mô hình ABC vào áp dụng.