Phân biệt OKR vs. KPI – Cách kết hợp OKR và KPI hiệu quả
Cùng là những phương pháp đánh giá hiệu suất công việc, nhưng m mặt, OKR thể hiện qua các mục tiêu (Objective) và tập hợp kết quả then chốt (Key Results) để theo dõi mức độ hoàn thành mục tiêu đó. Mặt khác, KPI lại diễn giải cụ thể các chỉ số đo lường hiệu quả trong quy trình và hoạt động.
Vậy, sự khác biệt cụ thể giữa OKR và KPI là gì? Bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn để dễ dàng phân biệt 2 khái niệm trên, đồng thời hiểu cách áp dụng song song OKR và KPI khi cần thiết để đạt hiệu quả tối ưu.
Tổng quan về OKR
OKR (Objectives & Key Results) là phương pháp quản trị mục tiêu và kết quả then chốt nhằm đo lường mức độ hiệu quả và theo dõi tiến độ công việc được áp dụng ở các cấp độ từ cá nhân, đội nhóm đến tổ chức doanh nghiệp. Với tính linh hoạt về thời gian thực thi (theo quý hoặc năm), OKR đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp, đặc biệt hữu ích trong môi trường làm việc từ xa.
OKR giúp xác định các nhiệm vụ quan trọng, đo lường tiến độ công việc thường xuyên, từ đó giúp doanh nghiệp giảm lãng phí thời gian và tối ưu hóa nguồn lực. Đồng thời, phương pháp này thúc đẩy tinh thần trách nhiệm, khuyến khích phát triển năng lực và trao quyền cho nhân viên tham gia vào quy trình ra quyết định.
READ MORE: OKR là gì? 4 bước xây dựng OKR hiệu quả
Tổng quan về KPI
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu quả công việc của một bộ phận hoặc toàn bộ tổ chức. KPI được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, từ tài chính, nhân sự, đến marketing và kinh doanh, giúp doanh nghiệp xác định và đạt được các mục tiêu quan trọng để phát triển bền vững.
KPI thúc đẩy sự thống nhất về mục tiêu và tiến độ, giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình phù hợp. Nhờ số liệu đối chiếu giữa KPI và thực tế, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định vấn đề đang gặp phải, đưa ra các chiến lược chính xác và cải thiện hiệu suất. Đồng thời, KPI nâng cao trách nhiệm của nhân viên bằng cách đánh giá khách quan, khuyến khích năng suất và tạo ra môi trường làm việc công bằng.
READ MORE: KPI là gì? 5 tiêu chí xây dựng KPI chuẩn cho doanh nghiệp
So sánh ưu điểm-nhược điểm OKR và KPI
| Tiêu chí | OKR | KPI |
|---|---|---|
| Pros | – Đảm bảo sự phù hợp giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu chung của công ty. – Trao quyền cho nhân viên để đặt mục tiêu cá nhân, tăng tính tự chủ và trách nhiệm. – Các OKR mang tính linh hoạt cao, được thiết lập theo chu kỳ ngắn, dễ dàng điều chỉnh khi cần. – Toàn bộ tổ chức đều nắm rõ mục tiêu của từng bộ phận, tăng cường tính minh bạch, thúc đẩy sự hợp tác. | – Đo lường hiệu quả rõ ràng: KPI cụ thể và có thể định lượng, giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu suất. – Gắn liền với kết quả thực tế: KPI tập trung vào những chỉ số quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. – Hỗ trợ ra quyết định nhanh: Khi có dữ liệu từ KPI, nhà quản lý dễ dàng điều chỉnh chiến lược hoặc quy trình nếu cần |
| Cons | – Khó đo lường hoàn hảo, vì OKR là những mục tiêu lớn, mang tính thách thức cao, đôi khi vẫn được xem là thành công mặc dù không đạt như kết quả kỳ vọng. – Đòi hỏi nhân viên phải nỗ lực nhiều hơn để phối hợp hiệu quả. – Đòi hỏi sự đồng bộ giữa các bộ phận và quy trình theo dõi sát sao. | – Thiếu linh hoạt: KPI thường được thiết lập cố định và khó điều chỉnh trong ngắn hạn. – Dễ tạo áp lực về số liệu: Nhân viên có thể chỉ tập trung vào việc đạt chỉ số thay vì tìm cách cải thiện toàn diện. – Không khuyến khích sự sáng tạo: Vì tập trung vào chỉ số cụ thể, KPI có thể giới hạn khả năng đổi mới. |
Ví dụ áp dụng OKR và KPI
Để minh họa rõ hơn những khác biệt giữa KPIs và OKRs, hãy xem cách 2 phương pháp quản lý kết quả mục tiêu này áp dụng cho cùng một tình huống sẽ có tác dụng ra sao.
Tình huống giả định: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng của một doanh nghiệp đang đối mặt với tình trạng khủng hoảng công việc, do số lượng yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng tăng đột biến.
Áp dụng KPI
Theo kịch bản trên, đội ngũ chăm sóc khách hàng thiết lập KPI cho quý với chỉ tiêu: Hoàn thành 200 yêu cầu hỗ trợ/giờ.
Kết quả: Tới cuối quý, toàn bộ nhân viên đều đạt KPI, duy trì tần suất hoàn thành hỗ trợ đủ 200 yêu cầu/giờ. Tuy nhiên, số lượng phản hồi từ khách tiếp tục biến động và có dấu hiệu gia tăng, khiến vấn đề quá tải công việc tiếp tục phát sinh, dẫn đến thời gian phản hồi chậm — bộc lộ sự thiếu linh hoạt của KPI trong một số bối cảnh thực tế.
Do đó, vấn đề cốt lõi vẫn tồn tại, không thực sự được giải quyết triệt để dù đã đặt KPI, làm giảm sự hài lòng của khách hàng.
Áp dụng OKR
Khi triển khai OKR thay cho KPI, các mục tiêu được xác định cho nhóm chăm sóc khách hàng như sau:
Mục tiêu: Giải quyết quá tải yêu yêu cầu hỗ trợ
- Key Result 1: Giảm 10% thời gian tiêu tốn để phản hồi khách
- Key Result 2: Điểm đánh giá trải nghiệm từ khách hàng tăng 5%
- Key Result 3: Tăng số lượng yêu cầu xử lý từ 180 lên 200/giờ
Thực tế:
Với mục tiêu đặt ra như trên, doanh nghiệp đạt được kết quả như sau:
- Tiết kiệm thời gian phản hồi: 7%
- Cải thiện điểm số hài lòng của khách hàng: 4%
- Số lượng yêu cầu xử lý: 190/giờ
Mặc dù không hoàn toàn đạt đủ điều kiện của mọi kết quả then chốt, nhưng cách tiếp cận đa chiều của OKR đã cho phép tổ chức hiểu rõ tình hình hiện tại, tập trung xây dựng và cải tiến quy trình tốt hơn, khắc phục đúng điểm nghẽn và tiếp tục phát huy.
Cách kết hợp OKR và KPI trong doanh nghiệp
Mỗi tổ chức có thể kết hợp cả OKR và KPI với nhau để đo lường hiệu suất công việc. Cụ thể, OKR sẽ định hình từng mục tiêu, trong khi KPI sẽ đặt ra chỉ số cụ thể để đo lường hiệu suất và tiến trình đối với mục tiêu đó.
Tham khảo một số khuyến nghị về quy trình kết hợp OKR và KPI để đem lại hiệu quả công việc tối ưu:
- Sử dụng OKR để xác định mục tiêu tổng quan: Nghiên cứu và chọn lọc những hạng mục cốt lõi, quan trọng nhất liên quan tới chiến lược tăng trưởng doanh số, mở rộng thị trường, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
- Thiết lập KPI cho mục tiêu cụ thể: Đo lường tiến trình và hiệu suất của từng mục tiêu bằng KPI, như một cách thay thế khái niệm kết quả then chốt của OKR. Ví dụ, nếu mục tiêu liên quan đến việc tăng doanh số bán hàng, KPI có thể là tăng tỷ lệ chuyển đổi, tăng lượt truy cập web…
- Đánh giá và cập nhật định kỳ: Theo dõi KPI và OKR định kỳ để đảm bảo doanh nghiệp vẫn đang theo đúng tiến trình và kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.
- Quyết định hướng đi dựa trên dữ liệu thực tế: Mọi bước đi tiếp theo cho hoạt động chung của doanh nghiệp cần được suy xét dựa trên thông tin dữ liệu thu được từ hiệu suất đánh giá OKR/KPI – tránh đề xuất dựa trên cảm tính.