Phương pháp Kaizen là gì? 5 bước triển khai Kaizen trong sản xuất

Kaizen là thuật ngữ tiếng Nhật mang ý nghĩa “thay đổi để tốt hơn”, đại diện cho quy trình cải tiến liên tục thông qua từng bước nhỏ, nhưng sau cùng sẽ đem lại lợi ích khổng lồ cho hiệu quả và năng suất của doanh nghiệp. 

Triết lý Kaizen tập trung vào việc thực hiện những cải tiến nhỏ và thường xuyên cho quy trình làm việc hiện tại, có thể được đề xuất bởi mọi nhân viên ở mọi cấp bậc trong tổ chức, chứ không giới hạn ở cấp quản lý hay điều hành. Tất cả các phòng ban và chức năng trong doanh nghiệp đều hưởng lợi từ Kaizen nếu được triển khai suôn sẻ, từ tiếp thị, tài chính cho đến vận hành kho.

Nguyên tắc & văn hóa cốt lõi của triết lý Kaizen 

Để áp dụng tốt Kaizen, việc rèn luyện thói quen tự phê bình là hết sức cần thiết, người Nhật gọi là “Hansei”. Điều này có nghĩa rằng mỗi người cần biết cách tự chịu trách nhiệm cho quyết định và hành động của mình, luôn tìm kiếm cơ hội cải thiện, ngay cả khi mọi thứ đang diễn ra đúng kế hoạch. 

Việc áp dụng tư duy này cho phép bạn vượt qua trạng thái hiện tại và thúc đẩy bản thân tiến xa hơn. Suy nghĩ tích cực có thể khiến bạn nhìn nhận mọi việc như thành công, nhưng cảm giác rằng “mọi thứ có thể tốt hơn” sẽ mang lại động lực cải thiện và liên tục chinh phục những đỉnh cao mới. 

Ví dụ, trong hệ thống sản xuất của Toyota, mọi nhân viên đều được khuyến khích dừng dây chuyền sản xuất ngay khi phát hiện bất thường. Sau đó, nhân viên cùng với các giám sát viên sẽ đưa ra giải pháp khắc phục sự cố. 

Ngoài ra, khi kết thúc dự án, Toyota còn tổ chức một cuộc họp Hansei-kai để phản ánh và phân tích toàn bộ quy trình, bao gồm cả những bất thường đã xảy ra. Thậm chí, ngay cả khi dự án hoàn thành suôn sẻ mà không gặp sự cố nào, Hansei-kai vẫn được tiến hành như thường. 

Những triết lý này đã giúp hình thành nên phương pháp Kaizen để cổ vũ việc cải tiến trong suốt và sau quy trình. Nhờ đó, văn hóa liên tục điều chỉnh và chuẩn hóa các cải tiến nhỏ dần dần sẽ tạo ra những thay đổi lớn về năng suất tổng thể của tổ chức. 

Lịch sử hình thành & phát triển phương pháp Kaizen 

Kaizen có nguồn gốc phát trển từ sau Thế chiến II, khi Toyota lần đầu tiên triển khai các nhóm kiểm soát chất lượng (quality circles) trong quy trình sản xuất của mình. Việc này một phần lấy cảm hứng từ cách làm của các chuyên gia bên Mỹ về quản trị kinh doanh và quản lý chất lượng khi họ đến Nhật vào thời điểm đó.

Nhóm kiểm soát chất lượng là tập hợp những công nhân thực hiện các công việc tương đồng hoặ gần giống nhau, cùng gặp gỡ thường xuyên để nhận diện, phân tích và giải quyết các vấn đề liên quan. Cách làm mang tính đột phá này được lan rộng tại Nhật Bản vào thập niên 1950 và vẫn tiếp tục tồn tại đến nay dưới hình thức các nhóm Kaizen và các chương trình chung dành cho của người lao động.

Tuy nhiên, thuật ngữ Kaizen chỉ thực sự trở nên nổi tiếng toàn cầu thông qua Masaaki Imai. Được coi là Cha đẻ của Kaizen, Masaaki Imai đã giới thiệu phương pháp này ra thế giới như một cách thức quản lý có hệ thống, thông qua cuốn sách “Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success” (1986). 

Ngày nay, các tổ chức thuộc nhiều ngành nghề khác nhau đã xem Kaizen là một giá trị cốt lõi và áp dụng cải tiến liên tục hàng ngày, cùng với các khái niệm từ Six Sigma và lean manufacturing. Ngoài ra, Kaizen cũng được sử dụng kết hợp với các biện pháp phân tích khác như SWOT. 

6 nguyên tắc cốt lõi của phương pháp Kaizen 

Cải tiến liên tục  

Nguyên tắc cải tiến liên tục (Continuous Improvement Principle – CIP) của Kaizen tập trung vào việc nâng cao quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ theo từng bước, dần dần và không cần gấp rút. Điều này giúp doanh nghiệp không ngừng phấn đấu trở nên tốt hơn và hiệu quả hơn. 

Bằng cách tập trung vào các cải tiến nhỏ nhưng đều đặn, doanh nghiệp có thể tạo ra những thay đổi đáng kể trong hoạt động và cải thiện chất lượng kết quả thành phẩm, Sau cùng, cải tiến liên tục giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh, xây dựng văn hóa xuất sắc và tăng trưởng bền vững trong lĩnh vực của mình. 

Tập trung vào khách hàng  

Nguyên tắc Kaizen đặt khách hàng làm trọng tâm và nỗ lực cải thiện chất lượng cũng như giá trị của sản phẩm, dịch vụ để đáp ứng kỳ vọng và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.  

Ngoài ra, việc hiểu rõ nhu cầu của khách hàng cho phép doanh nghiệp xác định những lĩnh vực cần ưu tiên cải tiến, từ đó tập trung nguồn lực vào những yếu tố mang lại giá trị cao nhất cho người dùng. 

Trao quyền cho nhân viên  

Nhân viên trực tiếp làm công việc sẽ biết rõ nhất về cách làm sao để cải thiện quy trình. Do đó, lãnh đạo cần tạo ra môi trường khuyến khích và trao quyền để nhân viên ở mọi cấp độ có thể đóng góp ý tưởng. 

Khi mọi người đều có cơ hội tham gia vào quá trình cải tiến liên tục, điều này không chỉ giúp nâng cao tinh thần mà còn tạo sự gắn kết và trách nhiệm trong việc đưa Kaizen vào thực tế.

Minh bạch và rõ ràng  

Giao tiếp rõ ràng và minh bạch với tất cả thành viên là yếu tố quan trọng để xây dựng niềm tin và thúc đẩy sự hợp tác. Khi mọi người trong tập thể sản xuất được thông tin đầy đủ và cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức, quá trình ra quyết định và giải quyết vấn đề sẽ trở nên hiệu quả hơn. 

Tiếp cận dựa trên dữ liệu  

Ở bất kỳ đâu có thể, doanh nghiệp nên sử dụng dữ liệu làm cơ sở cho việc ra quyết định trong các thay đổi hoặc cải tiến. Điều này đảm bảo quyết định được đưa ra một cách khách quan, thay vì dựa trên cảm tính, giúp các phòng ban trong cùng công ty đạt được kết quả đồng nhất. 

Cải tiến từ những bước nhỏ 

Nguyên tắc Kaizen chú trọng vào các cải tiến nhỏ, dần dần thay vì các thay đổi lớn, đột ngột. Thay vì tạo ra những biến động lớn, những điều chỉnh nhỏ được thực hiện thường xuyên giúp doanh nghiệp tiến bộ một cách ổn định và bền vững. 

Lợi ích của phương pháp Kaizen đối với doanh nghiệp 

Tăng cường hiệu quả hoạt động 

Kaizen khuyến khích mọi người luôn tìm kiếm cách giảm thiểu và loại bỏ lãng phí trong mọi quy trình sản xuất hiện tại, đảm bảo hiệu quả xuyên suốt các bộ phận. Việc tập trung vào giảm thiểu lãng phí còn giúp đơn giản hóa quy trình làm việc, hạn chế lỗi phát sinh và từ đó nâng cao hiệu quả vận hành. 

Mức độ cải thiện hiệu quả có thể khác nhau: từ việc nhỏ như giảm thiểu chuyển động thừa của nhân viên (một trong bảy loại lãng phí trong sản xuất tinh gọn), cho đến việc lớn như loại bỏ các bước không cần thiết trong quy trình xử lý đơn hàng. 

Cải thiện an toàn lao động  

Vì nhân viên đóng vai trò cốt lõi trong hoạt động vận hành, một trong những lợi ích quan trọng nhất của Kaizen là cải thiện an toàn lao động tại hiện trường sản xuất. Kaizen khuyến khích các đề xuất loại bỏ các loại lãng phí như di chuyển hoặc vận chuyển không cần thiết, giúp giảm thiểu nguy cơ tai nạn trong môi trường làm việc 

Xây dựng tinh thần đồng đội và hợp tác 

Lợi ích tiếp theo của Kaizen là khả năng xây dựng tinh thần đồng đội và hợp tác – yếu tố nền tảng thúc đẩy Kaizen. Nói cách khác, làm việc nhóm và hợp tác là yếu tố cần thiết để thực hiện các thay đổi trong Kaizen.

Khi giải quyết vấn đề cùng nhau, các thành viên trong nhóm không chỉ tăng cường sự gắn kết mà còn có thêm góc nhìn mới và cảm giác thuộc về tổ chức, khi mọi ý kiến và đề xuất đều được xem xét. 

Tối ưu hóa nguồn lực 

Kaizen tập trung cải thiện sản phẩm thông qua tận dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có (đội ngũ nhân viên) để đạt được các cải tiến nhỏ liên tục. Bằng cách thực hiện các thay đổi nhỏ thường xuyên, doanh nghiệp không cần lo ngại về việc phải thực hiện thay đổi lớn hoặc đầu tư tốn kém để đạt được kết quả như mong muốn. 

Linh hoạt và thích ứng 

Các doanh nghiệp áp dụng Kaizen có khả năng thích ứng tốt hơn trước thay đổi. Việc đánh giá và điều chỉnh quy trình liên tục giúp tổ chức linh hoạt hơn và bền bỉ trước những thách thức không lường trước. 

Giảm chi phí 

Thông qua việc xác định lãng phí và tối ưu hóa quy trình, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí. Điều này không chỉ bao gồm chi phí sản xuất trực tiếp mà còn cả chi phí gián tiếp như hàng tồn kho và thời gian chờ đợi. 

Cách triển khai Kaizen trong sản xuất 

Bước 1: Tạo sự đồng thuận từ toàn bộ nhân viên 

Kaizen không chỉ là nhiệm vụ của quản lý hay giám sát viên – tất cả nhân viên trong tổ chức đều cần tham gia. 

Điều quan trọng là giúp mọi người hiểu rằng Kaizen là một quy trình cải tiến từng bước nhỏ có vẻ không đáng kể lúc đầu, nhưng nếu kiên trì thực hiện, kết quả đạt được theo thời gian sẽ rất đáng kể, từ đó duy trì được động lực và tinh thần tích cực trong toàn tổ chức. 

Bước 2: Thu thập ý kiến phản hồi 

Phản hồi và góp ý là yếu tố quan trọng trong Kaizen. Nhân viên cần được khuyến khích đóng góp ý kiến về mọi vấn đề, không chỉ giới hạn trong phạm vi công việc của họ. Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống thu thập phản hồi hiệu quả, từ những hộp gợi ý đơn giản tại căng-tin đến các hệ thống phản hồi kỹ thuật số có cấu trúc. 

Dù ý kiến đó có được áp dụng hay không, các cấp lãnh đạo vẫn cần tạo ra không khí tôn trọng và tiếp nhận một cách tích cực, nghiêm túc. Việc phớt lờ phản hồi sẽ khiến nhân viên mất động lực và ngừng đóng góp ý tưởng. 

Bước 3: Tổ chức các buổi họp chung để tìm giải pháp 

Một thành phần quan trọng của Kaizen là Kaizen Blitz (hoặc Kaizen Event). Đây là sự kiện trong đó đại diện từ nhiều phòng ban tập trung trong một khoảng thời gian nhất định để thảo luận và giải quyết các vấn đề.

Trong Kaizen Blitz, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ như phân tích nguyên nhân gốc rễ (root cause analysis) và các phương pháp cải tiến liên tục để xác định vấn đề, đưa ra ý tưởng và tìm giải pháp. 

Bước 4: Triển khai giải pháp 

Khi giải pháp đã được đề xuất, bước tiếp theo là triển khai thực hiện. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng. 

Nhân viên thường ngần ngại thực hiện vì phân tích quá sâu hoặc mở rộng phạm vi giải pháp quá mức. Do đó, doanh nghiệp nên ưu tiên giải pháp nhanh chóng và dễ thực hiện ở quy mô nhỏ trước. Nếu thành công, giải pháp này có thể được mở rộng và áp dụng cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp. 

Bước 5: Lặp lại quy trình 

Giải pháp có hiệu quả không? Nếu không, hãy quay lại bản thảo luận và tìm kiếm các giải pháp khác hoặc áp dụng các ý tưởng thay thế từ Kaizen Blitz. Nếu thành công, như đã đề cập, doanh nghiệp cần mở rộng triển khai trên quy mô lớn hơn. 

Triển khai Kaizen là một quy trình liên tục đòi hỏi sự kiên nhẫn và hợp tác, nhưng về lâu dài, những cải tiến nhỏ sẽ tạo ra tác động lớn đối với chất lượng, năng suất và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.