Hướng dẫn quy trình quản lý kho thành phẩm trong sản xuất (hiệu quả tối ưu & chuẩn hóa)

13 Tháng tám, 2024

Quy trình quản lý kho thành phẩm là tổng hợp chuỗi hoạt động tổ chức, giám sát việc lưu trữ và phân phối kho hàng theo tiêu chuẩn chung, từ đó giúp các bộ phận liên quan thực thi quyết định chính xác cho mục tiêu kinh doanh.

Trong lĩnh vực sản xuất, việc thiết lập chuẩn hóa quy trình quản lý kho thành phẩm là điều kiện cốt lõi để mọi hoạt động doanh nghiệp diễn ra trơn tru, hiệu quả. Chỉ khi kho hàng được vận hành tối ưu, hiệu quả kinh doanh mới được thúc đẩy mạnh mẽ, đồng thời rủi ro lãng phí tài nguyên và nguồn lực cũng được xử lý triệt để, tối đa hóa lợi nhuận và duy trì hoạt động lâu dài.

Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết mọi khía cạnh cần biết về quy trình quản lý kho thành phẩm hiệu quả tối ưu dành cho ngành sản xuất.

Nguyên nhân & lợi ích của quản lý kho thành phẩm

Thành phẩm trong sản xuất là sản phẩm hoàn chỉnh được tạo ra từ nguyên vật liệu, trải qua quy trình sản xuất, xử lý, hoặc lắp ráp, từ đó sẵn sàng sử dụng hoặc kinh doanh, đại diện cho giá trị cung cấp bởi doanh nghiệp cho thị trường.

Kho thành phẩm là xương sống cho hoạt động kinh doanh sản xuất. Vì vậy, quy trình quản lý kho thành phẩm (gồm giám sát công tác xuất/nhập kho, kiểm soát lưu lượng và chất lượng hàng tồn kho) và tổng hợp thành dữ liệu báo cáo sẽ trở thành chìa khóa dẫn tới quyết định kinh doanh đúng đắn.

Tiết kiệm chi phí tồn kho

Kết hợp theo dõi số lượng thành phẩm tồn kho để đối chiếu với dự báo sức mua trên thị trường, doanh nghiệp sẽ xác định được mức tồn kho lý tưởng để đáp ứng nhu cầu, tránh tình trạng dư thừa hoặc quá tải kho, dẫn đến gia tăng chi phí lưu kho không cần thiết.

Đảm bảo chất lượng đơn hàng

Quy trình quản lý kho thành phẩm hiệu quả chắc chắn sẽ kiểm soát chất lượng sản phẩm đầu ra ổn định hơn. Thông qua việc theo dõi và tối ưu điều kiện môi trường lưu kho, khả năng sản phẩm gặp sự cố hư hại hao mòn sẽ giảm đáng kể.

Trong trường hợp xảy ra rủi ro ngoài dự tính, việc quản lý kho hàng chặt chẽ cũng giúp phát hiện và xử lý kịp thời, gồm cả sự cố về chất lượng hoặc số lượng.

Tối ưu hoạt động chuỗi cung ứng

Quản lý kho thành phẩm tốt sẽ đem lại lợi ích cho khâu vận hành chuỗi cung ứng. Kết hợp với dự báo đơn hàng chính xác, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa ra phương án linh hoạt để tái nhập kho, thu mua nguyên vật liệu, chuẩn bị cho chu kỳ sản xuất mới. Qua đó, hoạt động sản xuất và kinh doanh được duy trì xuyên suốt, tối ưu thời gian và nguồn lực cho lợi nhuận tổng thể.

Củng cố uy tín thương hiệu

Nếu coi nhẹ khâu quản lý kho thành phẩm, doanh nghiệp đang thực sự đặt mình vào tình thế rủi ro trầm trọng. Cơ sở chất lượng sản phẩm là bằng chứng rõ rệt nhất để đánh giá khả năng và độ tin cậy của thương hiệu trong mắt cả khách hàng và đối tác.

Phân loại quy trình quản lý kho thành phẩm

Quy trình nhập kho thành phẩm

Khâu nhập hàng hóa và thành phẩm vào kho yêu cầu kiểm tra và ghi nhận đúng dữ liệu về sản phẩm, số lượng, thời gian. Thoạt nghe đơn giản, nhưng đây lại là bước yêu cầu tính cẩn thận và nghiêm túc gắt gao, bởi một lỗi sai có thể tác động xấu tới toàn bộ các khâu xử lý thông tin về sau.

Các thông tin và công việc cần làm khi nhập kho thành phẩm thường bao gồm:

Ghi nhận số lượng sản phẩm theo đơn vị (VD: thùng).
Ghi nhận thông số sản phẩm (kích thước, khối lượng, số lượng theo thùng…).
Tổ chức hàng hóa một cách khoa học – gồm dán nhãn thông tin cho sản phẩm, sắp xếp phân loại theo đúng vị trí tương ứng,…

Trong hầu hết mọi trường hợp, sẽ luôn có văn bản thể hiện thông tin giao/nhận sản phẩm để đại diện 2 bên cùng xác nhận. Thủ kho khi nhận yêu cầu sẽ tiến hành kiểm kê lại số lượng thành phẩm, đối chiếu với văn bản và ký xác nhận. Sau cùng, phiếu nhập kho sẽ được thiết lập dựa trên thông tin vừa nhận, sau đó cập nhật lên hệ thống dữ liệu để theo dõi từ xa một cách hiệu quả.

Quy trình xuất kho thành phẩm

Khi lệnh xuất kho được thông qua, thủ kho hoặc kế toán sẽ cùng phối hợp kiểm tra tình trạng kho, từ đó xác nhận số lượng thành phẩm đủ hay thiếu so với nhu cầu.
Nếu đủ, phiếu xuất kho sẽ được xác nhận thành văn bản, bao gồm thông tin sản phẩm và đơn hàng liên quan.
Sau khi xác nhận dữ liệu đều khớp giữa 2 chiều, nhân viên sẽ tiến hành đóng gói phục vụ bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
Cuối cùng, hàng hóa sau khi xuất kho sẽ được ghi nhận hoàn thành quy trình, cập nhật lại số liệu tương ứng trên hệ thống theo dõi và quản lý kho.

Khi đóng gói, doanh nghiệp cần đảm bảo 2 yếu tố:

Quy trình đóng hàng tiêu chuẩn, chặt chẽ, bảo vệ sản phẩm khỏi rủi ro hư hại trong quá trình giao hàng.
Cân đối tổng trọng lượng tỷ lệ với chi phí vận chuyển.

Quy trình kiểm kê thành phẩm

Kiểm kê thành phẩm bao gồm việc kiểm tra và ghi nhận toàn bộ thông tin về số lượng, tình trạng của các mặt hàng trong kho, có thể chia thành tình tự như sau:

Xác định thời điểm thực hiện kiểm kê, đồng thời thông báo cho nhân sự liên quan về công tác chuẩn bị cho quá trình kiểm kê.
Chọn giới hạn phạm vi kiểm kê gồm khu vực, loại hàng hóa hoặc nguyên vật liệu cần xem xét.
Chuẩn bị công cụ và tài liệu hỗ trợ (danh sách hàng, danh sách vật tư, biểu mẫu kiểm kê, máy tính, máy đếm, máy quét mã vạch,…).
Đánh số từng mặt hàng và sản phẩm để tiến hành kiểm kê, xác định số lượng, tình trạng… để ghi nhận vào biểu mẫu và tài liệu quản lý kho liên quan.
Kiểm tra đồng bộ dữ liệu, xác nhận xem có chênh lệch giữa số liệu thực tế trước và sau khi kiểm kê hay không. Nếu có, hãy lần theo nguyên nhân để xử lý kịp thời. Nếu không, kiểm tra lại lần cuối các thông tin đã ghi, hoàn thiện tài liệu để lưu trữ.
Tổng hợp thông tin sau cập nhật thành báo cáo để chia sẻ với các phòng ban liên quan, đề xuất thêm phương án cải thiện quy trình nếu cần thiết.

Trên hết, quy trình kiểm kê thành phẩm phải luôn được xử lý với thái độ cẩn mật cao, chính xác đến từng chi tiết để tránh sai sót hoặc thất thoát dữ liệu.

Quy trình vận chuyển thành phẩm giữa các kho

Khi doanh nghiệp cần bổ sung hoặc trao đổi thành phẩm giữa nhiều địa điểm lưu kho khác nhau, quy trình thực hiện thường diễn ra như sau:

Gửi thông báo đề xuất vận chuyển cho phòng ban quản lý kho.
Khi yêu cầu được chấp nhận, đại diện phụ trách kho sẽ làm giấy tờ ghi nhận thông tin về số lượng và tính chất thành phẩm cần vận chuyển.
Thủ kho tiến hành nhận thành phẩm, thực hiện kiểm kê theo đúng quy trình để xác nhận số lượng vận chuyển đầy đủ.
Cập nhật thay đổi dữ liệu kho hàng trên hệ thống, đồng bộ hoạt động giữa các kho.